Tietosuojailmoitus - Oulun yliopiston opiskelijoille

Jotta yliopisto voi hoitaa opetustehtäväänsä kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita, on yliopiston käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietoja.

Opiskelijana olet rekisteröity ja yliopisto rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tätä tarkoitusta varten.

Opiskelun tukipalveluiden tietosuojailmoitus on kuvattu erikseen.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puh. +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Opiskelijatietojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on koulutuspalvelut.
Koulutuspalvelujen johtajana toimii Vesa-Matti Sarenius study(at)oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käyttö Oulun yliopistossa perustuu lainsäädäntöön.

Henkilötietojasi käsitellään:

• henkilö- ja yhteystietojen ylläpidon yhteydessä,
• opiskeluoikeuden toteuttamiseksi, hakemuksissa ja ylläpidossa,
• opetukseen ja tentteihin ilmoittautumisten hallinnointiin,
• opetuksen ja tenttien järjestämiseksi,
• valinta- ja tasokokeiden järjestämiseen,
• opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan,
• opintoneuvonnan ja –ohjauksen yhteydessä,
• opintoja ja opiskelua koskevien todistusten ja otteiden myöntämiseen ja tutkintotodistusten myöntämiseen
• opiskeluoikeuteen liittyvissä hakemuksissa, kuten hyväksilukeminen tai opintoajan jatkamisilmoitus,
• tilastointiin,
• opetuksen ja opiskelijavalinnan kehittämiseen sekä
• opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi
• kirjastopalveluiden asiakasrekisteriin

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten. Antamiesi luovutuslupien mukaisesti henkilötietojasi voidaan luovuttaa opiskelijakorttia varten sekä opintoihin liittyvään rekrytointitarkoitukseen tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Yliopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
  (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
  (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, Yliopistolaki 558/2009, Yliopistoasetus 115/1998, Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004, Oulun yliopiston Koulutuksen johtosääntö 2016)
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen
  (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 a ja b)
• Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 a).

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedot ovat julkisuuslain perusteella osin salassa pidettäviä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja käsitellään yliopiston eri tietojärjestelmissä ja käsin. Opiskelijaa koskevat tiedot täydentyvät osin opiskeluoikeuden aikana, esimerkiksi arvosanojen lisäämisellä opintorekisteriin.

Oulun yliopisto käsittelee seuraavia opiskelijoita koskevia henkilötietoryhmiä:

Yksilöimistiedot:

• Henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, syntymäaika, opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero, käyttäjätunnus
• taustatiedot: mm. valintatiedot, sukupuoli, kansalaisuus ja kielitiedot
• yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite

Opiskelua koskevat tiedot:

• Opiskeluoikeudet tutkintoihin ja ei-tutkintoon johtaviin opintoihin
• Suoritetut tutkinnot
• Lukukausi-ilmoittautumiset
• Ylioppilaskunnan jäsenyys
• Opintosuoritukset ja niiden arviointi
• Opinnäytteiden julkaisutiedot
• Tentteihin ja opintojaksoille ilmoittautumiset
• Opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot (läsnäolo ja mobiililaitteen sijainti)
• Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot
• Henkilökohtaiset opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
• Harjoitteluun ja kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
• Työnantajan harjoittelupalautteeseen liittyvät tiedot
• Lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot
• Apurahoihin liittyvät tiedot
• Opiskelijapalautetiedot
• Opiskelijalle tarjottavien palveluiden, mukaan lukien IT-palveluiden järjestämiseksi tarpeelliset tiedot

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä, arkaluonteisia henkilötietoja:

• Henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• Opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• Opiskeluun ja yliopistoympäristössä toimimiseen liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oulun yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Oulun yliopiston työntekijät tai Oulun yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Tiedot on suojattu luvattomalta käsittelyltä. Pääsy opiskelijatietojärjestelmiin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa koulutuspalveluiden henkilökunta ja opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja tietoja voidaan käsitellä tila- ja turvallisuuspalveluissa, koulutuspalveluissa, tietohallintopalveluissa, henkilöstöpalveluissa ja talouspalveluissa sekä markkinointi, viestintä ja yhteiskuntasuhteet -palveluissa.

Oulun yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Oulun yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Oulun yliopisto luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

• Oulun yliopiston ylioppilaskunnalle
• Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle YTHS
• teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille
• teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön
• teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Kansaneläkelaitokselle
• teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön
• teknisenä tallenteena suoraan korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Tilastokeskukselle
• Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta
• työvoimaviranomaiselle
• teknistä käyttöyhteyttä käyttäen maahanmuuttoviranomaiselle
• Opiskelija-asuntosäätiö PSOAS:lle
• opetussairaaloihin ja -terveyskeskuksiin
• Kansainvälisen maisterikoulutuksen hakijaneuvontaan ja hakemuksien ja liitteiden tarkastukseen, sekä kyseisiin ohjelmiin hyväksyttyjen opiskelijoiden kontaktointiin myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Lisäksi Oulun yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja

• tieteelliseen tutkimustoimintaan
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
• muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
• ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle vaihto-opiskelun ja kaksois- tai yhteistutkintokoulutuksen toteuttamiseksi tai suoritustietojen siirtämiseksi.
• opiskelijan suostumuksella osoitetietojen luovutus viranomaisille, yhdistyksille, säätiöille ja järjestöille sellaiseen tiedotukseen, jonka tarkoituksena on edistää opintoja tai parantaa opiskeluolosuhteita

Luovutettavien tietojen lähde on pääosin Peppi-järjestelmä. Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon Virtaan siirretään pysyvästi säilytettäviä opiskelijatietoja sekä opiskelijaliikkuvuuden liikkuvuusjaksot.

Henkilötietojen suunnitellut siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suori-tetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja siltä osin kun laki tai tiedonohjaussuunnitelma ei määritä säilytysaikaa, niin niin pitkään kuin on kohtuudella tarpeellista kyseisen henkilötiedon käsittelyn kannalta.

Rekisteröidyn oikeudet omiin henkilötietoihinsa

Opiskelija voi tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa omia yhteystietojaan Pepissä.

Opiskelijalla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Oikeus peruuttaa suostumus

Lisäksi tilanteissa, joissa opiskelijan henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, opiskelija voi peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin opiskelija voi ottaa yhteyttä reksiterinpitäjän vastuuyksikköön.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustava vaatimus tai sopimuksen edellyttämä vaatimus ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot / tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset?

Opiskelija antaa kulloinkin tarpeelliset henkilötietonsa ja hän vastaa niiden oikeellisuudesta. Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Henkilötiedon alkuperä (kun tietoja ei saada rekisteröidyltä)

Opiskelijoita koskevia tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

• Kansalliset tai korkeakoulun omat hakujärjestelmät
• Kansainväliset hakujärjestelmät
• Toinen kotimainen tai ulkomainen korkeakoulu
• Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
• Yliopiston henkilöstö
• Harjoittelijoiden työnantajat

Tiedot voivat olla myös yliopiston opiskelijalle tarjoamien tietohallintopalveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon ml. profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.