Opiskelijan ja seurantaryhmän tapaamisessa neuvotellaan väitöstyön loppuunsaattamisesta. Kun opiskelija on viimeistellyt väitöskirjan käsikirjoituksen, hän toimittaa sen ohjaajille sekä seurantaryhmälle. Samalla hän laittaa vireille väittelylupahakemuksen. Väittelylupahakemus sisältää mm. seurantaryhmän puheenjohtajan lausunnon väitöskirjan valmiudesta sekä pääohjaajan ja seurantaryhmän puheenjohtajan esitykset esitarkastajiksi, vastaväittäjäksi sekä kustokseksi. Tohtorikoulutustoimikunnan puheenjohtaja määrää esitarkastajat sekä alustavasti vastaväittäjän ja kustoksen. Koulutuspäälliköt hoitavat tohtoritutkinnon valmistumisen loppuvaiheeseen liittyviä käytännön asioita.