Laitoskäyttäjän toiminnot

Mitä laitoskäyttäjät tekevät?

Kansainvälinen konferenssi

Raportit

Kansainvälinen vierailu (ulkomaalainen vierailija)

Miten tallennan toisen henkilön julkaisuja?

 

Mitä laitoskäyttäjät tekevät?

Laitoskäyttäjät

  • ovat laitoksensa yhdyshenkilöitä
  • opastavat tutkijoita Oulun yliopisto tutkii -tietokannan käytössä
  • tallentavat laitoksen järjestämien kansainvälisten konferenssien tiedot
  • seuraavat laitoksensa tallennustilannetta esim. ottamalla laitosraportteja
  • tallentavat mahdollisesti ulkomaalaisten vierailujen tietoja

Kansainvälinen konferenssi

Yliopiston järjestämiä kansainvälisiä konferensseja koskevia tietoja käytetään kuvaamaan yliopiston tieteellisen toiminnan verkostoitumista kansainvälisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Konferenssit tilastoidaan myös Visit Finland/Finland Convention Bureaun ylläpitämään tietokantaan kansainvälisistä järjestökokouksista ja -kongresseista Suomessa.

Laitoskäyttäjät tallentavat laitosta (tai vastaavaa) koskevat tiedot tietojärjestelmään hyödyntäen mm. laitosjohtajilla olevia tietoja kaikista niistä Suomessa pidetyistä kansainvälisistä konferensseista ja  muista tieteellisistä kokouksista, joiden järjestämisessä yksikkö on ollut mukana.

Yliopiston laitoksen järjestämät kansainväliset konferenssit tallennetaan ja tallennuksen tekevät laitoskäyttäjät tai konferenssin järjestämisestä vastaava henkilö. Mikäli laitokset järjestävät konferenssin yhdessä, päävastuullinen yksikkö tallentaa tiedot.

Finland Convention Bureaun ohjeiden mukaan tiedot kerätään seuraavat kriteerit täyttävistä konferensseista:

  • vähintään 10 osanottajaa, joista vähintään 20 % ulkomailta
  • osanottajia on vähintään 2 maasta
  • kesto vähintään 4 tuntia
  • yliopiston tehtävät konferenssissa:
    • konferenssin tai sen ohjelma- tai järjestelytoimikunnan puheenjohtajuus
    • konferenssin tai sen ohjelma- tai järjestelytoimikunnan sihteerinä toimiminen
    • konferenssin tai sen ohjelma- tai järjestelytoimikunnan jäsenyys
    • yliopistossa järjestetyn konferenssin järjestelytyöt
  • kv. konferensseihin merkitään myös laitoksen ulkomailla järjestämät konferenssit.

Miten tallennan konferenssin?

  • Valitse Lisää uusi ja Konferenssi.
  • Täytä tallennuslomake konferenssin tiedoilla. Kenttäkohtaiset ohjeet saat näkyviin klikkaamalla Näytä ohjeet. Ks. myös lisätietoja konferenssin tallennuskentistä. Osa tiedoista valitaan alasvetovalikosta tai napsauttamalla suurennuslasi-kuvaketta.
  • Klikkaa lopuksi Tallenna perustiedot.
  • Näytölle avautuu vierailun selailunäkymä. Voit tarkistaa tallentamasi tiedot ja tarvittaessa palata muokkaamaan tietoja klikkaamalla Siirry muokkaussivulle.

Konferenssi – tallennuskentät

Kansainvälinen vierailu (ulkomaalaisen vierailu)

Kansainväliseksi vierailuksi tallennetaan niden ulkomaalaisten vierailut, jotka tulevat ulkomaisesta yliopistosta tai tutkimuslaitoksesta. Vierailujen pääasiallisena tarkoituksena on joko opetus tai tutkimus. Tallennettavien vierailujen kestoa ei ole järjestelmässä rajattu. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruu kohdistuu vain sellaisiin opetus- ja tutkimusvaihtoihin, joiden kesto on vähintään viikon (5 työpäivää, ml. matkapäivät).

Lisää uusi ulkomaalaisen henkillön Oulun yliopistoon tekemä vierailu

  1. Valitse valikosta Lisää uusi ja Vierailu. Valitse Ulkomaalaiset alalaji alasvetovalikosta. Napsauta Lisää uusi asiantuntijatehtävä. Näytölle avautuu tallennuslomake. Kenttäkohtaiset ohjeet saat näkyviin klikkaamalla lomakkeen yläpuolella olevaa Näytä ohjeet -tekstiä. 
  2. Valitse vierailun pääasiallinen tarkoitus ruksaamalla joko opetus tai tutkimus tai molemmat, kun on niihin liittyvä vierailu. Valitse Tutkijakoulutus (ei KOTAan) tai Muu (ei KOTAan) kun on kyse pelkästä tutustumiskäynnistä tai vastaavasta vierailusta, joka ei ole luonteeltaan opetukseen tai tutkimukseen liittyvä.
  3. Täytä tallennuslomake vierailun tiedoilla. Osa tiedoista valitaan alasvetovalikosta tai napsauttamalla suurennuslasi-kuvaketta.
  4. Punaisella korostetut kentät ovat pakollisia. Järjestelmä laskee vierailun keston automaattisesti.
  5. Napsauta lopuksi Tallenna perustiedot.
  6. Näytölle avautuu vierailun selailunäkymä. Voit tarkistaa, että tiedot ovat tallentuneet oikein. Palata tarvittaessa muokkaamaan tietoja napsauttamalla Siirry muokkaussivulle.

Kansainvälinen opettaja- ja tutkijavierailu (OKM:n yliopistojen tiedonkeruukäsikirja 2016)

Miten tallennan toisen henkilön julkaisuja?

  • Aloita tietojen tallentaminen valitsemalla ensiksi vasemmalta päävalikosta Lisää uusi ja Julkaisu, ja valitse sitten laji ja alalaji.
  • Kirjoita julkaisun tiedot niille varattuihin kenttiin. Täytä vähintään punaisella korostetut pakolliset kentät. Vaihda yliopiston ensimmäiseksi tekijäksi julkaisussa ensimmäisenä mainittu Oulun yliopiston tekijä. Vaihda tarvittaessa ensimmäisen tekijän laitostieto. 
  • Liitä julkaisuun liittyvät muut Oulun yliopiston tekijät kohdasta Yliopiston muut tekijät, jos kyseessä on yhteisjulkaisu. (ks. lisätietoa liittämisestä)
  • Paina lopuksi Tallenna, minkä jälkeen voit tarkastaa selailusivulta, että tiedot ovat tallentuneet oikein 
  • Muista lähettää julkaisu tai kopiot tietyistä sivuista kirjastoon tarkastettavaksi. Katso tarkemmat ohjeet: Julkaisutietojen tallentaminen

Raportit

Raportointitoiminnot sijaitsevat päävalikon alaosassa. Raportointi laajenee kahteen alakohtaan: Käynnistys ja Valmiit.
Valitse Käynnistys-osiosta suoritettava raportti. Kaikki suorittamasi raportit tallentuvat Valmiit-osioon, jossa voit selata niitä.
Käynnistys-osiossa on valittavana neljä raporttia

  • Laitosraportti
  • Asiantuntijan CV-raportti
  • Julkaisujen CSV-raportti
  • Tehtävien CSV-raportti

Raporteilla voit seurata yksikön henkilöiden ja yksikön julkaisujen ja muiden tuotosten lukumääriä sekä tallennustilannetta.

Laitosraportti

Laitosraportille tulostuvat kaikki tuotokset valituista osioista (julkaisut, asiantuntijatehtävät, opetusansiot, vierailut, taiteellinen toiminta, kv. konferenssit). Raportti voidaan tulostaa käyttämällä seuraavia hakuehtoja:

  • yksikkö ja/tai oppiaine
  • vuosi tai vuosiväli
  • yksi tai useampi tieteellisen toiminnan osio
  • tuotosten bibliografiset tiedot ja/tai yhteenveto tuotosten lukumääristä

Laitosraportille voidaan tulostaa yksikön tuotokset tietyltä vuodelta tai vuosiväliltä. Yksikkö valitaan alasvetovalikosta. Raportille voidaan tulostaa tuotokset viitetietoineen (bibliografiset tiedot) ja/tai yhteenveto julkaisujen lukumääristä. Lisäksi voidaan valita, näytetäänkö vain sellaiset tuotokset, joissa laitos on ensimmäinen organisaatio eli ensimmäisen tekijän organisaatio.

  • Klikkaa lopuksi Käynnistä, jolloin raportin suoritus aloitetaan. Tulee ilmoitus: Raporttia suoritetaan. Tällöin on mahdollista siirtää raportin muodostus taustalle. Raportin valmistumisesta tulee uusi pienikkuna, josta voi valita haluaako avata raportin vai tallentaa se johonkin haluamaasi paikkaan.
  • Valmiin raportin näet myös päävalikon kohdasta Raportointi / Valmiit. Jos raportin tilakentässä lukee aloittamatta tai suorituksessa, klikkaa Valmiit uudestaan, jolloin näkymä päivittyy. Klikkaa Laitosraportti, jolloin valmis raportti aukeaa uuteen selaimen ikkunaan.
  • Raportti tulostuu HTML-muotoon ja aukeaa selaimen ikkunaan, josta se voidaan tulostaa paperille tai tallentaa muokkausta varten. Muokkaus voidaan tehdä esim. tekstinkäsittelyohjelmalla, jossa se voidaan tallentaa myös muihin tiedostomuotoihin (doc, pdf).

Asiantuntijan CV-raportti

Katso ohjeet kohdasta Asiantuntijan CV-raportti.

Julkaisujen CSV-raportti ja tehtävien CSV-raportti

Julkaisujen CSV-raportille ja tehtävien CSV-raportille tulostuvat taulukkomuotoon tallennetut tiedot kentittäin. Valitse Laaja raportti.
Julkaisujen CSV-raportti ja tehtävien CSV-raportti ovat julkaisuraportteja CSV-formaatissa, mikä mahdollistaa tietojen jatkokäsittelyn Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa.

Viimeksi päivitetty: 30.11.2017