Sisäinen auditointi 2009

 

Oulun yliopisto on valmistautunut ulkoiseen auditointiin toteuttamalla vuonna 2009 laatujärjestelmän eli Toiminnan kehittämisen mallin sisäisen auditoinnin. Sisäinen auditointi jakaantui kahteen osaan, KKA:n ulkoista auditointia mallintavaan sisäiseen auditointiin sekä tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointiin.

 

Sisällys

• Sisäisen auditoinnin taustaa
• Sisäisen auditoinnin tavoitteet
• Auditointiryhmä
• Auditointikohteet ja -kriteerit
• Auditointivierailu
• Vierailtavat yksiköt
• Auditoijille toimitettava aineisto
• Auditointivierailujen aikataulut, ryhmien kokoonpanot sekä audiointiaineistot
• Haastatteluissa käytetyt kysymyspatteristot
• Auditointiryhmän havainnot ja suositukset
• Sisäisen auditoinnin tulosten ja auditointiryhmän suositusten käsittely yliopiston toimielimissä
• Lisätietoja sisäisestä auditoinnista

Sisäisen auditoinnin taustaa

Laatutyön ohjausryhmä TOPQA valitsi kokouksessaan 1.4.2009 sisäinen auditoinnin kohteeksi 8 perusyksikköä, yhden tukipalveluyksikön ja yhden erillislaitoksen. Lisäksi sisäisessä auditoinnissa haastatellaan yliopiston johtoa sekä toteutetaan yksi teemakohtainen auditointi. Sisäinen auditointi kohdistuu Toiminnan kehittämisen mallin kokonaisuuteen ja yliopiston yksiköiden laadunvarmistuskäytäntöihin. Sisäisessa auditoinnissa käytetään samaa menetelmää ja samoja auditointikohteita ja -kriteereitä kuin ulkoisessa auditoinnissakin. Sisäisen auditoinnin ohjausryhmänä toimii Laatutyön ohjausryhmä TOPQA.

 

Sisäisen auditoinnin tavoitteet

Ulkoiset auditoinnit on kehitetty korkeakoulujen laatutyön tueksi sekä osoittamaan, että Suomessa toimii pätevä ja johdonmukainen kansallinen ja korkeakoulutasoinen laadunvarmistus. Ks. Ulkoisten auditointien tavoitteet.

Sisäisen auditoinnin tavoitteena on arvioida yliopiston ja sen yksiköiden auditointivalmiutta sekä löytää kehittämisen kohtia ennen ulkoista auditointia.

 

Auditointiryhmä

Sisäisen auditoinnin toteuttaa Laatutyön ohjausryhmän TOPQA:n nimeämä auditointiryhmä, johon on valittu Oulun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden edustajia, joilla on aiempaa kokemusta yliopistoarvioinneista tai -auditoinneista.

Auditointiryhmän jäsenet ovat:

• Aksela Helena, professori, fysikaalisten tieteiden laitos
• Huusko Oskari, opiskelija, kasvatustieteiden ja opettajankoulutuksen yksikkö
• Jaako Juha, yliassistentti, prosessi- ja ympäristötekniikan osasto
• Jussi-Pekka Sakari, suunnittelija, yksikön esimies, ohjaus- ja työelämäpalvelut
• Karjalainen Asko, vs. johtaja, opetus- ja opiskelijapalvelut
• Länsman Anni-Siiri, vs professori, Giellagas-instituutti
• Meriläinen Iikka, opiskelija, Finanssi ry:n puheenjohtaja, taloustieteiden tiedekunta
• Oivo Markku, professori, tietojenkäsittelytieteiden laitos
• Rahko Kaisu, tietoturvapäällikkö, tietohallintopalvelut
• Rossi Paula, professori, HuTK, pohjoismainen filologia
• Seppälä Milja, koulutuspoliittinen sihteeri, OYY
• Sohlo Sauli, opintoasiainpäällikkö, taloustieteiden tiedekunta
• Suntioinen Sirpa, laatupäällikkö, Kuopion yliopisto (johdon auditoinnin pj.)
• Syrjälä Leena, professori, kasvatustieteiden ja opettajankoulutuksen yksikkö
• Vainio Olli, professori, varadekaani, lääketieteellinen tiedekunta

Auditointiryhmän jäsenistä muodostetaan 4 henkilön ryhmiä, jotka vierailevat sisäisen auditoinnin kohteiksi valituissa yksiköissä. Jokaisessa 4-hengen auditointiryhmässä on sekä perusyksiköiden että tukipalveluiden edustajia ja lisäksi yksi opiskelijaedustaja. Auditointiryhmiä muodostettaessa pyritään siihen, että ainakin yhdellä auditointiryhmän jäsenistä on aiempaa kokemusta ulkoisista auditoinneista. Sisäiset auditoijat osallistuvat Oulun yliopiston järjestämään perehdytykseen ennen sisäisten auditointien toteuttamista.

Auditointiryhmien sihteereinä toimivat laatutyön koordinaattori Suvi Eriksson hallintopalveluista ja suunnittelija Tytti Tenhula opetuksen kehittämisyksiköstä.

 

Auditointikohteet ja -kriteerit

Sisäisessa auditoinnissa käytetään samaa menetelmää ja samoja auditointikohteita ja -kriteereitä kuin ulkoisessa auditoinnissakin. KKA:n auditointikäsikirjan mukaan auditointi kohdistuu niihin menettelytapoihin ja prosesseihin, joilla korkeakoulu ohjaa ja kehittää koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Auditoinnissa ei oteta kantaa korkeakoulun päämääriin, eikä toiminnan sisältöön tai tuloksiin sinänsä.

Auditointikohteet ovat seuraavat:

1. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden sekä vastuiden määrittely ja dokumentaatio

2. Korkeakoulun perustoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus ja vaikuttavuus

a) Tutkintotavoitteinen koulutus
b) Tutkimus / tutkimus- ja kehitystyö
c) Yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö
d) Tuki- ja palvelutoiminnot (mm. kirjasto- ja tietopalvelu, ura- ja rekrytointipalvelut sekä kansainväliset palvelut)
e) Henkilöstön rekrytointi ja kehittäminen

3. Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen

4. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen

5. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus

a) korkeakoulun sisällä
b) korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta

6. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen

7. Laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus.

 

Sisäisessä auditoinnissa käytetään KKA:n auditointikäsikirjassa (liite 2, s. 29) kuvattua kriteeristöä, joka on skaalattu neljälle eri laadunvarmistusjärjestelmän kehitysvaiheelle.

 

Auditointivierailu

Auditointivierailun tavoitteena on todentaa ja täydentää auditointiaineiston perusteella saatua kuvaa Toiminnan kehittämisen mallista ja vierailun kohteena olevan yksikön laadunvarmistuskäytännöistä. Auditointivierailuista pyritään tekemään vuorovaikutteinen tapahtuma, joka tukee yksikön laadunvarmistuksen kehittämistä. Auditointivierailun kesto on noin 2 tuntia.

Haastateltavan ryhmän (erityisesti henkilökunnan edustajien) on hyvä tutustua ennen haastattelua yksikön omaan laatudokumentaatioon. Haastateltavaa ryhmää ei kuitenkaan tarvitse valmentaa haastattelua varten eikä heiltä edellytetä muuta kuin osallistumista haastatteluun ja esitettyihin kysymyksiin vastaamista sen tiedon pohjalta, mikä heillä yliopiston/yksikön toimintakäytännöistä on.

 

Vierailtavat yksiköt

Laatutyön ohjausryhmä TOPQA on kokouksessaan 1.4.2009 valinnut sisäiseen auditoinnin kohteeksi seuraavat yksiköt:

• YLIOPISTON JOHTO
• HuTK: Giellagas-instituutti
• KTK: Kajaanin opettajankoulutusyksikkö
• TTK: Konetekniikan osasto
• LuTK: Geotieteiden laitos
• LuTK/TTK (parihaastattelu): Kemian laitos ja Sähkö- ja tietotekniikan osasto
• LTK: Hammaslääketieteen laitos / koulutusohjelma
• TaTK: Tiedekunta
• ERILLISLAITOS: Kielikeskus
• TUKIPALVELUYKSIKKÖ: Henkilöstöpalvelut
• TEEMA-AUDITOINTI: Kansainvälisen toiminnan tukipalvelut

Auditoijille toimitettava aineisto

Ennen sisäisiä auditointivierailuja auditoijat perehtyvät KKA:n auditointikäsikirjaan, Toiminnan kehittämisen mallin yliopistotason laatukäsikirjaan sekä vierailtavan yksikön toimittamaan auditointiaineistoon ja näyttöihin ja näytteisiin. Aineiston tarkoituksena on tarjota auditointiryhmälle riittävä tietoperusta ja näyttöjä laatujärjestelmän kattavuuden, toimivuuden, vaikuttavuuden sekä avoimuuden ja viestivyyden arviointia varten.

Aineiston sisältö

Perus- ja erillisyksiköiden sekä tiedekuntakohteiden sisäisen auditoinnin aineisto koostuu yksikön laatukäsikirjasta (sen uusin versio) sekä laatujärjestelmän toimivuudesta kertovista näytöistä ja näytteistä.

Yliopiston laatukäsikirjan liitteenä (liite 1 ja liite 2) ovat ohjematriisit yksiköille laatujärjestelmän edellyttämän dokumentaation (laatukäsikirjan) tekemiseen. Ohjematriiseissa on määritelty, mitä yksiköiden vähimmillään edellytetään kuvaavan omissa laatukäsikirjoissaan.

Lisäksi auditointiaineistoon tulee sisällyttää vähintään yksi näyttö tai näyte laatujärjestelmän toimivuudesta ainakin neljästä seuraavasta kohdasta:

• Näytteitä palautelomakkeista, joilla yksikkö kerää kurssi- tai muuta palautetta sekä näytteitä palautteen pohjalta tehdyistä koosteista, yhteenvedoista tai kehittämistoimenpiteistä.
• Näytteitä mittareista, joiden avulla yksikkö seuraa toimintaansa.
• Kokousmuistioita tai pöytäkirjoja päätöksentekoelimien tai työryhmien kokouksista (esim. laitosneuvosto, tiedekuntaneuvosto, OKTR, TETR), joissa on käsitelty palautetta, arviointi- tai mittaritietoa sekä sovittu kehittämistoimenpiteistä.
• Näyttöjä tai näytteitä tutkimuksen kokonaisarvioinnin (RAE) pohjalta tehdyistä päätöksistä tai kehittämistoimenpiteistä.
• Näyttöjä tai näytteitä yksikössä toteutetuista kehittämishankkeista (esim. tulosneuvotteluissa sovitut kehittämiskohteet, KOTKAn tai Campus Futuruksen -hankerahat) sekä niiden tuloksista / vaikuttavuudesta.
• Näytteitä opiskelijoille ja/tai henkilökunnalle laadituista ohjeista (esim. HOPS-ohje, jatko-opintojen ohje, eettiset ohjeet).

HUOM! Yliopiston johdon, henkilöstöpalveluiden ja kansainvälisen toiminnan tuki -teema-auditoinnin osalta aineiston sisältö sovitaan tapauskohtaisesti.

Aineiston toimittaminen

Vierailun kohteeksi valittujen yksiköiden tulee koota ja toimittaa auditointiaineisto 11.5.2009 mennessä Suvi Erikssonille sähköpostitse (suvi.eriksson(at)oulu.fi) tai sisäisessä postissa (8 HV / HR 446). Mikäli laatukäsikirja tai joku näytöistä tai näytteistä löytyy verkkosivuilta, niin http-osoitteen toimittaminen riittää.

 

Auditointivierailujen aikataulut, ryhmien kokoonpanot sekä auditointiaineistot

Vahvistetut auditointivierailujen ajankohdat, paikat, auditointiryhmien ja haasteteltavien ryhmien kokoonpanot sekä auditoitavien yksiköiden toimittamat audiointiaineistot löytyvät täältä.

 

Haastatteluissa käytetyt kysymyspatteristot

• Auditointikysymyksiä perusyksiköiden sisäiseen auditointiin
• Auditointikysymyksiä kansainvälisen toiminnan tuki -teema-auditointiin
• Auditointikysymyksiä henkilöstöpalveluiden sisäiseen auditointiin
• Auditointikysymyksiä kielikeskuksen sisäiseen auditointiin
• Auditointikysymyksiä johdon sisäiseen auditointiin

 

Auditointiryhmän havainnot ja suositukset

 

Havaintojen perusteella auditointiryhmä suosittelee seuraavia toimenpiteitä laatujärjestelmän kehittämiseksi. Auditointiryhmä suosittelee, että osa kehittämiskohteista toteutetaan jo ennen ulkoista auditointia ja osa pidemmällä tähtäimellä.

 

Auditointiryhmän suositukset ennen auditointia

Auditointiryhmä suosittelee että:

• yliopisto antaa ohjeet, mitä tiedekuntatason laatudokumentaatiossa vähimmillään edellytetään
• yliopisto selkiyttää, mitä ja miten arviointi- ja seurantatietoa hyödynnetään toiminnan kehittämisessä,
• yliopisto määrittelee ja resurssoi laatujärjestelmän seurannan ja kehittämisen vastuut yliopistotasolla,
• yliopiston yhteistyöelinten tehtävät, valintatapa ja toimikauden pituus dokumentoidaan kaikilla organisaatiotasoilla,
• yliopiston yksiköihin nimetään pysyvät laatuvastaavat, joilla on riittävät toimintaedellytykset,
• TETRit organisoituvat ja pitävät vähintään yhden kokouksen ennen ulkoista auditointia,
• yhteistyöelinten kokousten muistiot ovat julkisia,
• opiskelijoiden opintopolku kuvataan laatukäsikirjassa,
• yliopisto huolehtii tärkeimpien sidosryhmien tiedottamisesta laatujärjestelmästä ja tulevasta auditoinnista
• kansainvälisen toiminnan tukipalveluiden vastuunjakoa selkiytetään erityisesti henkilökunnalle suunnattujen palveluiden osalta,
• yliopisto määrittelee ne ohjeet, joiden pitää olla saatavilla suomen kielen ohella myös englannin kielellä.

Auditointiryhmän suositukset pidemmällä aikavälillä

Auditointiryhmä suosittelee että:

• sisäiset auditoinnit otetaan pysyväksi käytännöksi ja niitä toteutetaan säännöllisesti esimerkiksi 2-3 vuoden välein,
• tukipalveluyksiköiden päätöksenteko-, arviointi- ja kehittämisprosesseja selkiytetään,
• kaikkiin yliopiston toiminnan kannalta kriittisiin tehtäviin, joiden hoitaminen on usean eri yksikön vastuulla, perustetaan pysyvät kehittämistiimit/-työryhmät (esimerkiksi kansainvälisen toiminnan tukipalvelut),
• yliopisto jatkaa koko organisaation läpäisevien tehtävien ja vastuiden tunnistamista sekä prosessien ja palveluiden kuvaamista (työ aloitettu ns. vastuumatriisissa),
• yliopisto tunnistaa yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän kokonaisuuden ja määrittelee tehtäviin liittyvät vastuut,
• päätettyjen kehittämistoimenpiteiden resurssoinnista huolehditaan,
• yliopisto tehostaa ETANA-järjestelmän käyttöä opintojen edistymisen seuraamisessa,
• tiedekuntien koulutustoimikunnat ja OKTR:t seuraavat säännöllisesti ETANAn tilastoja.

Auditointiryhmä on esitellyt sisäisen auditoinnin keskeisimpiä havaintoja ja kehittämissuosituksia koko yliopistoyhteisölle avoimessa seminaarissa 3.9.2009.

• Ks. Sisäisen auditoinnin seminaarin ohjelma ja materiaalit.

Yksiköille toimitettujen sisäisten auditoinnin raporttien pohjalta on koottu kaikkien yksiköiden käyttöön sisäisessä auditoinnissa esiinnousseita hyviä käytäntöjä:

• Ks. Sisäisessä auditoinnissa 2009 esiin nousseita hyviä käytäntöjä auditointikohteittain

Sisäisen auditoinnin tulosten ja auditointiryhmän suositusten käsittely yliopiston toimielimissä

Auditointiryhmä on koonnut auditointivierailuiden jälkeen keskeisimmät havainnot ja suositukset vierailtavan yksikön laadunvarmistuksen hyvistä käytännöistä ja kehittämiskohteista. Havainnoista on koostettu yksiköille raportti viikon sisällä vierailusta. Raportit on laadittu yksiköiden omaan käyttöön, mutta yksiköt voivat halutessaan julkaista raportin ja jakaa sitä haluamilleen kohderyhmille. Yliopisto suosittelee, että yksiköt käsittelevät sisäisen auditoinnin havaintoja tarvittavissa yhteistyö- ja päätöksentekoelimissä.

Yliopistotasolla sisäisen auditoinnin tuloksia ja auditointiryhmän suosituksia käsitellään syksyllä 2009 Laatutyön ohjausryhmässä TOPQA:ssa (4.9.), Tiedeneuvostossa (9.9.), Korkeakouluopetuksen kehittämistoimikunnassa KOTKA:ssa (21.9.) sekä yliopiston uudessa hallituksessa (6.10.) ja vanhassa hallituksessa (14.10.).

 

Lisätietoja sisäisestä auditoinnista

Lisätietoja sisäisestä auditoinnista antavat:

Tytti Tenhula, suunnittelija
Opetuksen kehittämisyksikkö
tytti.tenhula(at)oulu.fi
p. (08) 553 4021
gsm 040-588 2327

Suvi Eriksson, laatutyön koordinaattori
Hallintopalvelut
suvi.eriksson(at)oulu.fi
p. (08) 553 4039
gsm 040-0206994

Rauli Svento, vararehtori
rauli.svento(at)oulu.fi
puh. (08) 553 2912