SÄHKÖPOSTISTA

Pääsääntöisesti kaikkien henkilökuntaan kuuluvien posti saapuu ensin koivu-palvelimelle (poikkeuksena yksiköt, joilla on oma postipalvelin, esim. ee.oulu.fi, tol.oulu.fi). Exchange-käyttäjien postit edelleenohjataan koivusta puru-palvelimelle.

Nimenmukainen virkapostiosoite

etunimi.sukunimi@oulu.fi

Nimenmukainen osoite kirjataan sähköpostiasetuksiin ja sitä käytetään esim. käyntikortissa ja kaikessa muussakin tiedotuksessa.

Tietoturvallisuus

Tietohallinnon sähköpostipalvelimilla on käytössä automaattinen sähköpostien virustarkistus. Kaikki lähtevä ja tuleva posti tarkistetaan ja viruksen sisältävät viestit tuhotaan. Tietyt viruksia levittävät liitetiedostotyypit poistetaan viesteistä. Tällöin viestiin lisätään tieto poistetusta liitetiedostosta.

Omat turvatoimet

• Älä lähetä koskaan käyttäjätunnusta ja salasanaa sähköpostilla kenellekään.
  Tietohallinnon ylläpito ei kysy milloinkaan niitä sähköpostitse.
• Älä "klikkaa" houkuttelevia www-linkkejä epämääräisissä sähköposteissa - työasemalle voi asentua haittaohjelma.
• Suhtaudu aina varauksella liitetiedostoihin, äläkä avaa sellaisia liitetiedostoja joiden lähettäjää et tunne. Liitteessä voi piillä haittaohjelma.
• Aina ei kannata luottaa edes siihen, että tutuilta tulevat viestit ovat heiltä, sillä sähköpostin lähettäjätiedot voidaan väärentää.
  

Lisätietoa: kalasteluviestit

Roskapostinsuodatus

Postipalvelimet eivät ota vastaan tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista tulevaa postia.

Käyttäjillä on myös mahdollisuus ottaa käyttöön henkilökohtainen roskapostinsuodatus.
Univ-käyttäjälle suodatus on asetettu päälle valmiiksi!

Lisätietoa: Roskapostin suodatus helposti

Postin käsittely

Sähköpostia pystyy käsittelemään monella erilaisella ohjelmalla. Työaseman päässä käytetyimpiä lienevät Outlook, Eudora ja Mozilla Thunderbird. Koivussa säilytettävää postia voi käsitellä kätevästi Webmaililla. Exchange-posteja voi Outlookin lisäksi lukea nettiselaimella purusta OutlookWebApp-ohjelmaa käyttäen. Exchange -postin saa kännykkäänkin esim. sovelluksella Mail for Exchange.

Automaattivastaus
Lomalle lähtiessä tai jos ei jostakin muusta syystä pääse lukemaan saapuvaa sähköpostia, voi asettaa sähköpostiin automaattisen vastaajan, joka tiedottaa lähettäjälle milloin viesti tullaan käsittelemään. Tämä tiedote lähetetään jokaiseen lähettäjäosoitteeseen vain kerran. Automaattivastaus on hyvä muistaa myös ottaa pois päältä, kun se ei enää ole ajankohtainen!

Exchange-käyttäjät voivat asettaa automaattivastauksen Outlookissa tai Outlook Web App:ssa.

Postin edelleenohjaaminen
Postin voi ohjata koivusta johonkin toiseen sähköpostiosoitteeseen. Tietoturvallisuussyistä virkapostin uudelleenohjaus kaupallisiin osoitteisiin (hotmail.com, luukku.com ...) on KIELLETTYÄ!

Lisätietoja: OHJEET | Koivun palvelut

HUOM. Exchange-käyttäjille on koivuun asetettu kääntö, joka ohjaa saapuvat postit Exchange-palvelimelle. Tätä asetusta ei pidä mennä muuttamaan.

Liitetiedostot

Ns. turvattomat tiedostomuodot
Kaikki liitetiedostomuodot eivät pääse virustarkastuksen ohi. Lista näistä turvattomista tiedostotyypeistä, joita ei voi lähettää normaaleina löytyy ohjeista liitetiedostot-sivulta; linkki alempana.

Turvattomaksi luokitellun liitteen tiedostopäätteen voi nimetä uudelleen: esimerkiksi .exe -> .xee

Liitetiedostojen koot
- ulos yliopistolta lähtevät korkeintaan 50 MB.
- Webmail-ohjelmalla lähetettäessä korkeintaan 10 MB:n kokoisia.
- Sisäisessä Exchange-postissa ei kokorajoituksia.

Suurikokoisten ja ns. turvattomien liitteiden lähettäminen
Yli 50 MB:n kokoiset sekä turvattomat liitteet voidaan lähettää erityisen www-palvelun kautta:

Suosituksia

- Vältä liitteiden lähettämistä postiviesteissä. Laita liitteen teksti suoraan viestin tekstiosaan jos mahdollista.
- Vältä (erityisesti vieraista osoitteista tulevien) MS Officen liitteiden (.xls, .doc, .docx, .ppt) avaamista suoraan sähköpostin viestiä luettaessa.
- Jos lähetät Word-ohjelmalla tehtyjä dokumentteja, lähetä ne ainoastaan .rtf –formaatissa (Rich Text Format).

Lisätietoa: Liitetiedostot

Postituslistat

Postituslistoja (mail list) käytetään eri alojen keskustelu-, ilmoitus-, ja tiedonvaihtokanavina. Postituslista on ryhmä, johon voidaan lisätä ja poistaa käyttäjiä. Postituslistan avulla voidaan lähettää sähköpostia kerralla kaikille listan jäsenille.

Liityttyäsi (subscribe) postituslistalle saat paluupostissa ohjeen listalta eroamiseen (unsubscribe).

Lisätietoa: http://www.lists.oulu.fi/

Sähköpostiosoitteiden etsiminen

Tietoa yliopiston muista käyttäjistä saa osoitteesta: http://www.oulu.fi/haku/