Suurten virtuaalikonferenssien organisoinnissa digiharppauksia – tulevat tapahtumat verkossa

Digiloikka etenee Oulun yliopistossa harppauksin yhteisillä ponnistuksilla, kun henkilökunta siirtää opetuksen lisäksi kansainvälisiä konferensseja ja yliopistoyhteisön tapahtumia verkkoon. Onnistuessaan virtuaalitapahtumat yhdistävät yleisöjä koronapandemiasta huolimatta. ”Mutta eihän ne ilman työtä tule. Onnistumisen takana on tiukkaa suunnittelu- ja valmistelutyötä, raudanlujaa osaamista, toimivia työkaluja sekä heittäytymiskykyä”, kertoo Oulun yliopiston opetuksen ICT-tukipalveluista vastaava palvelupäällikkö Paula Vaskuri.

20. – 21.8.2020 virtuaalikonferenssina järjestetty Pedaforum2020 oli ennätyssuuri kotimaisessa mittakaavassa: ennakkoilmoittautuneita osallistujia oli lähes 1300, esityksiä noin 140 ja puhujia yli 200. Pedaforum2020 järjestettiin ensimmäistä kertaa kokonaan verkossa ja maksuttomana. "Koronaepidemia ei estänyt, vaan mahdollisti osallistumismäärän kasvun, joka tuplaantui etätoteutuksen turvin. Myös esityksiä saatiin mukaan enemmän", Vaskuri arvioi.

Samoilla linjoilla oli myös varsin nopealla varoitusajalla keväällä verkkoon siirretystä 6G Summit-virtuaalikonferenssista Oulun yliopiston 6G-tutkimuksen johtaja, akatemiaprofessori Matti Latva-aho: ”Tapahtuman virtuaaliset keskustelutilat antoivat jopa paremmat mahdollisuudet yleisölle osallistua verrattuna perinteiseen konferenssiin. Keskustelut olivat myös pidempiä ja perusteellisempia.” 6G Summit keräsi yli 600 osallistujaa.

Koronakevät näkyy yliopiston virtuaalikokousten käyttäjämäärien kasvuna ja Pedaforum2020-osallistujat selkeänä piikkinä.

Pedaforum2020-virtuaalikonferenessin kaikille osallistujille yhteiset ohjelmaosuudet lähetettiin pääosin Oulun yliopiston omasta videostudiosta Zoom-webinaarina ja Vimeo-striiminä. Studiosta juonnettiin tapahtuma, annettiin asiantuntijapuheenvuoroja ja yhdistettiin keskusteluja studiolähetyksen lomaan etäyhteyksien päästä, kaukaakin. Yksi työpaja vedettiin yleisölle 16 000 km:n päästä Uudesta-Seelannista. Oulun yliopiston videopalvelujen henkilökunta venyi kansainvälisen virtuaalikonferenssin studiotekniikan hoitamiseen vankan kokemuksensa turvin.

Virtuaalikonferenssin järjestäminen kasvattaa ammatillista osaamista. Esimerkiksi kaikki Pedaforumin kymmenien ohjelmasessioiden vetäjät koulutettiin käyttämään virtuaalikokoustekniikaa ja fasilitoimaan työpajojen ja luentojen osallistujajoukkoja maailmalta. Mukana Pedaforumia toteuttamassa oli Oulun yliopiston ja ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ja yliopistopedagogiikan opiskelijoita yhteensä noin 40. Onnistuneet järjestelyt keräsivät runsaasti palautetta, ja 85 prosenttia osallistujista antoi tapahtumalle yleisarvosanaksi yli 8.

Tulevat tapahtumat verkossa ja hybridinä

Jatkossa Oulun yliopiston tapahtumia, kuten lukukauden avajaiset järjestetään videointien avulla, virtuaalisesti sekä hybridinä yhtä aikaa verkossa, paikan päällä ja esimerkiksi tiedekonferensseina Twitterissä.

GenZ Talks seminar 3.9.2020 

Lukuvuoden avajaiset 7.9.

Falling Walls Lab 1.10. 

Kestävän kehityksen viikko 5. – 9.10.2020

 

Pedaforumin järjestäjiltä Oulu yliopistosta ja ammattikorkeakoululta vaadittiin tiukkaa suunnittelu- ja valmistelutyötä, raudanlujaa osaamista, heittäytymiskykyä ja toimivia työkaluja.

 

Viimeksi päivitetty: 28.8.2020