Näin läsnäolojen kirjaus meni puhelimeen – ja Olli päätyi Floridaan kertomaan yliopiston digitalisoitumisesta

Palveluiden uudet työvälineet vähentävät käsin tehtävää työtä.

Paperilomakkeita, leimasimia, sähköposteja, sekavia prosesseja. Monia yliopiston toimintoja ollaan parhaillaan digitalisoimassa niin, että niiden käsittely onnistuisi nykyaikaisilla viestintävälineillä ja ilman turhaa manuaalista työtä.

Erään keinon toimintojen digitalisointiin tarjoaa Office365, jonka PowerApps-sovelluksella pilotoidaan läsnäolomerkintöjen keräämistä lääketieteellisessä tiedekunnassa sekä palkankorotusten hyväksymistä tieto- ja sähkötekniikan tiedekunnassa.

Lääkiksessä kokeilun kohteena on ensimmäisen opintovuoden pakollinen Johdatus lääkäriyteen -opintojakso. Käytännössä opettaja antaa luennolla kertakäyttöisen koodin, jonka opiskelija näpyttää puhelimeensa tai tietokoneelleen läsnäolon todisteeksi.

”Meillä on ollut uusi sovellus käytössä muutaman kerran tähän mennessä, ja kokemukset ovat olleet positiivisia. Palautteen jälkeen saadaan varmaan ilmenneet ongelmat ratkottua”, kertoo opintoasiainsihteeri Anne Salovaara.

”Aiemmin olemme keränneet nimilistoilla ja suorituskorttien leimaamisella läsnäolotietoja pakollisiksi merkityistä opetuksista. Tämä sovellus tarkoittaa käytännössä useiden käsin tehtävien Excel-kirjanpitojen ja erillisten suoritusten selkeää vähenemistä ja toivottavasti jatkossa jopa poistumista automaattisen kirjaustiedon avulla.”

Suunnittelija Erja Heikkinen tietohallinnosta kertoo, ettei pakollisia läsnäolotietoja ole vielä digitalisoinut mikään muu yliopisto. Mikäli tyytyväisyyskysely syysloman jälkeen antaa hyvää palautetta, käytäntöä pyritään laajentamaan.

Läpinäkyvyyttä ja tilastotietoa

Toinen PowerApps-kokeilu on esimiehen työkalu, jolla käsitellään palkan suorituskorotus- ja vaativuuslisäesityksiä. Pilottiyksikkönä on tieto- ja sähkötekniikan tiedekunta. Prosessi korvaa “paperiprosessin” ja käsin tehdyt allekirjoitukset sekä perusteluihin liittyvät sähköpostiviestittelyt.

”Sähköisen työkalun avulla esimies voi lähettää esityksensä perusteluineen hyväksyjälle, joka saa esityksen ratkaistavakseen saman tien. Mikäli esitys hyväksytään, henkilöstösihteeri saa tiedon päätöksestä ja hän voi viedä muutoksen palkkahallinnon maksujärjestelmään ilman paperitulosteita ja allekirjoituksia sekä skannauksia”, kertoo yliopiston henkilöstöjohtaja Jarmo Okkonen.

Okkosen mukaan järjestelmä tuottaa tarvittavan sähköisen dokumentaation. Työkalu keventää kaikkien osapuolten työtä ja samalla yhtenäistää menettelyjä, mutta säilyttää mahdollisuuden kysyä lisätietoa perusteluista.

Henkilöstöpalvelujen prosessien digitalisoinnissa ei aiota pysähtyä tähän.

”Tavoitteemme on digitalisoida kaikki hyväksynnät sähköisillä työkaluilla ja tuoda ne esimiesten työkalupakkiin, niin että he saavat paremman kontrollin ja näkyvyyden prosessien eri vaiheisiin. Digitalisointi tarjoaa myös mahdollisuuden koota ja esittää ajantasaista tietoa toimenpiteiden määristä ja käsittelyajoista eli palvelun laadusta. Pyrimme siihen, että vuoden 2019 aikana kaikki keskeisimmät, paljon käytetyt prosessit on digitalisoitu.”

Yliopisto esillä Orlandossa

Palvelupilotit saivat myös kansainvälistä näkyvyyttä, kun uudistuksia konsultoinut Olli Jääskeläinen pääsi maailman suurimmille Microsoft-messuille Floridan Orlandoon kertomaan niistä. Sulava Oy:n Jääskeläinen matkusti Orlandoon syyskuun lopussa yhdessä tietohallinnon palvelupäällikön Janne Suokkaan kanssa.

”Matka oli tietosisällöltään antoisa. Digitalisaatio ja toimintaprosessien automatisointi on ollut tapahtuman kantava teema. Olli Jääskeläisen ajankohtainen esitys otettiinkin erittäin innostuneesti vastaan”, Suokas kertoo.

Oulun yliopistossa Microsoftin tuotteilla toteutetaan myös väliaikainen tenttilomakepalvelu, jolla opettaja voi toimittaa tenttinsä tiedot ja tenttikysymykset eteenpäin ilman sähköpostiliitteiden laatimista.

Muun muassa rehtori Jouko Niinimäki on aiemmin puhunut palveluiden nopean kehityksen ja digitalisoinnin tärkeydestä.


Sulava Oy:n Olli Jääskeläinen esiintyi Microsoft Ignite -tapahtumassa Orlandossa 25.9.2018 kertomassa Oulun yliopiston tavoista uudistaa prosesseja. (Kuva: Janne Suokas)

 

Orlandon esitys YouTube-videona

Lue lisää: Erja Heikkisen blogikirjoitus digikampuksesta ja -palveluista

Viimeksi päivitetty: 1.10.2018