Tietosuojailmoitus - XVII Kansallinen hoitotieteen konferenssi

XVII Kansallisen hoitotieteen konferenssin tietosuojailmoitus rekisteröidyille

[Päivitetty 25.1.2022]

1 Yleistä

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.

2 Järjestäjä/rekisterinpitäjä:
Hoitotieteen ja terveyshallintotieteen tutkimusyksikkö,

Lääketieteellinen tiedekunta,

Oulun yliopisto

Aapistie 5A

90220 OULU
Yhteyshenkilö: Sari Pramila-Savukoski, +358 294485514, sari.pramila-savukoski@oulu.fi

3 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: dpo@oulu.fi.  

4 Mihin henkilötietoja käytetään ja miten?

Sinulta kerätään sähköisen ilmoittautumisen kautta tietoja, joita tarvitaan esimerkiksi konferenssiin osallistumisen ja maksuliikenteen asianmukaiseen toteuttamiseen. Ilmoittautumisen yhteydessä antamiesi tietojen perusteella sinulle voidaan toimittaa lisätietoja tapahtumasta sekä muuta tapahtumaan liittyvää lisämateriaalia ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Keräämme ainoastaan sellaisia tietoja, joita tarvitaan näiden konferenssipalvelujen tarjoamiseen.

Henkilötietoja voidaan julkistaa, mikäli Hoitotieteen ja terveyshallintotieteen tutkimusyksikkö on sopinut siitä kanssasi tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Allergiatietoja käsitellään suostumuksellasi, jotta voimme huomioida ne tarjoiluissa.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on osallistujan suostumus.

5 Mitä tietoja kerätään?

Keräämme seuraavia tietoja:

  • nimi ja yhteystiedot
  • tiedot siitä, edustatko osallistujana jotakin organisaatiota tai yritystä; tällöin myös asema ja organisaation/yrityksen nimi
  • tiedot ruoka-aineallergioista
  • laskutusosoite (jos kyseessä on maksullinen tapahtuma).

Saatamme kerätä muitakin olennaisia tietoja, jos tapahtuman luonne ja sen toteuttaminen sitä edellyttävät.

6 Miten kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietosi poistetaan ilmoittautumisjärjestelmästä yleensä vuoden kuluttua tapahtumasta.

7 Keille tietojasi voidaan luovuttaa?
Luovutamme joitakin tietoja tarpeen mukaan yhteistyökumppaneillemme (kuten konferenssi- tai kokouspaikoille, hotelleille ja ravintoloille).

Kaikki henkilötiedot käsitellään turvallisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Henkilötietojasi ei luovuteta muille eikä siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle ilman suostumustasi.

Jos haluat lisätietoja, ota yhteyttä dpo@oulu.fi.  

8 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietojasi kerätään suostumuksellasi, kun ilmoittaudut tapahtumaan. Ilmoittautumisen yhteydessä voit antaa suostumuksesi osallistumisesi julkaisemiseen esim. osallistujaluetteloissa, verkkosivuilla ja sovelluksissa.

Jos et ilmoittautuessasi anna pyydettyjä tietoja, ilmoittautumistasi ei voida käsitellä eikä sinua voida rekisteröidä osallistujaksi.

9 Kuinka henkilötietosi suojataan?
Sähköiset materiaalit säilytetään IT-järjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu luvattomalta käytöltä muun muassa salasanoin. Järjestelmissä on eri käyttäjätasot, ja käyttöoikeudet on rajattu siten, että käyttäjillä on pääsy ainoastaan työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Paperimuotoisia (esim. tulostettu osallistujalista) tietoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajoitettu pääsy.

10 Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus

  • peruuttaa suostumuksesi
  • pyytää tietoja henkilötietojesi käsittelystä
  • saada nähtäväksesi sinua koskevat henkilötiedot
  • vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
  • vaatia henkilötietojesi poistamista
  • rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

11 Tietosuojailmoituksen päivittäminen
Tietosuojailmoituksen uusin versio löytyy tapahtuman verkkosivustolta.

12 Yhteystiedot

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa sari.pramila-savukoski@oulu.fi. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota meihin yhteyttä.