Intra patistaa yhteisöllisyyteen

Teknologiatuettuun oppimiseen ja opetukseen vihkiytynyt yliopistonlehtori Jari Laru odottaa paljon intranetiltä. Hän kaipaa vuorovaikutusta myös ulospäin. ”Oma ammatillinen profiili voisi näkyä intrasta ulos extranetin kautta.”

teksti ja kuva Anna-Maria Raudaskoski

Yliopistoon rakennettava intranet-järjestelmä tuo merkittäviä parannuksia työhösi, työskentelitpä tutkijana, opettajana tai tukitehtävissä.

Intranet lisää työn sujuvuutta tutkimuksessa, koulutuksessa ja niitä tukevissa tehtävissä. Yhteistä näissä tehtävissä työskenteleville on vaikkapa dokumenttien työstäminen ja jakaminen, ajantasaisen tiedon tarve, toimiva haku ja yhteistyömahdollisuudet.

Yliopistonlehtori Jari Laru sanoo, ettei yliopistossa kukaan toimi täysin yksin. Intralta hän odottaa työkaluja, joiden avulla yhteistyö ja vuorovaikutus paranevat. ”Esimerkiksi tutkimus- ja kehityshankkeissa toimitaan yhdessä, ja monet kuuluvat useisiin erilaisiin työryhmiin, joiden yhteydenpito ja työskentely helpottuvat intran myötä.”

Laru työskentelee teknologiatuetun oppimisen ja opetuksen yliopistonlehtorina kasvatustieteiden tiedekunnassa. Hän myös tutkii sosiaalisen median ja mobiilisovellusten käyttöä oppimisen tukena.

Sähköpostin käyttö vähenee

Kasvatustieteiden tiedekunta siirtyi hiljattain käyttämään Microsoft Exchangea. Laru on sähköpostin ohessa hyödyntänyt muun muassa Exchangen tarjoamia tilavaraus- ja kalenteriratkaisuja sekä etäkäyttötoimintoja, joihin hän on ollut tyytyväinen.

Sähköposti on yleinen työväline asiakirjojen jakamiseen, yhteydenpitoon ja palavereiden sopimiseen. ”Se ei kuitenkaan sovellu yhteiskirjoittamiseen, jota yliopistossa tapahtuu paljon”, Laru sanoo.

Sähköpostin käytöstä turhaan työskentelyyn, kuten työstettävänä olevien asiakirjojen lähettelyyn edestakaisin, voidaan luopua, kun intranet otetaan käyttöön.

Jari Larun mielestä tärkeimmät intranetin ominaisuudet helpottavat jokaisen yliopistolaisen toimintaa. Toimivan haun ja tiedon nopean löytymisen, asiakirjojen helpon jakamisen ja materiaalien samanaikaisen työstämisen myötä myös vuorovaikutus ja yhteisöllisyys vahvistuvat.

Intran työryhmäominaisuuksilta Laru odottaa paljon, sillä ne helpottavat niin opettajan kuin tutkijankin työtä. Hän pitää ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa yhteiskäyttöön tulevia työtiloja eli extranetejä yhtenä tärkeimmistä parannuksista nykyiseen.

Laru toivoo, että intranet parantaa myös tiedonkulkua ja siten avoimuutta. ”Tiedekuntien, erilaisten jaosten ja muiden toimielinten päätökset pitäisi saada ajantasaisesti intraan. Tietoisuus siitä, mitä päätetään ja mitä muut tässä yhteisössä tekevät, on tärkeää.”

Intra edistää Jarin mielestä:
- tiedostojen jakamista ja versioiden hallintaa
- yhteistyön helpottumista yhteisöllistä työskentelyä tukevien työkalujen avulla (esim. työtilat, asiakirjojen yhteismuokkaus)
- tiedon nopeaa löytymistä
- tietoisuutta siitä, mitä muut tekevät

Intrasta tulee yhteinen työympäristö

Intranet-projektiryhmän puheenjohtaja Eva Maria Raudasojan mukaan intranetistä tulee moderni työskentely- ja oppimisympäristö. ”Suurin helpotus henkilöstölle on vaivaton tiedon siirtely ja muokkaaminen sähköisesti. Intrassa viimeinen versio dokumentista on helposti saatavissa.”

Raudasoja on yliopiston koulutuspalveluiden johtaja ja katsoo intran hyötyjä myös tämän roolin kautta. Hän odottaa koulutus- ja koulutusohjelmasuunnittelun helpottumista intran työtilojen ja jouhevan dokumentin käsittelyn myötä. Samoin oppimisen ja koulutusohjelmien arviointiin on intrassa luvassa työkaluja.

Ajankohtaistiedon saatavuus muun muassa koulutusneuvoston, koulutustoimikuntien ja tiedekuntahallitusten päätöksistä on Raudasojan mukaan ensiarvoisen tärkeää avoimuuden kannalta. ”Intralla on avoimuuden lisäämisessä tärkeä rooli. Odotan, että dynaaminen yhteistyö yliopistossa lisääntyy.”

Intran tulo vähentää turhaa sähköpostiliikennettä ja dokumenttien liikuttelua sähköpostitse. Turha tulostuskin vähenee.

Eva Maria Raudasoja ennustaa intranetin käyttöönoton olevan melkoinen oppimiskokemus koko henkilöstölle. Intrasta tulee ympäristö, jossa henkilöstö työskentelee. ”Vanhoista tavoista on opittava eroon, mutta tilalle saadaan nykyaikaisia, työtä helpottavia ratkaisuja.”

”Uuden työskentely-ympäristön käyttöönotto vie aikaa ja tapahtuu vaiheittain, mikä vaatii meiltä kaikilta kärsivällisyyttä.”

Intra edistää Eva Marian mielestä:
- yhteistyön sujumista
- ajantasaisen tiedon löytymistä
- avoimuutta
- sähköpostityöskentelyn vähenemistä
- tulostuksen vähenemistä