Tiedekunnan viestinnän toimenpideohjelma

Humanistisen tiedekunnan viestintä noudattaa Oulun yliopiston yleisiä viestintälinjauksia.

Humanistisen tiedekunnan viestinnän lähtökohtana on toimiva sisäinen tiedonkulku hallinnon, henkilökunnan ja opiskelijoiden välillä sekä aktiivinen ulkoinen tiedottaminen tiedekunnan tutkimuksen ja koulutuksen tuloksista.

Viestinnän on tuettava opiskelijoiden ja henkilöstön oikeusturvaa sekä koulutuksen ja tutkimuksen kehittämistä hallinnon, henkilöstön ja opiskelijoiden yhteistyön kautta.

 

Sisäinen viestintä

Tiedekunnan sisäinen viestintä koostuu seuraavista osa-alueista:

1) oppiaineiden ja opiskelijoiden välinen viestintä

2) tiedekunnan ja opiskelijoiden välinen viestintä

3) tiedekunnan hallinnon ja henkilöstön välinen viestintä

 

Kaikki viestinnän osa-alueet ovat kahdensuuntaisia, eli tavoitteena on tiedon kulkeminen molempiin suuntiin hallinnon ja henkilöstön, hallinnon ja opiskelijoiden sekä oppiaineiden ja opiskelijoiden välillä.

Kaikessa viestinnässä pyritään keskeisen informaation välittämiseen sillä kielellä, joka tiedekunnan opiskelijoiden ja henkilöstön kannalta on tarkoituksenmukaisinta.

Tämä tarkoittaa keskeisen hallinnollisen informaation jakamista paitsi suomeksi myös mahdollisuuksien mukaan englanniksi tai, eri kielten oppiaineissa, saksaksi, ruotsiksi, saameksi tai ranskaksi.

 

  1. Oppiaineiden ja opiskelijoiden välinen viestintä

Tiedekunnassa pyritään tiedotuskäytänteiden yhdenmukaistamiseen ottaen huomioon toisaalta yliopiston yleiset käytänteet, toisaalta eri oppiaineiden/tutkinto-ohjelmien erilaiset tarpeet.

Oppiaineen/tutkinto-ohjelman kotisivut ovat tärkein yksittäinen viestintäkanava, josta opiskelijat saavat informaatiota oman oppiaineensa/tutkinto-ohjelmansa ajankohtaisista uutisista. Kotisivu-uudistuksessa sivujen visuaalinen ilme on yhdenmukaistunut, mutta jatkossa on kiinnitettävä huomiota sivujen sisältöjen kehittämiseen ja yhtenäistämiseen.

Tavoitteena on paitsi tiedon helppo löydettävyys myös sen luotettavuus ja ajantasaisuus. Vaikka sivujen päivitysvastuuta voidaan jakaa, oppiaineilla ja tutkinto-ohjelmilla on nimetyt kotisivuvastaavat, jotka kantavat päävastuun sivujen toimivuudesta.

Opetussuunnitelmien ja annettavan opetuksen kohdalla virallinen viestintäkanava on WebOodi. Siinä jaettua tietoa voidaan kuitenkin tarpeen tullen (esimerkiksi muutoksista tiedotettaessa) vahvistaa muiden viestintäkanavien kautta: PDF-muotoinen opinto-opas, oppiaine-ja kurssikohtaiset tiedotteet, ilmoitustaulu, Noppa, Optima ja sähköposti.

Sähköposti on toinen tärkeäksi koettu viestintäkanava. Eri oppiaineille/tutkinto-ohjelmille pyritään koostamaan ajantasaiset sähköpostilistat, joiden kautta voidaan tiedotus kohdentaa tarkemmin kuin nykyään usein käytettävien opiskelijajärjestöjen listojen kautta.

Myös oppiaineiden ilmoitustaulut ovat osa toimivaa viestintäkulttuuria. Niiden avulla voidaan vahvistaa tai täydentää kotisivujen ja sähköpostin viestintää laitosta elävöittävällä tavalla. On kuitenkin suositeltavaa, että opiskelijoiden oikeusturvan kannalta keskeinen informaatio on aina saatavilla ensisijaisesti kotisivuilla.

Oppiainetoimikunnat eli OTK:t ovat toistaiseksi tärkeimpiä oppiaineiden/tutkinto-ohjelmien ja opiskelijoiden yhteistyön ja molemminpuolisen viestinnän kanavia. OTK:n (tai sitä vastaavan opiskelijoiden ja henkilöstön yhteiselimen) tehtävänä on seurata oppiainekohtaisesti viestinnän toteutumista ja tehdä ehdotuksia sen edelleen kehittämisestä.

OTK kerää ja analysoi opiskelijapalautetta niin kurssi- kuin tutkintokohtaisesti. OTK:n kokousten pöytäkirjat julkaistaan intranet Notiossa ja osin myös oppiaineiden kotisivuilla. Jotta opiskelijoiden palaute kulkisi mahdollisimman hyvin oppiaineiden suuntaan, on tärkeää, että OTK:n opiskelijajäsenet toimivat yhteistyössä ainejärjestöjen kanssa ja edustavat eri vuosikurssien opiskelijoita.

Eri oppiaineiden/tutkinto-ohjelmien kohdalla sosiaalinen media voi tarvittaessa tukea henkilöstön ja opiskelijoiden ryhmähenkeä ja vahvistaa tiedonkulkua. Esimerkiksi Facebook-sivujen ylläpidossa opiskelijat voivat ottaa aktiivisen roolin. Virallisen tiedotuskanavan statusta niillä ei kuitenkaan ole, vaikka niihin voidaankin linkittää virallisia tiedotteita oppiaineiden/tutkinto-ohjelmien sivuilta.

 

  1. Tiedekunnan ja opiskelijoiden välinen viestintä

Tiedekunnan kotisivut on tärkein yksittäinen viestintäkanava tiedekunnan ja opiskelijoiden välillä. Tiedekunnalla on kotisivuvastaava, joka kantaa päävastuun sivujen toimivuudesta.

Tiedekunnan opiskelijoille pyritään luomaan yhteinen sähköpostilista, jolla voidaan tavoittaa kaikki tiedekunnan opiskelijat. Listan käyttö on varattu vain tärkeimpien kaikkia koskevien viestien välittämiseen.

Koulutustoimikunta on tärkein tiedekunnan ja opiskelijoiden yhteistyön ja molemminpuolisen viestinnän kanava. Jotta opiskelijoiden ääni kulkisi tiedekunnalle mahdollisimman hyvin, koulutustoimikunnan opiskelijajäsenten on toimittava yhteistyössä Humanistisen killan kanssa.

Koulutustoimikunnan kokousten pöytäkirjat liitteineen (niiltä osin kuin se on mahdollista) ovat saatavilla Notiossa.

Tiedekuntaneuvosto on viimeisessä hallinnonuudistuksessa menettänyt monia aiemmista tehtävistä. (Tulevassa hallinnonuudistuksessa niin sen nimi, rooli kuin koostumus saattaa muuttua). Tiedekuntaneuvoston hyväksymät tiedekunnan tutkimuksen ja koulutuksen toimenpideohjelmat julkaistaan tiedekunnan kotisivuilla.

Viestintäselvityksen mukaan tiedekunnan opiskelijat kaipaavat nykyistä enemmän tietoa tiedekunnassa tehtävästä tutkimuksesta. Vaikka RAE-prosessin aikana syntyvät tutkijayhteisöt ja niiden synnyttämät kotisivut auttanevat osaltaan tämän vajeen täyttämisessä, tulee tiedekunnan tutkimustoimikunnan jatkossa ideoida uusia tapoja, joilla tutkimusta saadaan entistä paremmin nostettua opiskelijoiden tietoisuuteen. 

 

  1. Tiedekunnan ja henkilöstön välinen viestintä

Kotisivut ovat myös tiedekunnan ja henkilöstön välisen viestinnän tärkein yksittäinen kanava. Sen lisäksi sähköpostitiedotteet ovat tärkeä viestintäkanava. Säännölliset Missä Mennään -tilaisuudet sekä epävirallisemmat dekaanikahvit ovat myös osoittautuneet tärkeiksi keskustelufoorumeiksi humanistisen tiedekunnan sisällä.

Tiedekuntahallituksen ja tutkimus- ja koulutustoimikuntien pöytäkirjat liitteineen (niiltä osin kuin se on mahdollista) julkaistaan Notiossa.

Huomion kiinnittämiseksi keskeisiin päätöksiin ja valmistelussa oleviin asioihin on suositeltavaa, että dekaani ja koulutusdekaani jakavat informaatiota tarvittaessa myös epävirallisempien kanavien, esimerkiksi sähköpostitiedotteiden kautta.

Myös oppiaineiden/tutkinto-ohjelmien ja muiden ryhmien edustajat edellä mainituissa hallinnollisissa elimissä ovat osaltaan vastuussa siitä, että kokouksissa käsitellyt asiat tulevat oppiaineiden muun henkilöstön tietoon.

Viimeksi päivitetty: 22.3.2017