Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaatio

 

Toiminnan kuvaamisen logiikka

Yliopiston toiminnot sisältävät tehtäväkokonaisuuksia, kuten opintojen ohjaus, tutkijakoulutus- ja jatko-opinnot tai innovaatiotoiminta ja yrittäjyyden edistäminen. Tehtäväkokonaisuudet koostuvat tehtävistä ja työvaiheista, joita voidaan joissakin tapauksissa kuvata peräkkäisinä. Tätä havainnollistetaan kuviossa 4.

 

Kuvio 4. Käsitteiden hierarkia toiminnan kuvaamisessa.

Toiminnan kuvaaminen tarkoittaa tehtäväkokonaisuuksien, tehtävien tai työvaiheiden sanallista tai kuvallista esittämistä sekä tarvittavien ohjeiden laatimista. Toimintaa kuvataan, jotta yliopiston käytännöt olisivat eri organisaatiotasojen toimijoille läpinäkyviä ja ymmärrettäviä. Kuvausten avulla voidaan paremmin tunnistaa toiminnan pullonkauloja ja kehittämiskohteita, määritellä vastuita ja kehittää työnjakoa sekä lisätä toiminnan tarkoituksenmukaisuutta. Koska kuvaaminen kuitenkin vaatii paljon työtä ja käytännöt kehittyvät jatkuvasti, kannattaa kuvaamistyötä tehdä maalaisjärjellä. Suuren tekstimäärän tuottamisen ei pidä olla itsetarkoitus.

 

Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus

Tässä laatukäsikirjassa on kuvattu Toiminnan kehittämisen mallin yleisten periaatteiden lisäksi ydintoimintojen laadunvarmistuskäytännöt ja vastuut, tukipalveluiden laadunvarmistuksen periaatteet sekä mallin yhteys yliopiston toiminnanohjaukseen ja johtamiseen.

Yliopiston strategiaan pohjautuen yksiköiden laatutiimien jäsenet ovat osana Laatutyön asiantuntija -koulutusta tunnistaneet ja määritelleet tutkimuksen ja koulutuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet, joiden pohjalta on laadittu tutkimuksen ohjematriisi ja koulutuksen ohjematriisi yksiköille laatudokumentaation tekemisen tueksi. Lisäksi tukipalveluyksiköt ovat niin kutsutun vastuumatriisin avulla tunnistaneet ja selkiyttäneet tehtäviään ja vastuitaan tutkimuksen ja koulutuksen kriittisiin tehtäväkokonaisuuksiin liittyen.

Laatukäsikirjan liitteenä (liitteet 1 ja 2) ovat ohjematriisit yksiköille Toiminnan kehittämisen mallin edellyttämän dokumentaation tekemiseen. Matriiseissa on määritelty tehtävät, joiden kuvaamista ja vastuullisten toimijoiden nimeämistä yksiköiltä vähimmillään edellytetään omassa laatudokumentaatiossaan. Myös muita tehtäviä voidaan kuvata, jos se on toimijoiden mielestä tarpeellista ja palvelee toiminnan selkiyttämistä ja vaihtoehtoisten käytäntöjen olemassaolon tunnistamista ja tiedostamista. Koska yksiköt ja tieteenalat ovat keskenään heterogeenisia, yksiköiltä ei ole edellytetty yhdenmukaista, kaikille samanlaista dokumentaation rakennetta tai jäsennystapaa.

Yksiköiden laatukäsikirjojen täytyy olla avoimia vähintään yksikön henkilökunnalle ja opiskelijoille. Suositus on, että laatukäsikirjat ovat julkisesti kaikkien saatavilla. Laatukäsikirjat voivat olla suomeksi, yksikön käyttämällä muulla työkielellä tai useammalla kielellä.

Opiskelijalle hyödyllistä tietoa on koottu yliopiston Opiskelijalle-verkkosivuille. Tutkimuksen työkalupakki -sivustolle on koottu mahdollisimman kattavasti tutkijan ja jatko-opiskelijan työskentelyä tukevia materiaaleja ja ohjeita. Sivustosta on valmisteilla myös englanninkielinen versio. Opetustyön tueksi on lisäksi tehty Opetusopas Oulun yliopiston opettajalle. Valmisteilla on myös Opettajalle-verkkosivusto. Yliopiston tukipalveluyksiköiden www- ja wiki-sivuilta löytyvät kuvaukset kunkin yksikön tarjoamista tukipalveluista. Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus on esitetty kuviossa 5.

 

Kuvio 5. Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus. *Kirjasto ja kielikeskus eivät kuulu organisatorisesti hallintopalveluiden alaisiin tukipalveluyksiköihin, vaan ovat erillislaitoksia.