Työskentelen tiedekunnassa, jossa ei yhtä oppiainetta lukuun ottamatta ole enää amanuensseja, eikä millään käytävällä ole varsinaista toimistosihteeriä. Heidät on siirretty useamman tiedekunnan yhteiseen palvelupisteeseen.
Nämä rakenteelliset kehittämistoimet ovat johtaneet siihen, että oppiaineiden opettaja- ja tutkijakunta tekee nyt itse niin sanotun tukipalvelutyön. Professorit, lehtorit, yliassistentit, tutkijatohtorit ym. ottavat valokopionsa itse, vaihtavat värikasetit ja tilaavat paperit monitoimilaitteisiin, tilaavat kirjekuoret, sähkömiehet lamppuja vaihtamaan ja huoltomiehet muuta epäkuntoista hoitamaan, ja niin edelleen.
Annan konkreettisen esimerkin, jollaisiin törmätään viikoittain. Vastaan oppiaineemme mikrofilmien lukulaitteista, joita henkilökunnan jäsenet ja opiskelijat käyttävät tutkimustyössä. Tarvitsimme lamppuja lukulaitteeseen. Lähetin sähköpostilla lampun tiedot tiedekunnan toimistotarvikkeiden hankinnasta vastaavalle toimistosihteerille. Koska juuri näitä lamppuja ei saa Hanselin kilpailuttamalta toimittajalta, toimistosihteerin hankintavaltuudet päättyivät tähän. Hän neuvoi oppiainetta hankkimaan lamput itse, kun ei muuta voi.
Käännyin tiedekunnan hallintopäällikön puoleen, joka totesi, ettei hänellä ole valtuuksia määrätä toimistosihteeriä hankkimaan lamppuja muualta, koska sihteeri ei ole hänen alaisensa, ja että oppiaineen olisi itse hankittava lamput. (Prosessikuvauksia rustaavien johtajien ja päälliköiden on syytä lukea edelliset lauseet huolellisesti uudelleen.)
Minulla on siis kaksi vaihtoehtoa: mennä omalla ajalla, omalla kyydillä ja omalla rahalla ostamaan lamppuja valaisinliikkeestä ja tehdä yksikölle kululasku tai ruveta soittelemaan valaisinliikkeisiin ja koettaa tilata lamput laskulla.
Jälkimmäinen vaihtoehto ei ehkä kuulosta kovin työläältä, mutta sekin tarkoittaa, että yliopistonlehtori käyttää runsaasti aikaa tulostavoitteiden kannalta toisarvoiseen tehtävään. Tässä kohden on paikallaan huomauttaa, että kun oppiaineillamme oli vielä toimistosihteeri, hänellä oli täydet valtuudet tilata lamppujakin, mistä niitä edullisimmin ja parhaiten sai.
Nyt yliopistomme on niin rikas, että sillä on varaa tuhlata tuloksen tekoon varattua aikaa – ja osaamista – tukipalveluiden teettämiseen tohtoreilla. Kun oikein kunnolla opimme tämän erikoisen suomalaisen ”säästämis- ja itsepalvelumallin”, ensimmäisenä tietysti katoavat työpaikat pienipalkkaisimmilta eli toimistotyöntekijöiltä, lopulta tuloskunto koko yliopistolta.
11.6.2013:
Italiasta sanotaan, että siellä ei mikään toimi mutta kaikki järjestyy. Japanista taas sanotaan, että siellä kaikki toimii, mutta mikään ei järjesty. Mitähän meistä voisi sanoa?
Juha Jaako
Jos ajattelee positiivisesti näistä tietotekniikan ihmeistä, on aina jännittävää seurata, toimiiko Rondo vai ei. :-)
Pentti Luoma
Kokemuksia UNITIMEsta tältä vuodelta:
* Ensimmäiselle opintojaksolleni UNITIME oli arponut salit SÄ102, PR104 ja PR105. SÄ102 sopi hyvin parinkymmenen opiskelijan käyttöön, mutta en oikein vieläkään ymmärrä, miksi opintojaksolle piti varata kaksi 150 paikan salia (PR104 & PR105)?
* Toisen opintojakson kohdalla kävi niin, että UNITIMEn tarjoama sali (PR174) oli poistettu opetuskäytöstä. Kukaan ei ollut asiasta kuitenkaan vaivautunut minulle ilmoittamaan; ilmeisesti ajateltiin, ettei opettajan tarvitse asiaa tietää. Tilalle löytyi sali YL124, mutta oppitunnit menivät sitten päällekkäin opiskelijoiden muiden pakollisten opintojaksojen kanssa. Opintojaksolla oli lähes 50 opiskelijaa ja salissa YL124 vain 18 tietokonetta. Yritä siinä sitten opettaa.
Juha Jaako
Olen samaa mieltä siitä, että nykyinen kehityssuunta johtaa ennen pitkää yliopistomme kokonaistuloksen heikkenemiseen. On syytä varoa, ettei yliopistollemme käy niin kuin sille kuuluisalle hevoselle, joka lopulta kuoli säästämisen myötä.
Ulkopuolisen maailman silmissä olemme jo kärsineet raskaita imagotappioita Kajaanin yksikön lopettamisen ja arkkitehtuurin osaston siirtosuunnitelmien takia. Se vaikuttaa väistämättä kielteisesti opiskelija-, opettaja- ja tutkijarekrytointiin. Esimerkiksi tähän asti arkkitehtuurin osaston paikka ja tilat ovat olleet keskeinen tekijä, joka on vetänyt Ouluun lahjakkaita opiskelijoita ympäri Suomea ja maailmalla kiitosta ja tunnustusta saaneita huippuarkkitehtejä opettajiksi. Miten käy tulevaisuudessa?
Nyt kun tähän jo kärsittyyn ulkopuoliseen imagotappioon lisätään vielä yliopistomme sisäinen imagotappio henkilökunnan keskuudessa, tulevaisuus ei todella näytä hyvältä. Nyt on aika pysähtyä ja yhteisesti miettiä, millaisen vaikutelman yliopistomme välittää itsestään ulospäin ja millaisessa yliopistossa haluamme työskennellä niin opiskelijoina kuin opettajina.
Olavi K. Fält
Kollega Jalaginin kirjoitus siitä, miten opettajat ja tutkijat joutuvat nykyisellään käyttämään aikaansa tehtäviin, joita ennen hoitivat laitoksille sijoitetut toimistoapulaiset ja -sihteerit, on täyttä asiaa. Kaiken maailman huoltotöihin ym. käytetty aika on pois tuloksen tekemisestä. Jokunen viikko sitten olin yhteydessä Skotlannissa olevaan XEROX-palveluun, josta neuvottiin puolisen tuntia, miten jokin säiliö vaihdetaan. Viimeksi eilen jouduin hoitamaan historian monta päivää epäkunnossa olleen Xeroxin vikojen paikallistamista, ja kun muu ei auttanut, tilaamaan teknikon, odottamaan ja opastamaan häntä jne.
Sen sijaan en missään tapauksessa ymmärrä sitä, että kaikki pääsisivät ja osaisivat siirtää merkinnät OOdiin. Kyllä se edellyttää harjaantunutta käyttäjää. Ainakin meillä Hutkin käytäntö pelaa hyvin. Tenttikuorien mukana tulee opettajalle esitäytetty lomake, johon kunkin opiskelijan tulos merkitään hänen nimensä, tentityn sisällön ja opintopistemäärän kohdalla olevaan sarakkeeseen. Lomake, joka pitää sisällään siis usean tenttijän tiedot, päivätään ja varmennetaan allekirjoituksella ja pannaan laitoksella olevaan suljettuun postilaatikkoon, josta Päivi, oodin mestari, käy ne päivittäin hakemassa, vie palveluspisteeseen ja nopeasti kirjaa oodiin. Opettajan aikaa menee muutamia minuutteja. Jos minä alan oodia räpläämään ja ähräämään, siinä menee hermot ja aikaa moninkertaisesti ja tulee virheitä. Nykykäytäntö on hyvä. Luentojen, seminaarien ja kurssien tuloksista kirjoitan tulosluettelon ja lähetän sähköpostilla Päiville. Ei ongelma.
Suuri ongelma ja oppiaineiden opetuksen organisoinnin sekaisin pannut järjestelmä on sen sijaan UNITIME. Kuka uskaltaa laskea sen ajan ja rahan, ehkä jo miljooniin nousseen, joka on kulunut tähän järjettömyyteen. Kun aiemmin oppiaineen lukujärjestys tehtiin salivarauksinen päivässä tai parissa, ja siitä saatiin tarkoituksenmukainen ja uudet opetusmuodot pysyttiin toteuttamaan, menee nyt yhden henkilön aika suurelta osin UNITIME-sekoiluun eikä vieläkään tule aiemman veroista. Voi sanoa myös ja vaarana on, että UNITIMEN järjestelmä ohjaa opetusmuotoja eikä päinvastoin. Vuosien opetuksen kehittämistyö rapautuu UNITIMEN myötä. Eiväthän eri tieteiden opetukseen sovellu samanlaiset opetusmuodot. Jne, jne.
Nyt kun Oulun kaupunki luopuu tilaaja-tuottaja -mallista, voisi saman mallin mukaan yliopisto ottaa "lusikan kauniiseen käteen" ja luopua UNitimesta.
Opetuksen ja tutkimuksen hallinnoinnin uudistuksissa kannattaisi konsultoida myös käytännön ruohonjuuritason tekijöitä, tulosten tuottajia, opettajia ja tutkijoita.
Jouko Vahtola
Keskustelu tuntuun nyt siirtyneen Oodiin ja sitä kautta yhteen tehtävään, joka tulisi lisää tutkimus- ja opetushenkilökunnalle. Tällä hajamielisyyden tasolla en haluaisi vastuulleni suoritusten kirjausta, vaan mieluusti merkitsen ne oodista itse tulostamaani paperilistaan käsin ja toivon että opintotoimisto huolehtii ne oikein opiskelijoille asti.
Sen sijaan, kuten Seijakin listaa, on lukuisia muita tehtäviä, joita professorin palkalla minäkin teen nyt, koska yksikössä/tdkunnassa ei ole ketään muuta niitä tekemässä. Sähköisen gradun myötäkin nyt tulostan gradun (koska en osaa lukea sitä näytöltä ja välttämättä en ehdi lukea sitä töissä), tarkistan sen Urkund-ajon sekä siirrän työn tiedoston arviointikokouksen osallistujille näkyviin, sen sijaan että hakisin työn postilokerostani ja palauttaisin sen opintosihteerille arviointilomakkeen kera. Sähköinen graduhan on hyvä edistysaskel, mutta sen myötä työtä tuli lisää, kun minusta tarkastajana taisi tulla prosessin omistaja (opintosihteerin sijaan). Matkatililähetteetkin Area voisi lähettää matkasihteerille suoraan, sen sijaan että minun pitää muistaa lähettää ne matkasihteerille.
Ollin esille tuoma satunnainen käyttäjyys pätee myös Traveliin, Rondoon, Essiin, SoleKriisiin ja mitä näitä keskenään yhteensopimattomia järjestelmiä nyt onkaan. Homma on hidasta kun siihen ei tule rutiinia.
Jaana Tähtinen
Luonnollisesti olisi näppärintä, jos opettaja itse syöttäisi tulokset Oodiin. Mutta kuinka moni opettaja tuota ensimmäisen parin kerran jälkeen harrastaisi? Nimittäin Oodiin verrattuna esim. paljon haukuttu SAP Travel tuntuu lukevan käyttäjän alitajunnankin.
Harjaantuneelle jatkuvalle käyttäjälle Oodi on nopea ja tehokas työkalu. Satunnaisen käyttäjän kokemus voi kuitenkin olla toisenlainen ja johtaa kompurointiin. Silti kummallakin on sama rajaton valta.
Tietenkin kehitys on mahdollista: jos voisimme rajata tehtävät suoritusmerkinnät vain opintojaksoille ilmoittautuneisiin, niin esim. useimmat täyskaimojen aiheuttamat kirjausongelmat poistuisivat.
Voi olla perusteltua tarkastella, millä kehitysaskeleilla pääsisimme opettajien 'suoratallennuksiin' ja parantaisivatko ne toimintaamme. Oma arvioni on, että eräs toimenpide olisi kiharaisimpien opintojaksorakenteiden virtaviivaistus.
Olli Silvén
Kiitokset Katja Puralle hallinnoijan näkökulmasta.
Oulun yliopiston tuloksellisuuden kannalta lienee olennaista, että opettajat/tutkijat keskittyvät opettamiseen/tutkimiseen. Kaikki työaika, mitä ei käytetä näiden kahden asian tekemiseen, on valitettavasti pois tuloksesta.
En oikein ymmärrä, miksei opettaja voi syöttää suoraan tietoja Oodiin. Joku ne kuitenkin sinne syöttää ja miksei tämä syöttäjä voisi olla opettaja. Kysehän on pelkästään käyttöoikeuksien antamisesta eikä käyttöoikeuksien opettajille antamiselle pitäisi mitään ylivoimaista estettä olla?
Juha Jaako
Oodin hallinnoinnin näkökulmasta edellä esitetyt sinänsä erittäin hyvät ehdotukset siitä, että opettaja voisi itse kirjata suoritusmerkinnät Oodiin, ei valitettavasti nykyisellä Oodin versiolla ole mahdollista toteuttaa. Aikanaan, kun OpeOodia pyrittiin kehittämään, oli tämä näkökulma esillä ja se on toki noussut Oodin kehittämisessä esille myöhemminkin. Ajatuksena on ollut, että opettaja voisi syöttää opintosuoritukset taulukkoon, josta Oodivirkailija voisi ne lukea Oodiin. Tämä ei kuitenkaan ole vielä toteutunut. Se että opettaja joutuu tekemään opintosuorituksista lomakkeen ja allekirjoittamaan sen, on arkistoinnin kannalta oleellista ja hyvään hallintoon kuuluva toimenpide.
WebOodissa on kuitenkin olemassa toiminto, jossa voidaan hyödyntää valmista opintosuorituslistaa, johon opettaja voi kirjata tulokset helposti. Listaan tulostuu automaattisesti opetustapahtumalle (esim. tenttiin) ilmoittautuneiden opiskelijoiden tiedot, tarkemmin, kaikki ne tiedot, joita tarvitaan tulosten kirjaamisessa. Jos pääsemme siihen, että tätä lomaketta käytettään systemaattisesti, niin siinäkin tapauksessa työaikaa säästyy huomattavasti. Toki tämäkin lomake on syytä allekirjoittaa.
Katja Pura
Olen Pentti Luoman esittämän kysymyksen esittänyt itsekin useasti. Jos opettaja itse syöttäisi suoritukset Oodiin, niin työajan säästöä jo minunkin kohdallani tulisi useita tunteja vuodessa. Yliopistosolla puhutaan vaikkapa 1-2 henkilötyövuodesta eli noin 50000-100000 eurosta.
Juha Jaako
Kiitokset Seija. Näitä byrokratian kukkasia ei yliopistossa kannattaisi kastella.
Seuraava asia liittyy vain pieneltä osin teemaan. Olen nimittäin kummastellut monta kertaa, miksei opetushenkilökunnalla ole oikeutta kirjata opintosuorituksia joustavasti suoraan WebOodiin? Nyt täytyy kirjoittaa suoritusilmoitukset erikseen, allekirjoittaa ne ja toimittaa ne opintoasiainsihteerille sisäisessä postissa tai kävelemällä allekirjoitetun paperin kanssa - toimistojen keskittämisen johdosta - yhä kauemmaksi. Aikaa kuluu tähänkin moninkertaiseen työhön. WebOodissa pitäisi voida kehittää toiminto, joka lähettäisi ilmoituksen suoritusmerkinnästä välittömästi opiskelijalle.
Pentti Luoma
Kiitos tästä kirjoituksesta Seija. Ongelma taitaa olla yhtä suuri eri puolilla yliopistoa. Oman kokemukseni mukaan tutkijat tekevät jatkuvasti suuren osan ajastaan sellaisia työtehtäviä, joista normaalisti maksetaan korkeintaan puolet tutkijan palkasta. Tutkijat tekevät nämä tehtävät myös selvästi hitaammin ja huonommin, kuin niihin kouluttautuneet ja ammattilaiset tekisivät. Mahdollisuuksien mukaan senioritutkijat siirtävät sihteerin työt jatko-opiskelijoilleen, koska eivät niitä ehdi itse hoitaa, eikä sihteeriä ole saatavilla. Kaiken tämä kruunaavat täysin epäonnistuneet ohjelmistot, joita tuskin on edes suunniteltu tavallisten työntekijöiden käyttöön, ainakaan niiden kryptisen toteutuksen ja ulkoasun perusteella näin ei voi olla. Kuka tästä kaikesta oikein hyötyy?
Tohtorikoulutettava
Ei voi olla todellista! Kun aikoinaan työskentelin amanuenssina, töitä riitti ylitöiksi asti sekä minulle että toimistosihteerille. Mutta silloin tutkijat pitivätkin kilvan vapaaehtoisia teemaluentoja, jotka synnyttivät opiskelijoissa intohimoa tieteeseen. Nyt nämä luennot ovat minimissä, kuten myös dosentti- ja muut vierailuluennot, kun ei kuulemma ole aikaa eikä rahaa! Kutsuin silloin yliopiston humanistista tiedekuntaa sivistysyliopistoksi, jossa oli etuoikeutettua opiskella Suomen huippututkijoiden vieraillessa jatkuvasti eri oppiaineissa ja salit olivat aina täynnä kuulijoita.
Leena Viitanen
Toinen esimerkki samasta aiheesta.
Laitoksellamme pyritään tenttitilaisuudet aloittamaan mahdollisimman nopeasti, jotta opiskelijat pääsevät vastaamaan tenttikysymyksiin pikimmiten, ilman tarkkaavaisuutta haittaavia häiriötekijöitä. Tenttikysymykset jaetaan yhtenä pakettina: kysymyspaperi kahden vastauspaperin sisässä.
Ennen tämä työ (l. pakettien teko) tehtiin osaston kansliassa, mutta palvelukeskukseen siirtymisen myötä "toimintatapoja yhdenmukaistettiin" ja työ siirtyi tentinvalvojien tehtäväksi. Käytin 19.4.2013 lähes puolitoista tuntia tenttipapereiden viikkailuun. Sormethan siinä kovilla olivat, koska sopivia suojavälineitä ei ole tarjolla. Mikäs siinä, palkkahan juoksi koko ajan, mutta tuskin tein sitä työtä, johon minun pitäisi käyttää työaikani.
Juha Jaako, yliopistonlehtori
Prosessi- ja ympäristötekniikan osasto
Kerro ajatuksesi Foorumilla!
