Tukipalveluiden laadunvarmistus

 

Tukipalvelut avustavat ydintoimintoja ja huolehtivat yliopistolle asetetuista viranomaistehtävistä. Tukipalvelut tukevat tutkimusta, opetusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutustehtävää. Yliopiston tulos syntyy perus- ja tukipalveluyksiköiden yhteistyönä.

 

Tukipalvelujen organisointi Oulun yliopistossa

Tukipalveluja tuotetaan eri organisaatiotasoilla. Keskitetysti tukipalveluja tuottavat yliopiston hallintopalvelut, jotka jakaantuvat tätä varten vastuualueyksiköihin eli tukipalveluyksiköihin. Vastuualueen johtaja/päällikkö johtaa, kehittää ja valvoo alueensa toimintaa sekä vastaa alueensa tuloksellisuudesta ja taloudesta hallintojohtajalle. Hallintojohtaja ratkaisee epäselvissä tapauksissa, mille vastuualueelle asia kuuluu. Vastuualuejakoa kuvaava organisaatiokaavio on esitetty kuviossa 14. Hallintopalveluihin kuuluu tämän lisäksi yhteistä henkilöstöä, joka vastaa muun muassa asiakirjahallinnosta. Tukipalveluita tuottavia erillisiä yksiköitä ovat esimerkiksi kirjasto ja koe-eläinkeskus, jotka eivät ole organisatorisesti hallintopalveluiden alaisia tukipalveluyksiköitä, vaan erillislaitoksia. Tiedekunnissa talous-, henkilöstö- ja opintohallinnon palveluja on keskitetty palvelupisteisiin, joissa työskentelee hallintopalveluiden henkilöstöä. Tukipalveluja, esimerkiksi tutkimuksen tukipalveluja, tuotetaan myös tiedekunnissa sekä yliopiston perusyksiköissä sekä erillisissä yksiköissä. Tiedekunnan toimintaa johtaa dekaani ja tiedekunnan tukipalveluiden organisoinnin keskeinen vastuuhenkilö on tiedekunnan hallintopäällikkö.

Ydintoimintaa tukevien prosessien erityispiirre on se, että saman tukipalveluprosessin tuottamiseen voi osallistua useampia eri organisaatioyksiköitä. Yliopiston etu on, että koko tukipalveluprosessi sujuu laadukkaasti siinäkin tapauksessa kun sen eri osaprosesseja on toteuttamassa eri organisaatioyksiköiden tukipalveluhenkilöstöä. Koska perus- ja tukipalveluyksiköiden toiminnan luonne erilainen, kokonaisuuden laadunhallinta on haastavaa.

 

HALLINTOPALVELUT
Henkilöstö- palvelut	Opetus- ja opiskelija-palvelut	Talous- palvelut	Tieto-hallinto-palvelut	Tilapalvelut	Tutkimus- palvelut	Viestintä- palvelut
Hallintopalveluiden johtoryhmä
Henkilöstö- johtaja	Johtaja	Talous- johtaja	Tieto-hallinto-johtaja	Tilapalvelu-päällikkö	Johtaja	Viestintä- päällikkö
HALLINTOJOHTAJA
REHTORI

Kuvio 14. Hallintopalveluiden vastuualueet. Ks. myös hallintopalveluiden verkkosivusto.

 

Tukipalveluiden toiminnan tavoitteet

Tukipalveluyksiköillä on toiminnallista ja rakenteellista omaleimaisuutta riippuen siitä, millaista asiantuntemusta palvelutehtävä edellyttää. Tämän omaleimaisuuden tunnistaminen ja edelleen kehittäminen siten, että ydintoiminnoille koituva hyöty maksimoituu, on tukipalveluiden laatuajattelun keskiössä. Laadukas ja tarkoituksenmukainen tukipalvelu:

• turvaa ydintoimintojen sujuvan ja keskeytyksettömän hoitamisen,
• kehittää palveluitaan yhteistyössä ydintoimintojen ja yhdessä muiden tukipalvelutoimijoiden kanssa
• ohjaa ja opastaa asiantuntemuksensa alueella,
• ylläpitää asiantuntemustaan ja kykenee tuottamaan uusimpaan tietoon/teknologiaan pohjautuvaa palvelua,
• on kustannustietoinen oman toimintansa suhteen,
• viestii vastuualueensa asioista käyttäjälähtöisesti sekä tuottaa omalta vastuualueeltaan tarkoituksenmukaista tietoa yliopiston muiden yksiköiden käyttöön,
• seuraa korkeakoululaitoksen kehitystä ja korkeakoulutuksen ympäristössä tapahtuvia muutoksia ja reagoi niihin esim. henkilöstönsä osaamista kehittämällä,
• seuraa ja arvioi systemaattisesti omaa toimintaansa sekä reagoi havaittuihin kehittämistarpeisiin.

Tukipalveluiden laadunvarmistus ja laadunvarmistuksen käytännöt noudattavat toiminnan kehittämisen mallin periaatteita: yhteistyö, kehittävä arviointi ja hyvien käytäntöjen levittäminen.

 

Tukipalvelujen toiminnan arviointi ja kehittäminen

Keskitettyjen tukipalveluiden toimintaa kehitetään ja arvioidaan hallintopalveluiden johtoryhmässä, joka kokoontuu viikoittain käsittelemään tukipalveluiden ajankohtaisia kysymyksiä. Hallintopalveluiden johtoryhmään kuuluvat hallintojohtaja sekä tukipalveluyksiköiden johtajat/päälliköt. Tukipalveluyksiköiden tulosta ja tavoitteita tarkastellaan myös vuosittain hallintopalveluiden rehtorin kanssa käymissä tulosneuvotteluissa.

Tukipalveluyksiköt kehittävät ja arvioivat omaa toimintaansa valitsemiensa menetelmien ja käytäntöjen pohjalta. Näitä menetelmiä ja käytäntöjä on kuvattu kunkin yksikön www-sivulla.

Tukipalveluyksiköiden johtajat (palveluprosessijohtajat) vastaavat kukin oman vastuualueensa tukipalveluprosessien yhtenäisyydestä, kokonaisresursoinnista ja kehittämisestä. Keskitetysti tuotettujen tukipalvelujen kokonaislaatua seuraa ja arvioi yliopiston johtoryhmä, johon kuuluvat rehtoraatti, hallintojohtaja ja talousjohtaja.

 

Päivitetty 16.3.2011