Tilojen vuokrausohjeet

Oulun yliopiston tilanvarausjärjestelmässä olevien salien varaukset yliopiston ulkopuolisille käyttäjille

Yleistä

Ohjeet koskevat Oulun yliopiston tilanvarausjärjestelmässä olevia luentosaleja, auditorioita, seminaarihuoneita, kokoushuoneita, liikuntasaleja, auloja ja käytävätiloja, jotka ovat varattavissa yliopiston omille yksiköille sekä yliopiston ulkopuolisille asiakkaille.

Yliopiston päärakennuksen tiloista on erillinen ohje ja hinnasto.

Oulun yliopiston tilanvarausjärjestelmässä olevista saleista peritään yliopiston ulkopuolisilta käyttäjiltä ulkopuolisen hinnaston mukaista vuokraa.

Tilojen ja salien käytössä on yliopiston omilla toiminnoilla etusija. Periaatteena on, että salien ja tilojen ulosvuokraaminen ei saa haitata yliopiston varsinaista toimintaa. Yliopiston ulkopuolisten vuokratessa tiloja tulee ko. tilaisuuden esitteissä ja ilmoituksissa näkyä tilaisuuden järjestäjä.

Vuokrattavat salit

Saleja on seuraavissa kiinteistöissä: Linnanmaa, Linnanmaan päärakennus, Normaalikoulun ylä- ja ala-aste, Lääketieteellinen tiedekunta, Musiikkikasvatuksen koulutus (Maunonkatu 2), Arkkitehtuurin osasto (Aleksanterinkatu 4-6), Kajaanin opettajankoulutuslaitos.

Tilojen varaaminen ja laskutus

Yliopiston tilanvarausjärjestelmässä olevien salien varaukset hoidetaan keskitetysti virastomestareiden kautta, jotka kirjaavat tehdyt varaukset TIMMI-varausohjelmaan. Saleja ja vapaita saliaikoja voi selailla www-osoitteessa: http://pooki.oulu.fi:8080 .

Sali- / tilavaraus tehdään ensisijaisesti sähköisellä tilankäyttölomakkeelle. Kiireellisissä tapauksissa varauksen voi tehdä faxilla, sähköpostilla tai puhelimella suoraan salialueen virastomestaripisteeseen.

Sali- ja tilavarauksen yhteydessä on aina ilmoitettava ehdottomasti seuraavat tiedot:

1) Varauksen tekijä / yhdyshenkilö

2) Varaajan puhelinnumero

3) Tilaisuuden aihe

4) Varaajan ja maksajan laskutustiedot (Ulkopuoliset varaukset ja laskutus)

5) Tilaisuudessa tarvittavat kalusteet ja AV-laitteet

Saunoja varattaessa on ilmoitettava vastuuhenkilö, joka huolehtii ovien lukitsemisesta, saunan lämmityksen kytkemisestä pois päältä yms. Tilapalveluissa varaukset laskutetaan käytön mukaan yliopiston omilta yksiköiltä ja yliopiston ulkopuolisilta kuukausittain. Yliopiston ulkopuolisen tekemä varaus vahvistetaan aina kirjallisesti.

Hinnasto

Luettelo vuokrattavista saleista ja niiden hinnat yliopiston ulkopuolisille on erillisessä hinnastossa.

Peruutukset

Tehty varaus voidaan perua kirjallisena 1 viikko ennen varauksen alkamista ilman maksua. Viikkoa lyhyemmässä ajassa tehdyn varauksen perumisesta peritään täysi maksu.

Virastomestaripalvelut salivarauksien yhteydessä

Yliopiston ulkopuolisiin varauksiin ma - pe klo 7.00 - 16.15 sisältyy yksi virastomestaripalvelu. Lisävirastomestaripalveluista veloitetaan hinnaston mukaisesti.

Ilta- ja viikonloppuvarauksien aiheuttamat virastomestaritehtävät ma - pe klo 16.15 - 7.00, pe klo 16.15 - ma klo 7.00 hoitaa yliopiston oma virastomestari, jonka palveluista on maksettava eri korvaus hinnaston mukaan. Vuokraajat voivat käyttää lisäksi omaa henkilökuntaansa esim. naulakko- ja opastustehtävissä. Oman henkilökunnan käytöstä on sovittava erikseen varausta tehtäessä.

AV- ja muut laitteet

Vuokraan sisältyvät saleissa valmiina olevat AV-laitteet. Jos saleihin tai tiloihin joudutaan tuomaan lisävälineistöä, peritään näistä hinta erillisen laitehinnaston mukaan.

Muut kustannukset (Lisäveloitus koskee yliopiston ulkopuolisia)

Muut lisäkustannukset esim. lisäsiivouskustannukset laskutetaan erikseen.