OFFICE-ohjelmien käyttöön liittyviä kysymyksiä ja ongelmia

Kaarina Kaukoranta

EXCEL

---

Kysymys:
Miten Excel 2007:ssa saa rasterikuviot kaavioihin?

Vastaus:

Rasterikuviot on poistettu Office 2007:ssa ja ne joudutaan asentamaan siihen itse.

Ohje

Kysymys:
Miten saadaan päivämääräluettelo sellaiseksi, että siinä on vain kuukauden ensimmäiset päivät?

Vastaus:

Ongelmahan on siinä, että kuukausissa on eri päivämäärät ja lisäksi on karkausvuosia. Pelkkä 30 lisääminen ei siis ole ratkaisu.

Mikäli aloituspäivämäärä on solussa B3, niin kaava seuraavaan soluun voisi olla esimerkiksi seuraava:

=JOS(TAI(KUUKAUSI(B3)=1;KUUKAUSI(B3)=3;KUUKAUSI(B3)=5;
KUUKAUSI(B3)=7;KUUKAUSI(B3)=8;KUUKAUSI(B3)=10;KUUKAUSI(B3)=12);B3+31;
JOS(KUUKAUSI(B3)=2;JOS(JAKOJ(VUOSI(B3);4)=0;B3+29;B3+28);B3+30))

Linkki ratkaisuun

Kysymys:
Miten tehdään Pivot-taulukko Excel 2003:lla?

Vastaus:
Idean tajuaa parhaiten esimerkin avulla.
Esimerkkiohjeeseen.

Kysymys:
Miten Excel-tiedosto saadaan oikeaan formaattiin Ascii-muotoon tekstitiedostoksi sarakkeet erotettuina välilyönneillä eikä sisennyksellä.

Vastaus:
Tallennetaan Excelissä CSV-muotoon, jolloin erottimeksi tulee puolipiste. Muistiossa sitten korvataan kaikki puolipisteet välilyönneillä ja tiedosto tallennetaan txt-muotoon.

Ongelma:
Taulukko, johon pitäisi luoda arvosana uusien säädösten mukaisesti.

Arvosanataulukko on seuraavanlainen:

jos pisteet välillä 20-23 -> arvosana 1
jos pisteet välillä 24-27 -> arvosana 2
jos pisteet välillä 28-31 -> arvosana 3
jos pisteet välillä 32-35 -> arvosana 4
jos pisteet välillä 36-40 -> arvosana 5
Millaisella funktiolla tms. voisin tehdä tällaisen taulukon?

Ratkaisu:
Tehdään sisäkkäisillä JOS-lauseilla lähtien vertaamaan pienimmästä lähtien.
=JOS(A3<20;"hylätty";JOS(A3<=23;"1";JOS(A3<=27;"2";JOS(A3<=31;"3";JOS(A3<=35;"4";JOS(A3<=40;"5"))))))
-> ratkaisu

Kysymys:
Miten Excelissä henkilöturvatunnuksesta saa päivämäärän?

Vastaus:
Jos tunnus on A1:ssa ja pvm halutaan B1:een, niin ensinnäkin molemmat solut muotoillaan kyseisiin muotoihin. B1:een kirjoitetaan funktio =PÄIVÄYS(POIMI.TEKSTI(A1;5;2);POIMI.TEKSTI(A1;3;2);POIMI.TEKSTI(A1;1;2))
-> ratkaisu

Tämä koskee vain 1900-luvulla syntyneitä. 2000-luvulla hetu on erilainen.

Ongelma:
Jos Excelin taulukkoon kirjoittaa esim. murtoluvun "2/5", niin Excelihän muuttaa sen oletuksena "2.touko" ja näinhän ei haluta. Pääseekö tästä takaisin tuohon murtolukuun 2/5 mitenkään? Jos muuttaa solun ominaisuudet murtoluvuksi (fraction), niin soluun tulee luku 39750. Tämä on ongelma, kun toisesta ohjelmasta (origin) tuodaan tiedosto Exceliin ja silloin nämä murtoluvut muuttuvat päivämääriksi ja kun näitä on paljon niin käsin muuttaminen on työlästä.

Ratkaisu:
Jos voit kopioida, niin käytä Liitä määräten-toimintoa ja valitse joko ”Kaikki lähdeteemaa käyttävät” tai ”Kaavat ja lukumuotoilut” tai ”Arvot ja lukumuodot”.
Toinen vaihtoehto on, että koko sarakkeen solut, johon nuo murtoluvut tulevat, muotoilet etukäteen murtoluvuksi sillä tarkkuudella kuin vaaditaan.
Murtoluku kannattaa aina, jos mahdollista laittaa kaavana esim. =2/7, jolloin sen arvo ei voi muuttua.

 

WORD

---

Ongelma:
Wordin tarranteko-ominaisuudella rintamerkki, jossa olisi:

Kuva
Etunimi Sukunimi
Organisaatio

Ohjelma antaa organisaationimen aina ylös, jos valitaan yrityksen nimi.
Kun tarrat tallennetaan ja lähetetään sähköpostilla, niin siirtyy vain ensimmäinen sivu.

Ratkaisu:
Kohdassa tarran asettelu:
Muoto: Nimi ja osoite
Tärkeä vaihe on Täsmää kentät.
Tässä tilassa valitaan etunimi- ja sukunimikohdista etunimi ja sukunimi, mutta osoitteeksi valitaan organisaatio.
Kuva lisätään lopussa ensimmäisen sivun tarroihin, jolloin se tulostuu kaikkiin.
Jos tarratiedosto lähetetään toiselle sähköpostilla, on samalla lähetettävä yhteystiedot sisältävä tietokanta (esim. Excel-tiedosto). Vastaanottaja tallentaa sen ja avatessaan tarratiedostoa Wordissa valitsee linkityksen tietokantatiedostoon. Sen jälkeen käydään Yhdistämisen eri vaiheet loppuun tulostuksineen.

Kysymys:
Miten tehdään lomake Word 2003:lla?

Vastaus:
Näytä ->Työkalurivit -> Lomake
Lisätään lomakekentät. Jos tekstilomakekentälle halutaan enimmäispituus, niin klikataan kenttää ja oikealla hiirellä valitaan ominaisuudet ja sieltä enimmäispituus.
Tärkeää on lopuksi lukon näköisestä työkalusta lukita (Suojaa lomake), jotta lomaketta voidaan täyttää.