Laatutyön toimijat ja vastuut

 

Laatutyö on jokaisen yliopistolaisen vastuulla

Toiminnan kehittämisen mallin periaatteiden, tavoitteiden sekä laadun määritelmän mukaisesti Oulun yliopistossa laatutyö on jokaisen yliopistolaisen vastuulla.

Mallin tärkeänä periaatteena on yhteistyö, mikä näkyy käytännössä systemaattisina yhteistyörakenteina kaikilla toiminnan tasolla. Yhteistyörakenteilla halutaan varmistaa kaikkien henkilöstöryhmien, opiskelijoiden sekä sidosryhmien mahdollisuudet osallistua yliopiston toiminnan kehittämiseen. Malli tunnistaa toiminnan laadun kokonaisuuden tasolla tarkoituksenmukaiseksi ja hyvin tehdyksi arkiseksi työksi, jota jokainen yliopistolainen tekee oman itsensä, tieteenalansa ja työyhteisönsä hyväksi.

Yliopiston laadunvarmistuksen tarkemmat vastuumäärittelyt löytyvät tästä käsikirjasta yksityiskohtaisista kuvauksista kunkin ydintoiminnon laadunvarmistuksen (tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän laadunvarmistus) sekä johtamisen ja toiminnanohjauksen kuvauksista ja näiden lisäksi erillisistä yliopiston perus-, erillis- ja tukipalveluyksiköiden laatukäsikirjoista. Tärkeä vastuumäärittelyn työkalu Toiminnan kehittämisen mallin rakennusvaiheessa on ollut tukipalveluiden vastuumatriisi, jonka avulla on selkiytetty ydintoimintojen ja tukipalvelujen välistä yhteyttä ja vastuunjakoa sekä tunnistettu ja selkiytetty tukipalveluiden tehtäviä ja vastuita tutkimuksen ja koulutuksen kriittisiin tehtäväkokonaisuuksiin liittyen.

 

Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet

Yliopistossa on paljon virallisia ja epävirallisia yhteistyörakenteita toiminnan kaikilla tasoilla. Yhteistyörakenteilla halutaan varmistaa kaikkien henkilöstöryhmien, opiskelijoiden sekä sidosryhmien mahdollisuudet osallistua yliopiston toiminnan kehittämiseen.

Kuviossa 6 on esitetty kokonaisuutena toiminnan kehittämisen mallin tärkeimmät vastuulliset yhteistyöelimet toiminnoittain yliopiston eri tasoilla. Yliopistossa toimii myös lukuisia muita työryhmiä, tiimejä sekä systemaattisia palaveri- ja yhteistyökäytäntöjä, joilla on oma roolinsa toiminnan laadun varmistamisessa. Yhteistyöelinten vastuut sekä yliopistossa toimivat työryhmät ja tiimit määritellään tarkemmin tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän osalta niitä koskevissa luvuissa. Yliopiston erilaisten työryhmien selailuun on yliopiston www-sivuilla käytettävissä TYTTI-rekisteri. TYTTI-rekisteri sisältää kaikki yliopiston hallituksen, rehtorin ja hallintopalveluiden nimittämät työryhmät, toimikunnat, johtokunnat ja vastaavat. Yliopiston viralliset päätöksentekoelimet esitellään luvussa Laatujärjestelmä, toiminnanohjaus ja johtaminen. Päätöksentekoelinten tehtävät ja yksityiskohtainen vastuunjako löytyy yliopiston hallintojohtosäännöstä.

 

Kuvio 6. Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet toiminnoittain yliopiston eri tasoilla. *Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistukseen liittyvää tukipalvelua on tarjolla hallintopalveluiden useassa eri yksiköissä. Vastuut on määritelty tarkemmin luvussa Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistus.

 

Toiminnan kehittämisen mallin valmistelu ja rakentaminen

Oulun yliopiston laatujärjestelmää on valmistellut rehtorin asettama Laatutyön ohjausryhmä, TOPQA (Tutkimus, Opetus, Palvelut, Quality, Assurance). Työryhmä on asetettu vuosille 2007–2009 ja sen puheenjohtajana on toiminut vararehtori Rauli Svento . Ohjausryhmä on vastannut Oulun yliopiston laatujärjestelmän eli toiminnan kehittämisen mallin rakentamisesta ja hyödyntämisestä yhteistyössä yksiköiden ja hallintopalveluiden kanssa. Ohjausryhmä on ottanut työssään huomioon yliopiston tiedonhallinnan kokonaisuuden ja sen kehittämistarpeet.

TOPQAn jäsenet (9.9.2009):

vararehtori Rauli Svento , puheenjohtaja
vararehtori Riitta Keiski
vararehtori Heikki Ruskoaho
hallintojohtaja Hannu Pietilä
johtaja Leila Risteli
vs. johtaja Asko Karjalainen
kehittämispäällikkö Mailis Aaltonen
professori Jaakko Kujala
tutkija Osmo Kauppila
opiskelija Milja Seppälä
suunnittelija Tytti Tenhula
suunnittelija Katariina Alha
laatutyön koordinaattori Suvi Eriksson , sihteeri
suunnittelija Jenni Harju , sihteeri

TOPQAn päätösten toimeenpanosta on huolehtinut laatutyön koordinaattori sekä laatutyön tiimi, johon kuuluvat koordinaattori Suvi Eriksson in lisäksi kehittämispäällikkö Mailis Aaltonen , suunnittelija Jenni Harju , suunnittelija Tytti Tenhula , suunnittelija Katariina Alha sekä tutkimusasiamies Rauno Kenakkala .

Toiminnan kehittämisen mallia on kehitetty yhteistyössä kolmen laatutyön pilottilaitoksen kanssa vuodesta 2005 lähtien. Pilotteina ovat olleet biologian laitos, humanistinen tiedekunta sekä prosessi- ja ympäristötekniikan osasto. Pilottilaitokset ovat muun muassa testanneet ja kehittäneet työkaluja laatujärjestelmän dokumentointiin ja arviointiin.

Yliopiston yksiköihin on Toiminnan kehittämisen mallin rakennusvaiheessa perustettu laatutiimejä, jotka ovat vastanneet malliin liittyvästä toimeenpanosta ja laatudokumentaation koordinaatiosta. Yksiköiden laatutiimeille sekä opiskelija-aktiiveille on järjestetty laatutyön koulutusta syksyn 2008 ja kevään 2009 aikana:

• Laatutyön asiantuntija -koulutus yksiköiden laatutiimeille
• Laatutyöpaja opiskelijoille

Toiminnan kehittämisen mallin ylläpito

Yliopiston hallitus vastaa Toiminnan kehittämisen mallista. Sen vastuulla on seurata, arvioida ja kehittää laatujärjestelmää. Hallitus hyväksyy mallin yleiset periaatteet ja käytännöt sekä niihin tehtävät muutokset.

Yliopiston kehittämispäällikkö vastaa kokonaisuuden tasolla siitä, että Toiminnan kehittämisen malli on päätettyjen periaatteiden mukainen ja että laatudokumentaatio on riittävä ja ajantasainen. Hän huolehtii myös, että Toiminnan kehittämisen mallia käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla, ja että se kattaa kaikki yliopiston toiminnot ja yksiköt. Tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän vastuullinen johto sekä Tutkimus- ja koulutusneuvostot vastuullisten vararehtorien johdolla vastaavat hallitukselle ydintoimintojen laadusta ja esittävät tarvittaessa hallitukselle Toiminnan kehittämisen mallin käytäntöihin tarvittavia muutoksia.

 

Toiminnan kehittämisen mallin arviointi

Yliopisto-organisaation erityisluonteen vuoksi toiminnan laadun varmistaminen edellyttää yliopistolta jatkuvaa valmiutta muutokseen sekä joustavia ja jatkuvasti kehittyviä ratkaisuja. Toiminnan kehittämisen mallin kehittämiskohteita havaitakseen yliopisto hyödyntää esimerkiksi sisäisiä ja ulkoisia auditointeja sekä vertailevaa yhteistyötä kansallisten ja kansainvälisten yhteistyökumppanien kanssa.

Toiminnan kehittämisen mallin rakentamisvaiheen arvioinnissa on ollut keskeistä yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille järjestetty koulutus, jonka aikana mallia on arvioitu kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti jatkuvasti. Lisäksi useat rakentamisvaiheessa käydyt tiedekunta- ja yksikkökohtaiset keskustelut ovat olleet merkittävä mallin arvioinnin menetelmä. Yliopistoyhteisö ja sidosryhmät voivat antaa yliopiston laatujärjestelmästä palautetta laatutyön www-sivuilla olevan palautelomakkeen avulla. Palautteet käydään ensin läpi ja niihin reagoidaan virkamiestyönä. Tarvittaessa kysymykset ja palautteet käsitellään Laatutyön ohjausryhmä TOPQAssa.

 

Sisäiset auditoinnit

Yliopisto toteuttaa määräajoin sisäisen auditoinnin, jolla arvioidaan onko yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä sille asetettujen tavoitteiden ja periaatteiden mukainen. Lisäksi sisäisen auditoinnin avulla tunnistetaan Toiminnan kehittämisen mallin vahvuudet ja esitetään mahdolliset kehittämiskohteet sekä yliopiston että sen yksiköiden tasolla. Tavoitteena on auttaa yksikköjä kehittämään toimintansa laatua ja oppimaan muiden yksiköiden hyvistä käytännöistä.

Vuonna 2009 toteutettiin ensimmäinen koko laatujärjestelmää koskeva sisäinen auditointi (1), joka jakautui kahteen osaan; varsinaiseen sisäiseen auditointiin sekä tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointiin. Sisäisen auditoinnin vierailu- ja haastattelukohteina oli otos yliopiston perus- ja erillisyksiköistä sekä tukipalveluista. Auditoijina toimivat tehtävään perehdytetyt yliopistolaiset. Yliopiston tutkimus- ja koulutusneuvostot sekä hallitus päättävät sisäisen auditoinnin havaintojen perusteella tarvittavista kehittämisen kohteista ja toimenpiteistä laatujärjestelmän kehittämiseksi suhteessa yliopistouudistukseen. Hallitus päättää niistä toimenpiteistä, joiden avulla malli sovitetaan yliopiston uuteen olomuotoon ja toiminnanohjauksen kokonaisuuteen.

Laatutyön ohjausryhmä TOPQA valmistelee vuoden 2009 aikana arviointikehikon Toiminnan kehittämisen mallin sisäisiä auditointeja varten. Kehikon kehittämisessä hyödynnetään sisäisen auditoinnin ja tutkimuksen kehittämistoiminnan arvioinnin havaintoja sekä muita laatujärjestelmään liittyviä selvityksiä ja opinnäytteitä.

 

Ulkoiset auditoinnit

Mallin ulkoisessa arvioinnissa olennaisessa osassa ovat yliopiston yhteistyökumppanit sekä Korkeakoulujen arviointineuvoston ulkoinen auditointi. Toiminnan kehittämisen malli auditoidaan Korkeakoulujen arviointineuvoston suunnitelman mukaisesti kuuden vuoden välein. Ensimmäisen kerran ulkoinen auditointi toteutetaan marraskuussa 2009.

 

Toiminnan kehittämisen mallin kehittäminen

Mallin rakentamisvaiheessa sen kehittäminen on ollut laatutyön ohjausryhmä TOPQAn vastuulla. Jatkossa toiminnan kehittämisen mallin kehittämisestä vastaa kokonaisuuden tasolla yliopiston kehittämispäällikkö sekä hallitus. Kehittämiskohteita havaitaan arviointi- ja vertailutiedon avulla sekä etsimällä jatkuvasti parempia tapoja varmistaa toiminnan laatu. Yliopiston yksiköt voivat jatkuvasti kehittää Toiminnan kehittämisen mallin yksikkökohtaisia käytäntöjä omaa toimintaa parhaiten tukeviksi.

Yliopisto on tehnyt mallin rakentamisvaiheessa vertailevaa yhteistyötä laatujärjestelmän kehittämiseksi sisäisten auditointien ja koulutusten kautta sekä ulkoisesti monialaisten yliopistojen yhteistyöhankkeessa (2) Tampereen ja Jyväskylän yliopistojen kanssa. Kuopion yliopiston kanssa on tehty yhteistyötä sekä toiminnanohjauksen että laatujärjestelmän kehittämiseksi vuodesta 2005 lähtien. Lisäksi yliopisto on toiminut aktiivisesti laatuyhdyshenkilöiden valtakunnallisessa verkostossa. Lisäksi yliopisto on aloittanut keväällä 2009 mallin kehittämiseen liittyvän benchmarking-hankkeen Luulajan teknillisen yliopiston kanssa (3). Myös molempien yliopistojen ylioppilaskunnat osallistuvat hankkeeseen aktiivisesti.

 

Alaviitteet

(1) Lisäksi esimerkiksi vuonna 2000 on toteutettu opetuksen itsearviointijärjestelmää koskeva “Kotkan silmä” -sisäinen auditointi.

(1) OPM:n rahoittama Monialaisten yliopistojen yhteinen laadunkehittämisen hanke vuosille 2005–2008, jossa ovat mukana Oulun, Jyväskylän ja Tampereen yliopistot.

(2) Oulun yliopiston ja Luulajan teknillisen yliopiston laatuyhteistyöstä sovittiin Luulajaan kohdistuneella vierailulla 21.4.2009. Laatujärjestelmän kehittämiseen perustuvan benchmarking-yhteistyön tarkastelukohteina ovat ensivaiheissa opiskelijoiden osallistuminen yliopiston toiminnan kehittämiseen, kansainvälisen toiminnan tukipalveluiden organisointi sekä opettajankoulutuksen käytännöt.