Ohjeet yksiköille

 

Tällä sivulla on kuvattu, mitä Oulun yliopiston laatujärjestelmä vähimmillään edellyttää yksiköiltä. Tiedekuntatason dokumentaatiota varten on annettu erillinen ohje, joka löytyy tästä.

Yksiköillä tulee olla itselleen laadittuna - ja yksikön henkilökunnalle ja opiskelijoille tiedotettuna - selkeä, kirjallinen kuvaus tai ohjeistus laatujärjestelmän yksikkökohtaisista yksityiskohdista. Ulkoisessa auditoinnissa kuvaukset ja ohjeet on voitava esittää. Kuvaus laaditaan yksikön www-sivuille.

1. Toiminnan kuvaaminen, ohjeiden laatiminen sekä vastuiden määrittely ja vastuuhenkilöiden nimeäminen
2. Opetuksen kehittämistyöryhmän (OKTR) perustaminen
3. Tutkimuksen edistämistyöryhmän (TETR) perustaminen
4. Yksikön laatutiimin nimeäminen
5. Opiskelijapalautteen kerääminen ja oppimisen seuranta
6. Opiskelijoiden työllistymisen ja sijoittumisen seuraaminen sekä työelämäpalautteen kerääminen
7. Opetuksen palautepäivän järjestäminen
8. Toiminnan jatkuva seuraaminen ja Missä mennään -arviointitilaisuuden järjestäminen
9. Kehityskeskusteluiden järjestäminen henkilöstölle
10. Henkilöstön ja opiskelijoiden palkitseminen
11. Itsearviointiraporttien laatiminen
12. Sisäiseen auditointiin osallistuminen

1. Toiminnan kuvaaminen, ohjeiden laatiminen sekä vastuiden määrittely ja vastuuhenkilöiden nimeäminen

Toiminnan kuvaaminen tarkoittaa toimintojen sekä niihin sisältyvien tehtäväkokonaisuuksien ja tehtävien kuvallista ja/tai sanallista esittämistä sekä ohjeiden laatimista käyttäjille. Tärkeimmät tehtäväkokonaisuudet, joiden kuvaamista ja vastuullisten toimijoiden nimeämistä yksiköiltä edellytetään, on määritelty Oulun yliopiston laatukäsikirjan liitteissä 1 ja 2:

• Liite 1: Tutkimuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet. Ohjematriisi yksiköille. (doc)
• Liite 2. Koulutuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet. Ohjematriisi yksiköille. (doc)

Myös muita tehtäviä voidaan kuvata ja vastuita nimetä, jos se on yksikön mielestä tarpeellista ja palvelee toiminnan ja vastuiden selkeyttämistä ja käytäntöjen tunnistamista ja tiedostamista. Kuvaus laaditaan yksikön www-sivuille. Samalla yksiköitä pyydetään päivittämään www-sivunsa Oulun yliopiston uuteen www-templaattiin.

Erityisesti auditointia varten on hyvä tunnistaa ja dokumentoida yksikön hyviä käytäntöjä sekä toiminnassa havaittuja ongelmakohtia ja niiden korjaamiseksi tehtyjä tai suunniteltuja kehittämistoimenpiteitä sekä kokoota auditointinäytteitä eli laatujärjestelmän toimivuudesta kertovia esimerkkejä (ks. Auditointikäsikirja s. 14) .

2. Opetuksen kehittämistyöryhmän (OKTR) perustaminen

Kaikissa yksiköissä toimii opetuksen kehittämistyöryhmä (OKTR). Työryhmä voi olla myös pääaine- tai koulutusohjelmakohtainen ja sen nimi voi vaihdella yksiköittäin. Yksikön johtaja vastaa työryhmän perustamisesta. Yksikköneuvosto hyväksyy työryhmän kokoonpanon, tehtävät ja toimikauden sekä nimeää ryhmälle puheenjohtajan. Työryhmään nimetään aidosti opetuksen kehittämisestä kiinnostuneita opettajia ja opiskelijoita. Suositus on, että OKTRssä on vähintään 4 opiskelijajäsentä, jotta opiskelijoiden näkökulma ja ääni tulee ryhmän työskentelyssä riittävästi esiin. Yksikkö valitsee opiskelijajäsenet yhteistyössä ainejärjestön kanssa. OKTR-puheenjohtaja vastaa työryhmän koollekutsumisesta.

Opetuksen kehittämistyöryhmä koordinoi ja kehittää yksikön opetusta ja sen tukitoimia. Työryhmä tarkastelee yksikön opetusta kokonaisuutena ja kiinnittää erityistä huomiota opiskelijoiden opintojen etenemiseen sekä opetussuunnitelman laatimiseen ja toteutumiseen. Työryhmä myös suunnittelee opetuksen arvioinnin yksikkökohtaisen toteutuksen ja yksikkökohtaiset erityisratkaisut sekä seuraa ja valvoo palautejärjestelmän toimintaa. Työryhmän kokoonpano kuvataan yksikön www-sivuilla. Ks. OKTR-tehtävät ja vastuut.

3. Tutkimuksen edistämistyöryhmän (TETR) perustaminen

Kaikissa yksiköissä toimii tutkimuksen edistämistyöryhmä (TETR), joka koordinoi ja kehittää yksikön tutkimusta ja sen tukitoimia. Ryhmän jäsenet edustavat professorikuntaa, mahdollisia muita tutkimusryhmien johtajia, tutkijatohtoreita ja väitöskirjaansa valmistelevia tutkijakoulutettavia. Ryhmä voidaan organisoida vapaasti yksikön / tiedekunnan koosta ja organisoitumisesta riippuen. Jos yksikössä on useita tutkimussuuntia, tulee TETRssä olla näiden tasapuolinen edustus. Erityisesti pienissä yksiköissä myös TETRn ja OKTRn yhdistäminen on mahdollista.

Yksikössä määritellään TETRn organisointi, tehtävät ja menettelytavat yksikön oman organisoitumisen ja toiminnan mukaisesti. Ks. TETRn tehtävät ja vastuut.

4. Yksikön laatutiimin nimeäminen

Jokaiseen yksikköön nimetään laatutiimi, joka vastaa yksikön laatutyön koordinoinnista ja toimijoiden vastuiden määrittelemisestä. Suositus on, että laatutiimin muodostavat yksikköjohtaja, OKTR-puheenjohtaja, TETR-puheenjohtaja sekä opiskelijaedustaja, joka voi olla ainejärjestön KOPO-/opintovastaava tai joku OKTRn opiskelijajäsenistä. Myös muita yksikön laatutyön aktiivitoimijoita voidaan nimetä tiimiin. Laatutiimin jäsenille järjestetään pitkäkestoista auditointiin valmentavaa ja laatujärjestelmän rakentamista tukevaa koulutusta syksystä 2008 alkaen.

5. Opiskelijapalautteen kerääminen ja oppimisen seuranta

Kaikista kursseista tulee kerätä opiskelijapalaute. Kurssipalautteen keruu toteutetaan siten, että opiskelijapalautetta saadaan riittävästi ja sen hyödyntäminen tehdään opiskelijoille ja henkilökunnalle näkyväksi. Suositus on, että opiskelijoilta kerätään vähintäänkin laadullista palautetta kurssin oppimista edistävistä ja ehkäisevistä tekijöistä sekä sen kehittämisideoista.

Opiskelijapalautteen keruussa suositellaan käytettävän PalauteOodia. Ks. Oodi-ohjeet.

Palautteen keruun ja hyödyntämisen menettelytavat suunnittelee opetuksen kehittämistyöryhmä.

Palautetta voivat käsitellä kaikki henkilöt, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Työtehtävät määrittelee työnantaja.

• Palautteen käsittely kuuluu jokaisen opettajan työhön oman kurssinsa osalta.
• Palautteen käsittely kuuluu laitoksissa erikseen määrättyjen henkilöiden työhön. Tällaisia henkilöitä Oulun yliopistossa tyypillisesti ovat opetuksen kehittämistyöryhmän jäsenet.
• Palautteen käsittely kuuluu Oulun yliopistossa laitosjohtajien (tai esimiesten) työtehtäviin.
• Palautteen käsittely saattaa kuulua myös muissa tehtävissä toimivien työtehtäviin, jos työhön kuuluu olennaisesti koulutuksen laadun arviointi. Asiasta päättää laitos.

Palautteissa esiinnousseita (erityisesti koko yksikköä, koulutusohjelmaa tai laajempaa opiskelijaryhmää koskevia) asioita tai ongelmia suositellaan käsiteltävän myös palautepäivässä. Lukuvuosipalautteissa keskeistä on karttuvan oppimisen seurannan ohella saada tietoa siitä, onko eri opintojaksoissa aukkoja tai päällekkäisyyksiä tai onko opintojaksojen keskinäinen järjestys tarkoituksenmukainen.

Yksiköiden tulee myös kiinnittää erityistä huomiota opiskelijoiden oppimisen seurantaan ja oppimispalautteen keräämiseen. Tätä suositellaan tehtäväksi:

• kiinnittämällä huomiota opiskelijan tenttimenestykseen
• tarkastelemalla opinnäytetöitä oppimisen laadun näkökulmasta
• toteuttamalla lukuvuosittaista tai -kausittaista kumulatiivisen (karttuvan) oppimistuloksen seurantaa.

Ohjeet opiskelijapalautteen käsittelyyn löytyvät osoitteesta http://www.oulu.fi/opetkeh/pdf/opiskelijapalautteen_kasittelyn_ohje.pdf.

6. Opiskelijoiden työllistymisen ja sijoittumisen seuraaminen sekä työelämäpalautteen kerääminen

Ohjaus- ja työelämäpalvelut tuottaa tietoa valmistuneiden työllisyydestä ja sijoittumisesta työelämään. Yksiköiden edellytetään seuraavan näitä tietoja ja käsittelevän niitä joko palautepäivässä tai muussa vastaavassa tilaisuudessa.

Yksiköitä suositellaan keräämään palautetta myös valmistuneilta ja työelämässä toimivilta alumneilta sekä muilta intressiryhmiltä. Yksikön (OKTR:n) tulee omista lähtökohdistaan määritellä tarvittavat palautekanavat ja huolehtia niiden toiminnasta.

7. Opetuksen palautepäivän järjestäminen

Palautepäivä on lukuvuosittain tai -kausittain järjestettävä avoin foorumi, johon sekä opettajat että opiskelijat osallistuvat. Yksikkö (OKTR) ja opiskelijat järjestävät palautepäivän yhteistyössä. Palautepäivä rauhoitetaan opetukselta ja muulta toiminnalta ja siihen varataan aika ja tila jo lukujärjestystä tehtäessä.

Palautepäivää varten voidaan kerätä lukuvuosipalautetta, tehdä kyselyitä, analysoida muutoin kerättyä palautetta tai selvittää palautteissa ilmenneiden ongelmien taustoja. Palautepäivässä voidaan käyttää monenlaisia työskentelymenetelmiä, esimerkiksi ryhmätyötä, jossa opettajien ja opiskelijoiden tiimeissä ratkotaan opetusjärjestelyissä kohdattuja ongelmia. Palautepäiviin voidaan kutsua tarpeen mukaan alumneja tai koulutuksen kannalta keskeisten intressitahojen edustajia.

Opiskelijat (ainejärjestön opintovastaavan johdolla) työstävät palautepäivästä muistion, joka toimitetaan opetuksen kehittämisyksikköön, tiedekunnan opintoasiainpäällikölle ja ylioppilaskunnan koulutuspoliittiselle sihteerille.

8. Toiminnan jatkuva seuraaminen ja Missä mennään -arviointitilaisuuden järjestäminen

Yliopiston hallintopalvelut tuottaa yksiköille niiden toimintaa kuvaavat keskeiset tunnusluvut ja tilastotiedot. Yksiköiden edellytetään seuraavan näitä tietoja ja käsittelevän niitä lukuvuosittain järjestettävässä Missä mennään -arviointitilaisuudessa tai vastaavassa tilaisuudessa. Tilaisuudessa tarkastellaan myös yksikön itsearvioinnin tuloksia sekä arvioidaan toiminnan onnistumista ja siihen liittyviä kehittämistarpeita. Yksikön sisäiset Missä mennään -arviointitilaisuudet ovat tarkoitettu ensisijaisesti yksikön omalle henkilökunnalle ja opiskelijoille, mutta mikäli yksikkö haluaa, voivat ne olla koko yliopistoväelle ja sidosryhmien edustajille avoimia. Vuosittainen arviointitieto tuodaan mukaan yliopiston johdon kanssa käytäviin tulosneuvotteluihin tulosneuvotteluohjeiden mukaisesti.

9. Kehityskeskusteluiden järjestäminen henkilöstölle

Kehityskeskustelut tarkoittavat esimiehen ja alaisen kahdenkeskisiä, etukäteen sovittuja keskustelutilaisuuksia, jotka pidetään vähintään kerran vuodessa. Ne antavat keskustelun osapuolille mahdollisuuden systemaattisesti arvioida sekä omaa että toisen toimintaa ja sopia yhdessä kehittämiskohteista toimenpiteineen. Keskustelut ovat yksilöiden kehittymisen keskeinen seurannan väline. Keskustelut ovat välttämättömiä yliopiston osaamisen kehittämisen painopisteiden löytämiseksi. Kehityskeskusteluiden järjestäminen on yksikön johtajan vastuulla. (ks. Kehityskeskusteluohjeet ja -lomakkeet)

10. Henkilöstön ja opiskelijoiden palkitseminen

Yksikkö voi tehdä ehdotuksia tunnustuspalkintojen saajista. Yliopiston avajaisissa jaetaan yhteensä yhdeksän eri tunnustuspalkintoa, jotka ovat:

• Hyvän opettajan palkinto
• Ansioituneen tutkijan palkinto
• Opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilön palkinto
• Hyvän esimiehen palkinto
• Hyvän työtiimin palkinto
• Tunnustuspalkinto hyvästä yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän hoitamisesta
• Kansainvälistymispalkinto
• Tunnustuspalkinto hyvästä väitöskirjasta
• Tunnustuspalkinto perustutkinnon opinnäytetyöstä

Opetuksen kehittämisyksikkö ja ylioppilaskunnan koulutuspoliittinen sektori tukevat aktiivisia ainejärjestötoimijoita myöntämällä vuosittaisen Ad Fontes - palkinnon opetuksen kehittämisestä yksittäiselle ainejärjestön jäsenelle tai jäsenistä muodostuvalle tiimille. Palkinnon tarkoituksena on kannustaa ainejärjestöjä käyttämään ennakkoluulottomasti kokemustaan opetuksen ja oppimisen kehittämiseksi, antaa tunnustusta niiden tekemästä arvokkaasta kehittämistyöstä ja levittää hyviä käytäntöjä eteenpäin. Esityksiä Ad Fontes - palkinnon saajiksi voivat tehdä yliopiston aine – tai harrastejärjestöt ja kattokillat.

Suositeltavaa on, että yksiköt palkitsevat ja antavat tunnustusta myös sisäisesti omalle henkilöstölleen ja opiskelijoilleen.

11. Itsearviointiraporttien laatiminen

Yksiköt dokumentoivat vuosittain tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadusta ja kehittämisestä itsearviointiraportissa. Dokumentoinnin koordinoi TETR ja OKTR. Dokumentointi tehdään yliopiston yleisohjeen mukaisesti ja suunnataan ensisijaisesti yksikön omaan käyttöön.

HUOM! Vuonna 2009 yksiköiltä Ei edellytetä erillisiä opetuksen tai tutkimuksen itsearviointiraportteja, vaan niiden sijaan yksiköt 1) työstävät ohjematriiseissa edellytettyä laatudokumentaatiota (ks. kohta 1) , 2) kirjaavat hyviä käytäntöjään sekä toiminnassa havaittuja ongelmakohtia ja niiden korjaamiseksi tehtyjä tai suunniteltuja kehittämistoimenpiteitä, sekä 3) kokoavat auditointinäytteitä eli laatujärjestelmän toimivuudesta kertovia esimerkkejä (ks. Auditointikäsikirja s. 14) . Suositus on, että yksiköiden laatudokumentaatio on mahdollisimman julkista (julkaistaan viimeistään syksyllä esim. www-sivuilla tai wikissä).

12. Sisäiseen auditointiin osallistuminen

Kevään 2009 aikana suoritetaan toiminnan kehittämisen mallin sisäinen auditointi. Sisäinen auditointi valmentaa laatujärjestelmän ulkoiseen auditointiin, ja se toteutetaan pääpiirteittäin KKA:n auditointikriteerejä noudattaen. Auditointi toteutetaan yliopiston sisäisenä prosessina. Sisäisen auditoinnin toteuttamisesta ja aikataulusta löytyy lisätietoa osoitteesta http://www.oulu.fi/laatutyo/sisainen_auditointi/index.html.