Oulun yliopisto, ATK-keskus -- Sessio 198 - 15.9.1998 

Johdon informaatiojärjestelmähankkeet korkeakouluissa

Paavo Moilanen

Taustaa

Atk-pohjaisista johdon informaatiojärjestelmistä (MIS/MSS, Management Information/ Support Systems) on puhuttu korkeakouluissa siitä lähtien kun hallinnon sovelluksia on yleensäkin ollut käytössä. Eri aikakausina MIS-käsitteen sisältö ja painotukset ovat vain hiukan vaihdelleet. Valtiontalouden tarkastuviraston tarkastuskertomuksen 2/98 mukaan: Johdon informaatiojärjestelmä on ylimmän johdon, keskijohdon ja asiantuntijoiden käyttöön tarkoitettu elektroninen järjestelmä, joka tuottaa käyttäjälleen ajantasaista tietoa havainnollisessa muodossa. Järjestelmä raportoi oman organisaation sisäisestä tilasta sekä tuottaa tietoja toimintaympäristön tilasta ja sen muutoksista.'

Suurten keskuskoneiden aikakaudella (1960- ja 1970-luvuilla) MIS järjestelmällä tarkoitettiin massiivisia taloudellis-hallinnollisen tiedon raportointijärjestelmiä. Raportit tuotettiin atk-keskuksissa yleensä eräajoina, raporttien sisällön muuttaminen oli hankalaa ja tästä syystä ne soveltuivat pääsääntöisesti huonosti ylimmälle johdolle.

Mikrotietokoneiden yleistyessä 1980-luvulla MIS:n sijasta alettiin puhua päätöksenteon tukijärjestelmistä (DSS, Decision Support Systems). Nämä järjestelmät tarjosivat analysointi- ja mallinnusvälineitä mm. operatiiviseen suunnitteluun ja budjetointiin. Järjestelmien perimmäinen tarkoitus oli sama kuin edelläkin: tuottaa tietoa johdolle.

Varsinaisia johdon informaatiojärjestelmiä (EIS, Executive Information Systems) alettiin kehittää tietoverkkojen aikakaudella, 1980-luvun lopulla. Aluksi EIS-järjestelmällä tarkoitettiin nimenomaan ylimmän johdon tarpeisiin tarkoitettua, integroitua kokonaisjärjestelmää. Nykyään EIS-järjestelmän käsitettä on laajennettu (EIS, Enterprise or Everybodys Information Systems) siten, että järjestelmä ei ole tarkoitettu pelkästään ylimmän johdon työvälineeksi vaan yleensä koko organisaation hallintaan ja hallintoon. Nykykäsityksen mukaan EIS-järjestelmään kuuluu mm. seuraavia piirteitä:

Alustavien määrittelyjen perusteella Oulun yliopiston nyt esitutkimusvaiheessa olevan "Sisäisen ja ulkoisen raportoinnin järjestelmän" voi katsoa edustavan nykykäsityksen mukaista EIS-järjestelmää tai sen osaa.

Tilanne korkeakouluissa

Puhelin/sähköpostihaastatteluna kerätyt tiedot EIS-hankkeista:

HY/JoY/TKK (Helsingin yliopisto, Joensuun yliopisto, Teknillinen korkeakoulu)
Harri Lukkarinen: "Menossa yhteistyöprojekti, jonka tavoitteena on määritellä korkeakoulun hallinnon tarpeita palveleva tietovarastokokonaisuus ja tehdä suunnitelma pilottitoteutuksesta. Tavoitteena on suunnitella arkkitehtuuri, joka sallii tietovarastoinnin vaiheittaisen laajentamisen asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Projekti on käynnistynyt 6/1998 ja sen on määrä valmistua 10/1998. Projektissa päätoimittajana on Novo Group Oyj. Tietovarastojen toteutus tapahtuu todennäköisesti kussakin korkeakoulussa omana hankkeena, koska operationaaliset järjestelmän poikkeavat toisistaan. Projektin tulokset ovat hyödynnettävissä muissa korkeakouluissa 10/1998 jälkeen."

Helsingin yliopisto Ks. HY/JoY/TKK
Ari Heiskanen: "Muita hankkeita ei nyt ole menossa. On otettu käyttöön useita uusia järjestelmiä, joiden toiminta pitää saada ensin vakiinnutettua. Samalla kehitetään niiden henkilöstö- ja taloushallinnon raportointia ja kartoitetaan se, mikä osa raporteista tuotetaan näillä perusjärjestelmillä ja mikä osa jää tuotettavaksi jotenkin muuten. Tämä kehittämisvaihe tullee kestämään seuraavat 1 - 1½ vuotta."

TKK/TuKKK /ÅA
Teknillinen korkeakoulu, Turun kauppakorkeakoulu, Åbo akademi
Elementum Ltd Tomas Stenlund: "Menossa yhteisprojekti (UNEL, University Elements), jossa samalla kun kehitetään koko johtamisprosessia, kehitetään strategisen tason ja toiminnan johtamisen informaatiojärjestelmää. Järjestelmän johtamismallin logiikka perustuu Balanced Scorecard - teoriaan, joka sovitetaan korkeakoulujen toimintaa vastaavaksi.
Projektilla on rehtoritason tuki sekä Tekes-rahoitus takanaan. Projekti on alkanut kesällä 1998 ja tavoitteena on päästä asiakasasennuksiin jo keväällä 1999. Lopputuloksena on Elementum Ltd:n kaupallinen tuote, jota esitellään korkeakouluille Johdon päivillä 3.- 4.11. Joensuussa. "

Teknillinen korkeakoulu Ks. HY/JoY/TKK ja TKK/TuKKK/ÅA
Markku Niemi:  "Em. kahden hankkeen lisäksi ei ole muita menossa. OOTT otettaneen käyttöön syksyllä -99. Tällä hetkellä EIS-käytössä on "Resurssikirja"-sovellus, jota käyttäen yksi suunnittelija tuottaa Oracle-kantaan perusjärjestelmistä viedyistä tiedoista Excel-raportteja, jotka sidotaan kirjaksi ja jaetaan tarvitsijoille."

Jyväskylän yliopisto (JY)
Eero Blåfield: "Noin 4-5 vuotta sitten tilattiin rehtorin päätöksellä massiivinen ja kallis johdon informaatiojärjestelmä. Järjestelmää ajettiin Novel-palvelimessa ja sen pohjana oli MS:n SQL-tietokanta. Novel-palvelinpäivitykset ja SQL-päivitykset tuottivat runsaasti teknisiä ongelmia. Tietosisällön päivitys oli myöskin liian työlästä. Lopulta järjestelmälle ei ollut käyttäjiäkään, joten se poistettiin tarpeettomana käytöstä.
Suunnitelmissa on tutkia OCTOBUS-järjestelmän soveltuvuus (ks. LTKK) JY:lle.
KOTA-tietokanta tulisi korkeakoulujen yhteisellä vaatimuksella kehittää perustarpeet täyttäväksi johdon informaatiojärjestelmäksi.
Toisaalta perusjärjestelmiin tulisi kehittää automaattisesti sähkö-postin kautta välittyviä hälytysraportteja."

Oulun yliopisto (OY)
Esko Vakkilainen: "Menossa esitutkimus ulkoisen ja sisäisen raportoinnin järjestelmästä.
Tutkimus- ja hanketietokannan (Sordino University) käyttöönotto menneillään. Järjestelmä on kehitetty yhdessä Joensuun kanssa.
Yliopistolla käytössä Web/Oracle-pohjainen TAPSA-työpanos- tietojenkeruujärjestelmä yliopiston kustannuslaskentaa varten."

Joensuun yliopisto (JoY) ks. HY/JoY/TKK
Harri Lukkarinen: "Tavoitteena on, että nyt määriteltävä ja toteutettava tietovarasto toimii syötetietokantana tulevalle tasapainoitetulle mittaristolle (balanced scorecard), joka tulisi sitten olemaan varsinainen 'johdon järjestelmä'".

Kuopion yliopisto (KuY)
Yrjö Jokinen: "Menossa ei ole kehittämishanketta. Hallinto on toivonut usein johdon informaatiojärjestelmää, mutta hankkeessa ei ole päästy eteenpäin esitettyjen toiveiden ja tarpeiden epämääräisyyden vuoksi. Käytetään KOTA-tietokantaa."

Turun yliopisto (TY)
Heikki Aalto: "KOTA-tietokanta ja normaalit perusjärjestelmien raportit käytössä. EIS-hanketta ei ole nyt juuri menossa."

Tampereen yliopisto (TaY)
Tauno Kankaanpää: "Käytetään 3-4- vuotta sitten kehitettyä Johdon raportit -järjestelmää, joka tuottaa tiivistettyjä raportteja laitos-, tiedekunta- ja yliopistotasolta. Perusjärjestelmien (AdeEko, aiemmin Valma, Hevi, oma opiskelijatietojärjestelmä) tiedoista muodostetaan DW-tyyppinen välitietokanta, josta raportit tuotetaan SAS-järjestelmällä. Lyhin tarkasteluaikaväli on 1 kuukausi. Järjestelmä tuottaa aina vertailutiedot edellisen vuoden vastaavalta ajanjaksolta. Aluksi raportteja ajettiin laitostasolle useamminkin, nykyään n. 3 kertaa vuodessa. Järjestelmää ei ole kehitetty ainakaan vuoteen lukuunottamatta AdeEko-muutosta, koska erityisesti laitostasolla käyttö ja kehitysinnostus on ollut laimeaa.
On perustettu työryhmä, jonka on 10/1998 mennessä tehtävä esitutkimus Tulosten ja tuotosten raportointijärjestelmästä, joka palvelisi esim. tuloksellisuusrahojen jakoa. Lääketieteellinen tiedekunta on yhdessä yliopistollisen sairaalan kanssa hankkinut Kuopiossa kehitetyn julkaisujärjestelmän, joka ei kuitenkaan ole riittävä koko yliopistoa ja kaikenlaista tuotosta ajatellen. Työryhmän 'tehtävänä on selvittää siirtymistä opetus- ja tutkimushenkilökunnalta kerättävien toiminta- ja tulostietojen tietokoneperustaiseen rekisteröintiin ja mahdollisuutta liittää samaan yhteyteen tutkimusrekisteri, sekä tehdä esitys tähän tarkoitukseen soveltuvasta ohjelmasta ja muista tarvittavista toimenpiteistä'".

Åbo akademi (ÅA)
Stig-Göran Lindqvist: "Mukana UNEL-projektissa. Ks. TKK/Tukkk/ÅA. Atk-keskus ei osallistu em. projektiin."

Vaasan yliopisto (VY)
Matti Taanonen ja Kirsti Kyntäjä: "Hallintovirastossa on työryhmä, joka kartoittaa raportointitarpeet yliopiston sisällä ja selvittää mitkä raportit ja millä edellytyksillä tai parannuksilla voidaan tuottaa nykyjärjestelmillä.
Tilastointijärjestelmän kehittämisen yhtenä vaikeutena on koettu käsitteiden horjuvuus (tilastokeskus, opetusministeriö jne.)"

Lapin yliopisto (LY)
Esko Suorsa: "Ei hankkeita menossa. Tietohallintostrategia menossa hallituksen hyväksyttäväksi."

Tampereen teknillinen korkeakoulu (TTKK)
Arja-Riitta Haarala: "Muutama vuosi sitten oli menossa MIS-hanke, joka jäi kesken. Tällä hetkellä keskitytään tietohallintostrategian kirjoittamiseen."

Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu (LTKK
Antero Pajari ja Lassi Tissari: "Käytössä atk-keskuksessa kehitetty OCTOBUS-järjestelmä, joka poimii tiedot perusjärjestelmistä automatisoidusti ja muokkaa ne Excel-taulukoiksi. Järjestelmä on käytössä myös TaiK:ssa ja otetaan myös JY:ssä tutkittavaksi."

Helsingin kauppakorkeakoulu (HKKK)
Markku Kuula: "Tällä hetkellä tärkein hanke on AdeEko:oon pohjautuvan taloussuunnittelun järjestelmän käyttöönotto. Järjestelmä on ostettu Novo Group Oyj:ltä. Käyttö alkaa siten, että järjestelmällä tehdään ensin vuoden 1999 budjetointi. Lisäksi on menossa omien tietokantajärjestelmien kehittäminen mm. tutkimustietokanta. Ollaan mukana OOTT:ssä."

Svenska handelshögskolan (SHH)
Kuno Öhrman: "Yksinkertaisia raporttien kehittämishankkeita menossa. Raportteja jatkojalostetaan Word/Excel-työkaluilla. Päättäjille/virkamiehille opetetaan perusjärjestelmien käyttöä. Tutkimus-hanketietokannan (Sordino University) käyttöönotto menneillään."

Turun kauppakorkeakoulu (TuKKK)
Seppo Karvinen: "Mukana UNEL-projektissa. Ks. TKK/Tukkk/ÅA.
Atk-keskus ei osallistu ym. projektiin."

Taideteollinen korkeakoulu (TaiK) Ks. LTKK
Martti Lummaa: "OCTOBUS otettu käyttöön 3/1998. Käyttäjinä osastoamanuenssit ja hallinnon virkamiehet."

Sibeliusakademia (SibA)
Kalervo Koskimies: "Ei hankkeita menossa. Katsotaan mitä muualla tapahtuu. OOTT:n varaan ehkä jotakin myöhemmin rakennetaan. Nykyisin johdon tarvitsemat raportit tehdään osittain atk-asiantuntijoiden toimesta, osittain johtaja ja keskijohto tuottavat ne itse".

Teatterikorkeakoulu (TeaK)
Timo Mansukoski: "Korkeakoulun pienuuden vuoksi tarvetta MIS-järjestelmälle ei ole toistaiseksi katsottu olevan. PROSIT-järjestelmään ollaan tyytyväisia. Opiskelijatietoa saadaan HKKK:n tekemällä Ingres-sovelluksella. Aikanaan siirryttäneen OOTT:hen."

Tieteellinen laskenta Oy(CSC)
Matti Ihamuotila: "Laajamittaista EIS-hanketta ei ole käynnissä. Projektien kustannusseurantaan on tulossa ohjelma. Dokumenttien hallintaprojekti on myös lähdössä käyntiin."