Opetuksen kehittämisyksikön laadunvarmistuskäytännöt

 

Seuraavassa on kuvattu lyhyesti opetuksen kehittämisyksikön laadunvarmistuskäytäntöjä eli käytäntöjä, joilla yksikkö suunnittelee, toteuttaa, arvioi ja kehittää omaa toimintaansa.

Kuviossa 1 käytännöt on kuvattu "Demingin ympyrän" mukaisesti. Sivun lopussa kuviossa 2 samat laadunvarmistuskäytännöt on ryhmitelty Toiminnan kehittämisen mallin periaatteiden eli yhteistyön, kehittävän arvioinnin ja hyvien käytäntöjen levittämisen mukaisesti.

 

Kuvio 1. Opetuksen kehittämisyksikön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja kehittämisen käytäntöjä.

 

YHTEISTYÖKÄYTÄNNÖT

Yksikköpalaverit. Yksikön työntekijät kokoontuvat kahden viikon välein yksikköpalaveriin, jossa käydään läpi ajankohtaisia asioita sekä suunnitellaan ja kehitetään yhdessä opetuksen kehittämistoimintaa. Palavereista tehdään muistiot, jotka tallennetaan jaettuun OPKEH1-kansioon (ks. näyte muistiosta). Yksikköpalaverikäytäntö on ollut käytössä vuodesta 2000 alkaen.

Laatutiimi. Yksikköön on perustettu laatutiimi 1.9.2008. Laatutiimin tehtävänä on dokumentoida, systematisoida ja kehittää yksikön laadunvarmistuskäytäntöjä. Laatutiimi jäseniä ovat Merja Maikkola, Titta Koski, Tiina Salmijärvi ja Tytti Tenhula.

Varahenkilöjärjestelmä. Yksikössä otetaan vuoden 2009 aikana käyttöön varahenkilöjärjestelmä. Jokaiselle työntekijälle nimetään varahenkilö, joka vastaa varsinaisen/päävastuullisen työntekijän kriittisistä työtehtävistä sairaustapauksissa. Varahenkilöt perehdytetään tehtäviin.

Työryhmien ja tiimien jäsenyydet. Yksikön työntekijät toimivat jäseninä useissa eri yliopiston työryhmissä ja tiimeissä. Jäsenyydet on lueteltu toimintakertomuksen liitteessä 6.

Vararehtoritapaamiset. Yksikön esimies tapaa opetuksesta vastaavan vararehtorin kanssa säännöllisesti noin kerran kuukaudessa. Vararehtori osallistuu myös muutaman kerran vuodessa OKYn yksikköpalavereihin. Käytäntö on ollut käytössä vuodesta 2004 alkaen.

Päällikkötapaamiset. Opetus- ja opiskelijapalveluiden johtaja ja yksiköiden päälliköt kokoontuvat kerran kuukaudessa yhteiseen palaveriin.

Yliopiston strategian ja koulutuksen toimenpideohjelman laadintaan osallistuminen.

Laitoskierrokset. Yksikön työntekijät vierailevat säännöllisesti Oulun yliopiston yksiköissä, mm. OKTR-kokouksissa, ja keskustelevat perusyksiköiden työntekijöiden kanssa opetukseen liittyvistä ajankohtaisista asioista. Systemaattisia kaikki yksiköt kattavia laitoskierroksia on tehty vuodesta 1992 lähtien keskimäärin kahden vuoden välein.

KOTKA-yhteistyö. KOTKA on Oulun yliopiston koulutuksen yhteistyöelin yliopistotasolla. Opetuksen kehittämisyksikön edustaja toimii toimikunnan sihteerinä.

Koulutusyhteistyö. Okylla on ollut edustaja HeKe-tiimissä, jossa henkilöstökoulutusta tuottavien yksiköiden edustajat suunnittelevat henkilöstön kehittämistä ja henkilöstökoulutusta. Kaikista yksikön järjestämistä koulutuksista tiedotetaan henkilöstökoulutusportaalissa. Käytäntö lisää koulutusten läpinäkyvyyttä, tehostaa tiedotusta ja helpottaa koulutusyhteistyötä eri järjestäjätahojen välillä. Järjestetyistä koulutuksista ja osallistujien suorituksista ylläpidetään koulutusrekisteriä.

 

KEHITTÄVÄN ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖT

Palaute koulutuksista. Pääsääntöisesti kaikista yksikön järjestämistä koulutuksista kerätään osallistujapalautetta. Yksikkö on ottanut käyttöön yhteisen palautelomakkeen. Kouluttajat hyödyntävät palautetta tulevia koulutuksia suunnitellessaan. Palautetta käsitellään laatutiimissä ja yksikköpalavereissa ja sitä hyödynnetään yksikön opetussuunnitelman ja koulutusprosessin kehittämisessä. Keskeiset havainnot palautteesta raportoidaan toimintakertomuksessa.

Avoin palaute verkossa. Yksikön www-sivuilla on palautelomake, jonka kautta kuka tahansa voi antaa anonyymia palautetta yksikön toiminnasta.

Kehityskeskustelut. Yksikön esimies järjestää kaksi kertaa vuodessa kehityskeskustelut kaikkien työntekijöiden kanssa. Toinen keskusteluista keskittyy työntekijän kehittymiseen ja toinen työssä suoriutumiseen (VPJ). Käytäntö on ollut käytössä vuodesta 1998 alkaen.

Henkilöstön vuosiraportit. Yksikön työntekijät raportoivat vuosittain työtehtävistään esimiehelle (esim. järjestetyt tilaisuudet ja koulutukset, työryhmien jäsenyydet, tuotetut julkaisut). Esimies hyödyntää raportteja mm. toimintakertomusta laatiessaan. Ks. vuosiraporttipohja.

Henkilöstösuunnitelma. Yksikön oma kolmivuotinen henkilöstösuunnitelma on laadittu ensimmäisen kerran vuonna 2007.

Hankeraportit. Kaikista yksikön koordinoimista hankkeista tehdään vuosittain hankeraportti. Hankkeet dokumentoivat myös muutoin toiminnastaan ja julkaisevat koulutusmateriaalia avoimessa verkossa.

Toimintakertomus. Yksikön toiminnasta koostetaan vuosittain toimintakertomus. Toimintakertomuksen pohjaksi jokainen työntekijä toimittaa henkilökohtaisen raportin omien vastuualueidensa osalta, joiden pohjalta yksikön esimies koostaa yhteisen raportin. Käytäntö on ollut olemassa vuodesta 1992 lähtien.

Strategia- ja kehittämispäivät. Yksikön työntekijät kokoontuvat kaksi kertaa vuodessa yhteiseen kehittämispäivään, joissa yhdessä suunnitellaan ajankohtaisia asioita.

 

HYVIEN KÄYTÄNTÖJEN LEVITTÄMINEN

WWW-sivut. Yksikön www-sivut ovat osoitteessa http://www.oulu.fi/oky/. Sivuilla kuvataan yksikön tehtävät ja palvelut sekä jaetaan yksikön tuottamaa materiaalia.

Yksikön manuaali. Yksikkö on tehnyt vuosina 2005 ja 2006 manuaalin, jossa on kuvattu yksikön organisaatio, ydintoiminnot ja tulokset. ks. Manuaali 2006. Vuodesta 2007 lähtien manuaalin laatimisesta on luovuttu (manuaalissa kuvatut asiat löytyvät yksikön www-sivuilta, toimintakertomuksesta sekä vuodesta 2010 alkaen laaditavasta kolmivuotisesta toimintasuunnitelmasta).

Prosessikuvaukset. Yksikkö on laatinut prosessikuvaukset keskeisistä toimintansa rutiiniprosesseista ensimmäisen kerran vuonna 2005. Kuvaukset löytyvät yksikön jaetusta OPKEH1-kansiosta ja niitä käytetään mm. uuden työntekijän perehdytyksessä. Kuvauksia päivitetään noin kerran vuodessa.

Verkkojulkaisut. OKYn tuottaa ja julkaisee yliopistopedagogista tutkimusta ja käytännönläheistä pedagogista opetusmateriaalia yliopisto-opettajille ja opiskelijoille viidessä julkaisusarjassa. Tuotamme myös yliopistopedagogiseen koulutukseen tarkoitettua video-oppimateriaalia. Julkaisut ja videot ovat vapaasti saatavilla verkossa.

Uusien työntekijöiden perehdyttämisestä vastaa yksikön esimies tai hänen nimeämänsä työntekijä yksikön laatiman ohjeen pohjalta.

Työntekijöiden osaamisen kehittäminen. Yksikön työntekijät voivat osallistua työajalla henkilöstö- tai täydennyskoulutukseen, joka tukee työssä kehittymistä. Työntekijöillä on halutessaan mahdollisuus saada työnohjausta. Kouluttautumisesta ja työnohjauksesta sovitaan yksikön esimiehen kanssa kehityskeskusteluissa.

OpinTori. OpinTori-tapahtuma on kahden vuoden välein keväisin järjestettävä tapahtuma, jossa esitellään ja levitetään Oulun yliopiston opetuksen, ohjauksen, opiskelun ja oppimisen hyviä käytäntöjä. Ohjelma rakentuu kutsuttujen pääpuhujien ja yliopiston oman henkilökunnan ja opiskelijoiden esitysten ympärille. OKY vastaa tapahtuman järjestelyistä.

KOTKAn katselmukset. OKY organisoi tilaisuuksia, joissa KOTKA:n kehittämismäärärahaa saaneet yliopistolaiset esittelevät hankkeitaan.

Pedamuisti - hyvien käytäntöjen tietopankki. Peda-forum-verkosto on toteuttanut valtakunnallisen Pedamuisti-sovelluksen, joka on otettu käyttöön vuonna 2009. OKY edistää Oulun yliopiston hyvien käytäntöjen dokumentointia Pedamuistiin (ensimmäisessä vaiheessa YPE-opintojen opiskelijoiden kehittämishankkeiden osalta).

Valtakunnallinen yhteistyö ja benchmarking. Yksikkö tekee tiivistä yhteistyötä muiden yliopistojen vastaavien yksiköiden kanssa mm. valtakunnallisen Peda-forum-verkoston kautta. OKY on koordinoidut Peda-forumia sen perustamisesta, vuodesta 1994, lähtien.

Kansainvälinen yhteistyö ja benchmarking. Yksikkö tekee yhteistyötä opetuksen kehittämisessä pohjoismaisten, eurooppalaisten ja kansainvälisten toimijoiden ja verkostojen kanssa (esim. ICED-verkosto).

Kuvio 2. Opetuksen kehittämisyksikön laadunvarmistuskäytännöt.

Lisätietoja

Merja Maikkola
merja.maikkola(at)oulu.fi (08) 553 4024
0400 840 380

Tytti Tenhula
tytti.tenhula(at)oulu.fi
(08) 553 4021
040 588 2327

---

> Laatukäsikirja wikissä

> Ks. Koulutuksen laadunvarmistus