Ohjeet opetusvirkojen täyttömenettelystä Oulun yliopistossa

Oulun yliopisto 10.10.2001

TAUSTAA

24.10.1994 Oulun yliopiston hallitus teki päätöksen, jonka mukaisesti yliopistoomme perustettiin ensimmäisenä Suomessa opetuksen meritointijärjestelmä. Sen mukaan tutkimus- ja opetusansiot tuli ottaa molemmat huomioon opetusvirkoja täytettäessä niin, että tutkimusmeriittien ohella opetusansiot huomioidaan tasavertaisesti. Viran opetus- tai tutkimuspainotteisuuden mukaan molempia ansioita voi painottaa erikseen. Päätökseen sisältyi suositus portfolion käyttämisestä opetusansioiden dokumentointivälineenä. Virallinen meritointipäätös on tämän jälkeen tehty muissakin maamme yliopistoissa ja myös portfoliomenetelmä on otettu laajalti käyttöön. Tieteentekijöiden liitto ja Professoriliitto ovat myös tehneet oman portfoliosuosituksensa.

Oulun yliopisto kehitti meritointijärjestelmän tämän sektorin suomalaiseksi pilotiksi. Yliopiston opetuksen kehittämisyksikkö on seurannut järjestelmän käyttöönottoa, soveltamista ja siihen liittyviä kehittämistarpeita tiiviisti. Seuranta on tapahtunut portfoliokoulutusten yhteydessä, osana laitosten vuosittaista itsearviointia ja haastattelujen avulla. Viimeisin haastattelu tehtiin kesällä 2000 tiedekuntien professoreille.

Seurannan tulokset osoittavat, että meritointijärjestelmää ja portfolioiden arviointia toteutetaan tiedekunnissa ja laitoksilla hyvin eri tavoin. Myönteinen asenne on yleistä, mutta ongelmaksi koetaan selkeän ohjeistuksen ja yhteisten pelisääntöjen puute. Hallituksen päätöksen sanamuoto menettelytavoista ei ole riittävän kattava eikä yksityiskohtainen. Toiminnan selkiyttämiseen on tarvetta, ja kokemusta on kertynyt riittävästi täsmällisempien ohjeiden antamiseksi. Keväällä 2000 Oulun yliopiston hallitus asetti vararehtori Jouni Koiso-Kanttilan johdolla työryhmän laatimaan tiedekuntia ja laitoksia varten selkeämmät ja yksityiskohtaisemmat ohjeet opetusansioiden arvioinnista. Työryhmään nimettiin seuraavat henkilöt:

Vararehtori Jouni Koiso-Kanttila pj. 
Koulutuspäällikkö Asko Karjalainen, 
siht. Hallintojohtaja Hannu Pietilä 
Kehitysjohtaja Paavo Sippola 
Yliassistentti Arja Rautio 
Opiskelija Marianne Isola

Työnsä taustaksi työryhmä sai katsauksen opetuksen meritointijärjestelmän valtakunnallisesta tilanteesta ja Helsingin yliopistossa tehdystä päätöksestä opetus- ja tutkimusvirkojen järjestelmän kehittämiseksi. Järjestelmässä on portfolioarviointi kytketty osaksi henkilön urakehitystä. Tällaista näkökulmaa meritoitumiseen tulisi selvittää myös Oulun yliopistossa, mutta työryhmä päätti keskittyä kuitenkin erityisesti opetusportfolioiden arvioinnin yhdenmukaisen käytännön kehittämiseen. Selkeiden ohjeiden olemassaolo lisää arvioinnin luotettavuutta ja helpottaa järjestelmän soveltamista. Myös opetusvirkojen täytön kokonaisprosessia ja siihen liittyviä työvaiheita on syytä ohjeistaa nykyistä selkeämmin. Työryhmällä oli käytössään rehtorien neuvoston 12.12.2000 hyväksymä suositus professorien virantäyttömenettelyn kehittämiseksi. Suosituksessa kiinnitettiin huomiota mm. opetusansioiden lisääntyvään merkitykseen, hakijoiden ominaisuuksien monipuoliseen arviointiin, sekä virantäyttöselosteisiin, joihin toivottaisiin lisää informatiivisuutta. Näin työryhmän työ laajeni alku-peräisestä toimeksiannosta laajemminkin virantäyttömenettelyä koskevaksi.

Työryhmässä nousivat esille seuraavat aihepiirit, joita seuraavassa tarkemmin käsitellään:

1. Virkojen hakukuulutukset ja virantäyttöselosteet

2. Virantäyttötyöryhmät

3. Portfoliot ja niiden arviointi

4. Opetusnäytteen ja muiden vastaavien osaamisnäytteiden antaminen

5. Virantäyttöhaastattelu

OHJEET MENETTELYTAVOISTA SYKSYSTÄ 2001 ALKAEN

Osaavan ja tehtäviinsä sitoutuvan henkilöstön saaminen yliopiston palvelukseen on ensiarvoisen tärkeää. Sekä opetuksen että tutkimuksen alueella yhä huolellisemmalla virantäytöllä pidetään osaltaan yllä yliopiston kilpailukykyä. Virantäytön tulee olla myös hakijan kannalta oikeudenmukainen ja tasapuolinen. Sukupuolten välistä tasa-arvoa edistämään yliopiston hallitus on hyväksynyt tasa-arvosuunnitelman, joka on otettu näissä ohjeissa huomioon. Tasa-arvosuunnitelman keskeinen kohta virantäytön kannalta on toimenpideohje 12, jossa todetaan että "virantäytöissä tulee aina etukäteen tarkkaan määritellä kriteerit, joiden perusteella virkaan valitaan, eikä täydentää niitä virantäyttöprosessin kuluessa." Kun arvioinnin tulos pohjautuu huolellisesti suoritettuun ja kirjallisesti dokumentoituun arviointi-työhön, siinä toteutuu parhaalla mahdollisella tavalla hakijan oikeusturva.

Nämä ohjeet on suunnattu professorin, apulaisopettajan, lehtorin ja yliassistentin virantäyttöjä varten. Niitä voidaan harkinnan mukaan soveltaa myös assistentin viroissa sekä muissa jatkokoulutusviroissa, kuten myös alle vuoden mittaisissa virantäytöissä, assistenttien ja yliassistenttien jatkomääräyksissä ja muissakin yliopiston virantäytöissä.

1. VIRKOJEN HAKUKUULUTUKSET JA VIRANTÄYTTÖSELOSTEET

Opettajan tehtävässä olevan henkilön tehtävistä ja kelpoisuudesta on säädetty asetuksessa korkeakoulujen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista ja tehtävistä (2.4.1993/309: 2§, 3§,19§ ja 20§). Tehtävämäärittelyt pitävät sisällään mm. kehittämistehtävät, oppimateriaalityön ja oppimisen arvioinnin ja kelpoisuusvaatimuksissa mainitaan opetustaidon lisäksi myös muut opetustoimessa saavutetut ansiot. Hakijalla tulee olla mahdollisuus tuoda opetustyöhön sisältyvissä tehtävissä saavuttamansa pätevyys ja opetusansionsa kattavasti esiin. Opetusvirkojen hakukuulutuksessa tulee tästä syystä olla maininta, jossa opetusansioiden osoittamiseen vaaditaan ensisijaisesti portfolio ja toissijaisesti jokin muu yhtä kattava dokumentointitapa. Varsinaisia opetusvirkoja ovat professorin, yliassistentin, lehtorin, apulaisopettajan ja assistentin virat. Professorin tehtävänä on johtaa ja harjoittaa tutkimus- ja opetustyötä. Yliassistentin tehtävänä on tutkimus- ja opetustyö. Lehtorin tehtävänä on ensisijaisesti opetustyö, mutta myös tutkimustyö. Assistentin ensisijainen tehtävä on harjoittaa jatko-opintoja, mutta myös tarvittavissa määrin opettaminen. Myös ensisijaisesti tutkimusviroiksi määritellyissä viroissa opetustyön on oltava mahdollista, jos se viran sijoitusyksikön näkökulmasta on tarkoituksenmukaista.

Haettavaksi julistettaviin opetusvirkoihin laaditaan riittävän tarkka kirjallinen virantäyttöseloste. Myös muiden akateemisten virkojen virantäyttöä varten tulee laatia viran tehtäviä ja vaatimuksia selventävä seloste. Viran-täyttöselosteesta tulee käydä ilmi ne menettelytavat ja kriteerit, joita käytetään henkilövalinnoissa hakijan soveltuvuutta ja pätevyyttä arvioitaessa. Siinä kerrotaan mitä tieteellistä, taiteellista, opetukseen liittyvää tai käytännöllistä pätevyyttä, valmiuksia ja osaamista viran hakijalta edellytetään ja millä tavoin professorin viran asiantuntijalausuntoja, hakijan portfoliota, muita dokumentteja ja osaamisnäytteitä virantäyttöä edeltävässä päätöksenteossa käsitellään. Virantäyttöseloste tulee olla laadittuna ennen viran auki julistamista ja hakijoiden saatavissa heti tämän jälkeen. Professorin viran virantäyttöselosteen vahvistaa rehtori. Liitteenä (Liite 1) on tekstiesimerkkinä virantäyttöselosteeseen sisältyvä ohje viran hakemisesta ja hakijoiden arviointimenettelystä.

2. VIRANTÄYTTÖTYÖRYHMÄT

Virantäyttöön liittyvässä portfolion arvioinnissa ja muussa arvioinnissa käytetään työryhmää. Viran luonteesta riippuen tiedekunta tai laitos asettaa tähän liittyviä tehtäviä varten virantäyttötyöryhmän. Professorin viran virantäyttötyöryhmän asettaa tiedekunta (tiedekuntaneuvosto tai dekaani). Työryhmässä on oltava edustus sen laitoksen henkilökunnasta, johon virka kuuluu. Työryhmän luonteva kokoonpano on sellainen, että siinä on edustettuna professorit, muut opettajat ja opiskelijat. Ellei erityistä estettä ole, tulee kaikkien virantäyttöön liittyvien työryhmien kokoonpanossa noudattaa tasa-arvosuunnitelmassa mainittua periaatetta, että kummankin suku-puolen edustus on vähintään 40%.

Tiedekunta päättää tarkemmin virantäyttötyöryhmien asettamisesta. Työ-ryhmän kokoamisen periaatteena on, että siihen valitaan sellaiset edustajat, joilla on paras mahdollinen asiantuntemus opetus- ja muiden ansioiden arviointiin. Ryhmään on tarpeen ottaa portfoliokoulutuksen saanut jäsen tai jäseniä. Työryhmä voi olla nimitetty vuodeksi kerrallaan, jolloin se hoitaa kaikki vuoden aikana laitokselle (tai tiedekunnalle) tulevat virkavalinnat. Tällöin osa työryhmästä on toimikaudeksi nimetty ja osa virkakohtaisesti nimettäviä jäseniä. On myös mahdollista nimetä koko työryhmä jokaista viranhakua varten erikseen. Toimikaudeksi nimettävän työryhmän etuna on parempi suunnitelmallisuus, pitkäjänteisyys ja asiantuntemuksen karttumisen hyödyntäminen. Pienissä tiedekunnissa työryhmä voi olla tiedekuntakohtainen siten, että se hoitaa toimikautenaan tiedekunnan kaikkien laitosten tai yksiköiden viranhakuihin liittyvät arvioinnit.

Tiedekunnat tekevät päätöksen itselleen sopivasta tavasta työryhmien asettamisesta vuoden 2001 loppuun mennessä ja seuraavat päätöksen toimivuutta ja ryhmien toimintaa sekä tarvittaessa täydentävät tai muuttavat ryhmien koostumusta ja toimintatapaa. Tiedekunnat päättävät professorien virkojen osalta, mikä taho tekee ehdotuksen asiantuntijoista.

Virantäyttötyöryhmän tehtävät yhteenvetona:

- virantäyttöselosteen valmistelu (ellei tiedekunta ole antanut tehtävää muulle taholle) 
- hakijoiden portfolioiden lukeminen ja arvioiden kirjaaminen 
- esityksen tekeminen mahdollisten muiden osaamisnäytteiden järjestämisestä 
- virantäyttöhaastattelun toteuttaminen 
- ehdotuksen tekeminen hakijoiden paremmuusjärjestyksestä laitos-/tiedekuntaneuvoston esittelyä varten (tai muulle päättävälle hallintoelimelle)

Hakijoiden paremmuusjärjestykseen asettamista auttaa alla olevan kaltainen matriisi, joka on täydellisempänä esitetty liitteessä 5.

Tehtäviään virantäyttötyöryhmä hoitaa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tiedekunnat/laitokset täydentävät edellä esitettyjä ohjeita siltä osin kuin ne laitoksen oppiaineiden ja erityispiirteiden kannalta ovat liian yleisiä.

3. PORTFOLIOT JA NIIDEN ARVIOINTI

Opetustyön osalta portfolio on ensisijainen opetusansioiden osoittamisen väline. Jos viranhakija ei voi hakemuksessaan toimittaa portfoliota, on hänen muulla vastaavalla dokumentilla osoitettava pätevyytensä niillä alueilla, jotka kuuluvat portfolion sisältöalueisiin (Liite 3). Nimikirjanotteen (tai CV:n) täytyy aina sisältyä työnhakuasiakirjoihin, mutta se ei ole portfoliota korvaava asiakirja. Assistentuureissa työnhakuasiakirjoihin tulee aina sisältyä myös tutkimussuunnitelma.

Portfolion käyttö on mahdollista kaikissa akateemista koulutusta edellyttävien virkojen täytöissä.

Portfolio voi pitää sisällään kattavasti akateemisen työn eri osa-alueet tai se voi olla tarkoituksen mukaan joko:

- opetusportfolio 
- tieteellisen työn portfolio 
- taiteellisen työn portfolio 
- hallintoportfolio 
- yhdistelmä näistä tai jonkin käytännöllisen osaamisalueen mukainen.

Jos portfolio sisältää kuvauksen enemmästä kuin yhdestä akateemisen työn osa alueista, se nimetään akateemiseksi portfolioksi tai yliopistoportfolioksi, muutoin otsikointi toteutetaan pääasiallisen sisällön mukaisesti. Jos hakija on yliopistolaitoksen ulkopuolelta, hän voi nimetä portfolion vapaasti haluamallaan tavalla.

Portfolioita koskee sama alkuperäisyyden vaatimus kuin muitakin viranhaun asiakirjoja. Tämä tarkoittaa sitä, että arviointia suorittavia tahoja varten hakijoiden portfolioita ei tule esittää tiivistelminä tai valikoituina otteina, vaan arvioijien on voitava tutustua asiakirjoihin kokonaisuutenaan sellaisina, kuin hakija on ne viranhakua varten jättänyt yliopistolle. Portfoliot arvioidaan huolellisesti liitteessä 2 annetut ohjeet huomioon ottaen. Portfolioiden arviointimatriisi on liitteessä 4.

4. OPETUSNÄYTTEEN JA MUIDEN VASTAAVIEN OSAAMISNÄYTTEIDEN ANTAMINEN

Portfolion lisäksi (ja joskus portfolion täysin korvaavana menettelynä) hakijoille voidaan antaa mahdollisuus muulla tavoin osoittaa pätevyyttään haettavana olevaan virkaan. Tässä tarkoitettuja muita tapoja ovat: 
- erilaiset opetusnäytteet, 
- muut tarvittavasta pätevyydestä kertovat osaamisnäytteet -tuleviin työtehtäviin liittyvät testit

Opetusnäytteen käyttämisestä professorin virantäytön yhteydessä päättää tiedekunta. Muilta osin opetusnäytteistä ja muista osaamisnäytteistä päättää tiedekunnan valitsema virantäyttötyöryhmä. Virantäyttötyöryhmä voi itse arvioida opetus- tai osaamisnäytteet tai se voi asettaa tätä tehtävää varten erillisen arviointiryhmän. Opetusnäytekäytännössä on huomattava, että siinä tulee olla mahdollisuus osoittaa erilaisten opetusmenetelmien hallintaa. Virantäyttötyöryhmä voi esimerkiksi tutkia hakijoiden kykyä työpaja-tyyppisen opetukseen järjestämällä opetusnäytteen puitteet siihen sopiviksi.

Autenttisten opetustilanteiden käyttö opetusnäytteen antamiseen on arvioinnin luotettavuuden kannalta paras vaihtoehto. Arviointiryhmä voi osallistua aitoon opetustilanteeseen yhdessä opiskelijoiden kanssa ja myös opiskelijoiden arvio voidaan ottaa huomioon. Opetusnäytteen kesto voi vaihdella tilanteen mukaan. Sen osalta kannattaa ottaa huomioon humanistisen tiedekunnan syksyllä 2000 soveltama yleisen opetustunnin eli 45 minuutin opetusnäyte. Opetusnäyte on syytä aina arvioida sisällöllisesti (numeerinen arviointi on mahdollista, mutta ei suositeltavaa) sitä koskevan arviointimatriisin avulla (Liite 6).

Muita osaamisnäytteitä ovat: 
- kurssin tai laajemman kurssikokonaisuuden suunnittelutehtävän suorittaminen 
- tentteihin ja oppimisen arviointiin liittyvät suunnittelutehtävät 
- tuleviin työtehtäviin liittyvän erityisen työsimulaation toteuttaminen 
- tieteellisessä kongressissa toteutetun esitelmän, työpajan tai muun tieteelliseen viestintään liittyvän aidon tuotteen tai tapahtuman ottaminen pätevyyttä osoittavaksi arvioitavaksi tekijäksi. Tällöin tilaisuudessa on läsnä tai sen/tuotteen arvioi virantäyttötyöryhmä tai sen valtuuttama arvioija.
- opetusteknologian hallintaa tai muuta ohjelmistojen, työtapojen tai tekniikoiden hallintaa osoittavat tehtävät 
- muut mahdolliset virkaan liittyvät oleelliset tehtävät

Osaamisnäytteistä tulee laatia kirjallinen dokumentti, josta ilmenee näytteen antajan menestyminen ja näytteen arvioinnissa käytetyt perustelut.

5. VIRANTÄYTTÖHAASTATTELU

Hakijoiden haastattelua suositellaan käytettäväksi aina virkoja täytettäessä. Haastattelu toteutetaan joko kahden tai useamman viime vaiheessa mukana olevan hakijan osalta.

Haastattelun tehtävät ovat:

1. antaa arvioijalle mahdollisuus testata, konkretisoida ja täsmentää portfoliossa kerrottuja henkilön vahvuuksia ja kehittämisalueita.

2. antaa virantäyttötyöryhmälle mahdollisuus kokonaiskäsityksen luomiseen henkilön osaamisalueista ja persoonallisista tekijöistä.

3. antaa hakijalle mahdollisuuden täsmentää ja konkretisoida portfoliotaan ja tuoda esiin itseään sekä ansioitaan ja osaamistaan.

Haastattelijana toimii virantäyttötyöryhmä tai sen valtuuttama(t) toimija(t). Haastattelusta kirjoitetaan lyhyt haastattelupöytäkirja, josta ilmenee päätöksenteon kannalta keskeinen yhteenveto hakijasta hänelle esitettyjen kysymysten ja käydyn keskustelun pohjalta. Haastatteluja ei ole tarkoituksenmukaista nauhoittaa. Haastattelun maksimipituus on yksi tunti ja se voidaan toteuttaa virantäyttötyöryhmän hyväksi näkemällä tavalla. Mahdollisuuksia hyvän akateemisen työhönottohaastattelun toteuttamiseen on useita (Liite 7). Ohessa (Liite 8) on myös portfolioon pohjautuvaan työhaastatteluun suunniteltuja kysymyksiä, joiden lisäksi tai sijaan virantäyttötyöryhmä voi käyttää itse rakentamaansa kysymysrunkoa.

Haastattelun suorittajat voivat niin halutessaan antaa haastattelupöytäkirjan lisäksi kukin oman kirjallisen arviointilausuntonsa kustakin haastateltavasta.

***

Virkaan valittu henkilö perehdytetään tehtäviinsä ja toimintaan Oulun yliopiston tiedeyhteisössä. Laitos järjestää jokaiselle opetustyössä ensimmäistä kertaa aloittavalle opettajalle perehdyttämisen opettajan työhön. Tämä koskee myös lyhyitä sijaisuuksia ja viranhoitoja, joihin ei ole valintamenettelyä. Pedagogista perehdyttämiskoulutusta on saatavissa esimerkiksi Oulun yliopiston opetuksen kehittämisyksiköltä. Henkilöstölle, joka on jo hoitanut opetustehtäviä, mutta joka ei vielä ole käynyt mitään pedagogista koulutusta, järjestetään myös perehdytys opetustyön pedagogiseen puoleen. Laitokset laativat kevään 2002 aikana kirjallisen suunnitelman uusien opettajien perehdyttämisen järjestämisestä.

LIITE 1

VIRANTÄYTTÖSELOSTE

Seuraavassa on yksi mahdollinen tekstiesimerkki virantäyttöselosteessa käytettävistä sanamuodoista sen alakohtien "Viran hakeminen" ja "Hakijoiden arviointimenettely" osalta. Virantäyttöselosteessa tulee lisäksi esittää ainakin kuvaus työympäristöstä, tehtävästä sekä sen edellyttämistä erityisvalmiuksista. Yksityiskohtaiset muotoilut ja erilaiset menettelytapojen kuvaukset luonnollisesti viimeistelee kukin tiedekunta eri virkakategorioiden erityisvaatimusten pohjalta. Professorin virkojen osalta virantäyttöselosteesta on annettu määräyksiä virantäyttösäädöksissä (Virantäyttöasetus 158/1991, 4§). Tältä osin muodostunut vakiintunut käytäntö jatkuu.

Viran hakeminen 

Virkaa on haettava kirjallisesti. Hakemus osoitetaan Oulun yliopistolle. Tiedot hakuajan päättymisestä ja paikasta, johon hakemus jätetään, ilmenevät viran hakukuulutuksesta. Lisäaikaa kelpoisuuden täydentämistä varten ei myönnetä. Hakijan on toimitettava hakemuksensa liitteenä yliopistolle seuraavat asiakirjat: 

1. Ote nimikirjasta tai ansioluettelo. Nimikirjanote saa olla enintään kolme (3) kuukautta ennen hakemusta annettu.
2. Oikeaksi todistetut jäljennökset kelpoisuutta osoittavista tutkintotodistuksista. 
3. Näyteportfolio tai muu lyhyt selostus hakijan sellaisista ansioista ja toiminnasta, jotka ovat täytettävänä olevan viran kannalta merkittäviä. (Yliopiston näyteportfolio-ohjeen saa kirjaamosta) 
Tässä yhteydessä pyydetään osoittamaan myös kelpoisuusehtoihin sisältyvä käytännöllinen perehtyneisyys tehtäväalaan. 
4.  Julkaisuluettelo. 
5. Muut todistukset ja asiakirjat joilla hakija osoittaa kelpoisuutensa ja ansionsa virkaan.

Hakijoiden arviointimenettely 

Tiedekunnan virantäyttötyöryhmä arvioi hakijan pätevyyden asiantuntijalausuntojen, portfolion ja muiden viranhaun asiakirjojen sekä mahdollisten opetus ja osaamisnäytteiden pohjalta. Kahdelle (kolmelle, neljälle jne.) viime vaiheessa mukana olevalle hakijalle voidaan toteuttaa haastattelu. Portfoliot ja opetus- ja osaamisnäytteet arvioidaan virkakohtaisten kriteeristöjen avulla. Tiedot kriteereistä saa tiedekunnalta.

LIITE 2

HAKIJOIDEN PORTFOLIOIDEN LUKEMINEN JA ARVIOIDEN KIRJAAMINEN

Portfolio tarkoittaa sekä perusportfoliota että näyteportfoliota. Perusportfolio on opettajan oma-kohtainen ammattitaidon kehittämisväline ja henkilökohtainen dokumenttiarkisto. Sitä ei käytetä viranhaussa. Viranhaussa käytetään perusportfolion pohjalta laadittua näyteportfoliota, joka on julkiseksi laadittu asiakirja. Näyteportfolion tekijä on sekä moraalisessa että juridisessa vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta.

Virantäytössä käytettäviin portfolioihin tulee perehtyä huolellisesti ja portfoliot tulee arvioida yhdenmukaisten kriteerien avulla. Tällainen kriteeriarviointi tarkoittaa menetelmää, jossa portfoliosta ilmenevät osa-alueet sijoitetaan ennalta rakennettuihin arviointimatriisin laatuluokkiin. Liitteenä 4 on tätä varten tehty arviointimatriisin pohja. Virantäyttötyöryhmä täsmentää tarvittaessa matriisia siten, että se täyttää laitoksen ja oppiaineen erityispiirteiden ja viran sisältöön liittyvien erityispiirteiden vaatimukset. Matriisi sisältää mahdollisuuden ottaa huomioon kaikki hakijan ansiot saman taulukon puitteissa. Matriisi mahdollistaa hakijoiden numeerisen luokittelun, mutta ei edellytä sitä. Jokaisesta hakijasta täytetään oma matriisinsa. Näiden pohjalta tiedot voidaan edelleen koota vertailutaulukoksi (Liite 5).

Portfolioilla on viranhaussa ja meritoinnissa käytettyinä neljä yleistä vaatimusta, joiden mukaisesti niitä arvioidaan. Nämä ovat:

1. Selkeästi erotettava tekstiosa ja liitedokumenttien osa.

Porfolion tekstiosa tarkoittaa otsikoitua hakijan omaa kerrontaa, ja liiteosa oheistettua todistemateriaalia, johon tekstiosassa viitataan. Tekstiosa rajoitetaan alle 10 sivun ja sen suositeltava pituus kansilehti huomioiden on 4-6 sivua. Tekstiosan otsikoinnissa käytetään yliopiston suositusten mukaisia alueita, mutta siinä voi olla myös yksilöllisiä lisäalueita. (Liite 3) Liiteosan pituus on hakijan päätettävissä, mutta kokonaisuuden tulee mahtua tavalliseen arkistokansioon. Liitedokumentit voivat olla valokopioita, tarvittaessa oikeiksi todistettuina. Portfolion dokumentoinnissa voidaan viitata nimikirjanotteeseen (tai CV:hen). Virkamieslainsäädännön mukaan nimikirjanote on viran haussa pakollinen aina kun se on laadittu. Liitteisiin ja mahdollisiin muissa yhteyksissä julkaistuihin viitetietoihin tulee tekstiosassa viitata tutkimusraporteissa sovellettujen käytäntöjen mukaisesti. Jos liitedokumentointi puuttuu tai viitteet ovat epäselviä, voi viran-hakutyöryhmä pyytää täydennyksiä.

2. Uskottavuus

Portfolion perusvaatimus on antaa kattava ja totuudenmukainen kuva hakijan opetusansioista. Toisaalta portfolion laatijan on aina tehtävä valintoja siitä, mitä itsestään julkistaa ja millä tavoin sen tekee. Arvioijien täytyykin kiinnittää huomiota siihen, mitä valintoja hakija on tehnyt portfolioonsa, ja mitä siitä on mahdollisesti jätetty pois ja mistä syystä. Hyvien puolien esiin tuominen on luonnollista ja hyväksyttävää. Kritiikin ja henkilökohtaisten kehittämistehtävien tuominen esiin on merkki hakijan realistisuudesta ja kyvystä analysoida omaa työtään. Molempien puolien osalta on kuitenkin ensisijaisesti mietittävä sitä, miten totuudenmukaisia henkilön itsearviot ovat ja mihin ne perustuvat. Uskottavuus syntyy ainoastaan perustelujen ja todisteiden kautta. Erityisen tärkeää siksi on, että virantäyttötyöryhmä tutkii liitedokumenttien todistusvoiman suhteessa tekstiosan väitteisiin. Jos aihetta epäilyksiin ilmenee, hakijalta pyydetään lisäselvityksiä ja täsmennystä, joiden riittävyyden virantäyttötyöryhmä arvioi.

3. Kielen selkeys ja ymmärrettävyys.

Portfolion tulee olla ajatuksellisesti selkeä ja yhtenäinen siten, että hakijalle ei esimerkiksi haastattelun yhteydessä tarvitse esittää kovin monta kielellistä ilmaisua täsmentävää kysymystä. Hyvässä portfoliossa on myös lyhyt 100-200 sanan tiivistelmä ja sisällysluettelo. Numeroitu liiteluettelo on välttämätön. Sekava ja huolimaton portfolio on itsessään varoitus valitsijoille. Viimeistään haastattelussa on otettava selvää, mistä portfolion puutteellisuus johtuu.

4. Omakohtaisuus

Portfolion tulee olla hakijan omakohtaista kerrontaa, ja sen tulee olla ehdottomasti hänen itsensä tekemä. Onhan hän itse portfoliostaan ja siinä olevista tiedoista täydessä vastuussa. On myös tärkeää, että omakohtaisuuteen kiinnitetään huomiota arvioinnin kuluessa ja sitä testataan haastattelun yhteydessä. Portfolion omakohtaisuus ja henkilökohtainen sitoutuminen siinä esitettyihin asioihin tulee ilmetä, mitä varten juuri opetusajattelun selostaminen ja sen tutkiminen on arviointivaiheessa erityisen tärkeä osa-alue. Opetusajattelu on opettajan työtä ohjaava opettajan oma käyttöteoria ja on tärkeää, että se tuodaan esiin, siitä keskustellaan ja sitä testataan viranhaun yhteydessä. Opetusajattelu kertoo opettajan sitoutumisesta opetustehtävän hoitamiseen ja sen kautta voidaan arvioida opettajan itsestään antaman kuvan uskottavuutta ja johdonmukaisuutta.

Jos näissä asioissa (edellä 1-4) ilmenee puutteellisuuksia tai epäselvyyksiä, ne pyritään selvittämään hakijan kanssa. Jos selvitys ei tyydytä virantäyttötyöryhmää, portfolio voidaan jättää osittain tai kokonaan huomioon ottamatta.

LIITE 3

NÄYTEPORTFOLION SISÄLTÖJÄSENNYS JA OTSIKOINTI OULUN YLIOPISTOSSA/ OPETUSPORTFOLIO.

Tämä ohje koskee opetusportfoliota tai akateemisen portfolion osana olevaa opetustyön osuutta. Porfoliosta on käytävä ilmi seuraavat sisältöalueet. Ne voivat olla kuitenkin muussa kuin nyt kirjatussa järjestyksessä. Sisältöalueille tässä annetut otsakkeet voivat toimia myös portfolion otsikoina, mutta niin halutessaan tekijä voi otsikoida alueiden puitteissa vapaasti. Tiettyä sisältöaluetta voi esimerkiksi jakaa useamman otsikon alle. Myös sisältöalueita on mahdollista yhdistellä, kunhan oleelliset asiat tuodaan selkeästi esille. Jos henkilöllä ei ole mitään kerrottavaa joltakin alueelta, aihepiiri jätetään kokonaan pois. Tässä edellytettyjen sisältöalueiden lisäksi portfoliossa voi olla laatijan omia sisältöalueita, joita hän haluaa erityisesti korostaa tai tuoda esille. Portfolion tekstiosassa esittämiensä asioiden tueksi henkilön tulee esittää liitedokumentteja. Tekstissä viitataan liitedokumentteihin liiteviitteiden avulla.

TIIVISTELMÄ (max 200 sanaa) 
SISÄLLYSLUETTELO 
LIITELUETTELO 
TEKSTIOSA (4-6 sivua) seuraavaan jäsentelyyn tukeutuen.

1. OPETUSAJATTELU JA LUONNEHDINTA ITSESTÄ OPETTAJANA 
Tekijä tuo esiin oman opetusajattelunsa (oma käyttöteoria, opetusta ohjaava tausta-ajattelu, opetuksen henkilökohtainen toiminta-ajatus) ja kertoo miten se näkyy hänen opetustyössään. Hän kuvailee myös itseään opettajana ja opetustyön tekijänä. 

2. OPISKELIJA-ARVIOT OPETUKSESTA 
Tekijä kertoo kuinka hän kerää opiskelijapalautetta, kuinka hyödyntää sitä opetuksen laadun kehittämisessä ja millaista palautetta hän on saanut. 

3. VERTAIS- JA MUUT ARVIOT OPETUSTYÖSTÄ 
Tekijä kertoo mahdollisesti saamistaan vertaisarvioista, niiden laadusta ja merkityksestä (esimerkiksi opetusnäytteet, erilaiset viralliset palkinnot, muut kollegoilta saadut dokumentoidut lausunnot). Tässä yhteydessä on mahdollista kuvailla myös opettajan yhteistyötä kollegojen kanssa opetuksen suunnittelussa ja toteutuksessa. 

4. OPETUSTYÖSSÄ SAAVUTETTU KÄYTÄNNÖN KOKEMUS JA OPETUKSEN KEHITTÄMINEN 
Tekijä kuvailee omaa opetuskokemustaan. Luettelo hoidetuista tehtävistä kuitenkin laitetaan omaksi liitteekseen ellei se käy ilmi esimerkiksi nimikirjan otteesta. Tekijä kertoo miten hän on kehittänyt ja kehittää opetustaan: opetusmenetelmiä, opetusohjelmaa, oppimisen arviointia ja tenttejä. 

5. OPPIMATERIAALIN TUOTTAMINEN JA KÄYTTÖ
Tekijä kertoo millaista oppimateriaalia (ja miten) hän käyttää (kirjallista tai sähköistä) ja millaista oppi-materiaalia hän tuottaa. Millainen tausta-ajattelu oppimateriaalin tuottamiseen ja kehittämiseen tekijällä liittyy? Myös teokset, joissa pyritään havainnollistamaan ja yleistajuistamaan tieteen tuloksia ja tutkimusta kannattaa tuoda esille. 

6. OMAN OPETUSOSAAMISEN YLLÄPITÄMINEN
Tekijä kertoo käymänsä pedagogiset tai muut opetustyöhön valmentavat koulutukset (pitkät luettelot kuitenkin omaksi liitteekseen). Tärkeää on kertoa miten koulutukset ovat vaikuttaneet opetustyöhön. Miten niitä on hyödynnetty? Mitä niistä on opittu? 

7. OPETUSTYÖN KEHITTÄMISEN VISIO 
Tekijä kertoo lyhyesti suunnitelmistaan oman opetuksen ja opetustyön kehittämiseksi lähitulevaisuudessa.

LIITE 4

NÄYTEPORTFOLION ARVIOINTIMATRIISI/OPETUSPORTFOLIO

Jotta opetusansioiden arviointi olisi viranhaun yhteydessä yhdenmukaista ja objektiivista, kannattaa arviointi toteuttaa matriisiarviointina. Tällöin hakijoiden vertailu suoritetaan ennalta rakennetun laatuluokituksen pohjalta. Ohessa on esimerkki tarkoitetusta matriisista. Siinä esitettyjä viitteellisiä kriteerejä voi käyttää pohjana tiedekunta-/laitos- tai virkakohtaisille täsmennyksille. Tiedekunta/laitos myös ratkaisee sen, mikä on tiettyyn virkaan vaadittava taso: millä alueilla, miten monella alueella jne. hakijan taso voi olla riittämätön, tai sen täytyy olla riittävä. Matriisin voi laatia myös siten, että siihen sisällytetään portfolion lisäksi myös muiden arviointien tuottamaa tietoutta (opetusnäyte, haastattelu jne.).

LIITE 5

HAKIJAMATRIISI

Oheista hakijamatriisia voi käyttää hakijoiden välisten erojen selkeän esittämisen välineenä. Taulukkoon kirjataan kunkin henkilön kohdalta lyhyesti perustelut, miksi hakijan taso on riittävä tai riittämätön. Perustelut kiteytetään näyteportfolion arviointimatriisin, haastattelun ja mahdollisten muiden tehtyjen arvioiden perusteella.

*Mikäli edellytetään 
**Esimerkiksi tulevaisuuspotentiaali, johtamistaito jne.

LIITE 6

OPETUSNÄYTTEEN ARVIOINTIMATRIISI

LIITE 7

AKATEEMINEN TYÖHÖNOTTOHAASTATTELU

Seuraava Asko Karjalaisen laatima portfoliokoulutuksen oppimateriaaliksi tarkoitettu artikkeli antaa aineksia sopivan työhönottohaastattelun suunnitteluun laitostasolla. Haastattelun toteutus voi eri laitoksilla ja eri tilanteissa poiketa suurestikin. Kaikille yhteisenä piirteenä on oltava ainoastaan kirjallisen haastattelupöytäkirjan laatiminen.

AKATEEMINEN TYÖHÖNOTTOHAASTATTELU 

Asko Karjalainen 1999 
Oulun yliopisto 
Opetuksen kehittämisyksikkö

Yleensä työnhakijoille järjestetään haastattelu ennen lopullista valintaa. Näin ei kuitenkaan ole yliopistoissa tehty. Yliopistoihin työhönottohaastattelut ovat vasta tulossa. Haastattelujen yleistyminen on jossain määrin seurausta yliopistoihin pystytetyistä opetuksen meritointijärjestelmistä, jotka edellyttävät hakijan jollakin tavoin osoittavan opetustyönsä laadun. Haastattelu on oiva keino kokoamaan käsitystä opettajan osaamisesta ja ihmisestä työnsä takana. Se on myös väline opetusportfolion arviointiin. Seuraava akateemista työhönottohaastattelua pohtiva kirjoitus pohjautuu eri yliopistoissa järjestettyjen portfoliokoulutusten aikana aiheesta tehtyihin ryhmätöihin.

Taustana portfoliokoulutus

V uodesta 1994 lähtien on yliopisto-opettajille järjestetty meritointijärjestelmään ja portfolion käyttöön valmentavaa koulutusta. Koulutuksen aikana opettajat tekevät itselleen opetusportfolion ja saavat valmennusta myös portfolioiden arviointiin. Koulutus alkoi Oulun yliopistosta ja laajeni nopeasti kattamaan koko maan. Tässä artikkelissa hyödynnetyt kokemukset on saatu toiminnasta Oulun, Helsingin, Tampereen, Jyväskylän ja Kuopion yliopiston opettajien kanssa. Osana opetusportfolion käyttöön valmentavaa koulutusta kurssilaisille esitettiin tehtäväksi pohtia kysymystä: millainen on hyvä akateeminen työhönottohaastattelu? Koulutuksen aikana toteutettiin myös haastattelusimulaatio, jossa julkisesti "tarkastettiin" vapaaehtoisen kurssilaisen opetusansiot aidon tai kuvitteellisen viranhaun näkökulmasta. Haastattelua pohtineet ja toteuttaneet kuten myös haastateltavina olleet opettajat olivat poikkeuksetta yhtä mieltä siitä, että haastattelukäytäntö on järkevä lisä yliopiston rekrytointi-käytänteisiin. Haastattelutuokio koettiin kuitenkin myös erityisen jännittävänä ja latautuneena tilanteena jopa niin, että sen keinotekoisuus osana kurssia usein unohtui ja tilanteeseen eläydyttiin täysin. Merkittävän lisän jännitykseen toi oivallus, että haastattelu ei olekaan itsestään selvästi tietyn kaavan mukaisena toteutuva tapahtuma. Sen voi toteuttaa lukemattomilla eri tavoilla. Mikä on oikea tapa? Onko oikeata tapaa olemassakaan? Mikä on järkevä, luonnollinen tai sopivin haastattelutyyli? Sitä paitsi olemmehan yliopistossa; millainen haastattelu ei sodi tiedeyhteisön olemusta vastaan? Millainen haastattelu toisi positiivisia kehittämisvirikkeitä akateemiseen toimintakulttuuriin?

1000 ja 1 haastattelua

Haastattelua suunniteltaessa voi lähteä liikkeelle vaikkapa vaiheisuuden pohdinnasta. Haastattelu voi olla yksivaiheinen tai useampivaiheinen. Yksivaiheisessa haastattelussa otetaan haastateltavaksi vaikkapa kaksi vahvinta ehdokasta ja valinta tehdään heidän välillään. Kaksivaiheisessa haastattelussa haastatellaan esimerkiksi kaikki hakijat aluksi ryhmissä ja valitaan loppusuoralle menijät yksilöhaastatteluun. Seuraavaksi voi miettiä portfoliokeskeisyyttä. Haastattelu voi rajoittua vain opetusportfolion tarkasteluun tai siinä voidaan kartoittaa asioita laajemminkin: voidaan tutkailla hakijan persoonallisuutta ja osaamisen monipuolisuutta aina kielitaitoa myöten. Sekä persoonallisuudesta että kielitaidosta saatiin mallikas näytös, kun eräässä haastattelussa haastattelija vaihtoi yllättäen kieltä kysymyksissään. Portfolio voidaan ottaa lähtökohdaksi monin tavoin. Voidaan keskittyä tutkimaan opetusfilosofian tai -ajattelun yhtäpitävyyttä käytännön toimien kanssa tyyliin "miten kirjaamasi opetusfilosofia ilmeni viimeisimmässä kurssissasi"? Voidaan selvittää tekijän valintoja kysymällä: "mitä jätit portfoliostasi pois"? Kirjoitettuja asioita voidaan pyytää tarkentamaan, kertomaan niitä omin sanoin jne. 

Haastattelijoita voi olla yksi tai useampia. Yksinäinen haastattelija voi olla laitosjohtaja, viran edellinen haltija, tuleva lähin kollega, sisäinen tai ulkopuolinen asiantuntija jne. Jos haastattelijoita on useita, he muodostavat raadin jonka jäsenillä voi olla hyvinkin tarkkaan mietitty rooli-jako. Raadissa voi olla oppiaineen edustajina sekä opettajia että opiskelijoita. Siinä voi olla myös psykologi, opetuksen kehittäjä, henkilörekrytoinnin asiantuntija tms. Sitä paitsi haastattelutilanne voi olla yksityinen tai täysin julkinen. Yksityisesti se voidaan toteuttaa arkisessa työhuoneessa ilman mitään mukavuuksia tai hyvinkin juhlavasti kabinetissa kahvitarjoilun kera. Julkisimmillaan haastattelu voidaan toteuttaa vaikkapa suuressa luentosalissa siten, että paikalle on vapaa pääsy niin laitoksen henkilökunnalla kuin opiskelijoillakin. Välimuotojakin on suuri määrä. Entäpä jos haastattelu tehdään kiertokävelyn aikana laitoksen toimitiloihin ja laboratorioihin tutustuttaessa, jolloin voidaan kysyä myös että "tiedätkös muuten mitä tuolla laitteella tehdään"? 

Jos haastatteluvalinnan lähtökohdaksi ottaa vaikkapa seuraavan nelikentän:

lisää siihen sitten kolmantena ulottuvuutena portfoliokeskeisyyden, neljäntenä taas vaiheisuuden, niin mahdollisuuksien maailma alkaa avautua mallikkaasti. Vaihtoehtoja on todella paljon, sillä yllähän tehtiin vain pelkkä pintaraapaisu. Jos päätä kuitenkin alkaa huimata, voiko haastattelun myös tilata henkilörekrytointiin erikoistuneelta konsulttitoimistolta, jolloin säästyy suunnittelun vaivalta kokonaan?

Tiedeyhteisöön sopiva?

Yksittäisten menetelmien yläpuolella odottaa vuoroaan tärkein kysymys, peruskysymys: Mitä tiedeyhteisön erityisluonteesta seuraa haastattelun suunnitteluun ja toteutukseen? Tämä on erittäin vakava ja tärkeä kysymys, kysymys, joka usein ja kovin helposti unohtuu esimerkiksi tiedekorkeakoulujen organisaatiorakenteita kehitettäessä ja erilaisia laatujärjestelmiä suunniteltaessa. Yritysmaailmassa käytettäviä haastattelutekniikoita ja persoonallisuusanalyyseja voidaan toki tuoda myös yliopistoihin, mutta sitä ei kannata tehdä kritiikittömästi. Yliopisto on toiminta-ajatukseltaan ja organisaatioltaan ainutlaatuinen ilmiö eikä se sovellu varsinaisten liikeyritysten muottiin valettavaksi. Tämän asian unohtaminen ei kuitenkaan ole ensinkään kummallista, pikemminkin odotettavaa, sillä tiedeyhteisön erityisluonteen pohtiminen on täynnä erilaisia ansoja ja sudenkuoppia. 

Tiedeyhteisö on, kuten tiedämme, uuden tiedon tuottamista yksissä tuumin ihmiskunnan käyttöön. Tiedeyhteisöllisyys on hyvin kaunis ja ideaali tila. Kuin unelma, joka helposti rapisee lehdettömäksi heti kun siitä alkaa saada kunnon otteen. Taustalta paljastuu rahavirtoja, ahnetta kilpailua ja akateemista kovuutta ellei jopa julmuutta. 

Jokainen tiedeyhteisön ylvästä ideaa horjuttava "realiteetti" on kyynisyyteen johdattava sudenkuoppa, jota tulee kehittämistyössä välttää. Kun akateemiseen toimintakulttuuriin otetaan uusia toimintamalleja, ne on tietoisesti suunniteltava tukemaan tiedeyhteisön ideaalia rakentumista. Tämä akateemisen kehittämisen kultainen sääntö on myös oikea työhönottohaastattelun rakentamisen lähtökohta yliopistoissa. Haastattelun ongelmaa pohtineiden opettajien näkemykset näyttäisivät toteuttavan tätä sääntöä erittäin hyvin.

Tiedeyhteisöön sopivan haastattelun tulee tiivistäen olla:

Inhimillinen: Tiedeyhteisön lähtökohta on hyvin altruistinen ja kollektiivinen. Uuden tiedon tuottaminen saa voimaa positiivisesta ilmapiiristä. Positiivinen ja turvallinen ilmapiiri kuuluu olennaisesti haastattelutilanteeseen, vaikka se (ja juuri siksi koska se) tiedemaailmasta nykyisin usein puuttuu. 

Avoin ja läpinäkyvä: Rehellinen keskustelu ja avoin kommunikaatio luovat tieteellisen vuorovaikutuksen perustan. 

Olennaiseen keskittyvä: Iskut vyön alle eivät kuulu akateemiseen haastatteluun. Haastattelun tehtävä ei ole journalistisin keinoin horjuttaa haastateltavan itsetuntoa, vaan koettaa päästä yhteisymmärrykseen hänen sopivuudestaan ja potentiaalistaan vaadittuun tehtävään.

Haastattelun tulee lisäksi antaa haastateltavalle mahdollisuus luovaan itseilmaisuun ja omien näkökantojen pidäkkeettömään esille tuomiseen. Esitetyt vaatimukset ovat ideaalisuutensa vuoksi todella kovia. Ne eivät kuitenkaan ole millään muotoa mahdottomia. Jokaisen organisaation olennaisimpaan kohtaan, henkilöstön rekrytointiin, kiinnittyvinä ne ovat akateemisen muutoksen paalupaikalla - etusijalla tuomaan kaivattuja positiivisia kehittymisvirikkeitä tiedeyhteisön toimintakulttuuriin.

LIITE 8

KYSYMYKSIÄ TYÖHÖNOTTOHAASTATTELUA VARTEN

Oheiset teemat ja kysymykset ovat yleisiä ja esimerkinomaisia. Jokaisella tieteenalalla on omat erityiset aihealueensa ja painotuksena, jotka haastattelussa luonnollisesti otetaan huomioon.

Teemoja ja kysymyksiä akateemista työhönottohaastattelua varten

Sarajärvi, T. - Tenhula, T. - Vanhala, M. -  Karjalainen, A. 2001.