Tietosuojailmoitus / Privacy Notice

Tietosuojailmoitus

Oulun yliopisto (alempana ”me”) käsittelee verkkolomakkeella kerättyjä henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen perusteella.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto, PL 1000, 90014 Oulun yliopisto

Tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: dpo@oulu.fi

Henkilötietojen käsittelemisen tarkoitus

Tarvitsemme verkkolomakkeella kerättäviä henkilötietoja voidaksemme järjestää RDHum 2019 -konferenssin.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • voidaksemme arvioida esitelmä-, posteri- ja työpajaehdotukset ja pitää yhteyttä niiden esittäjiin ja järjestäjiin,
  • suunnitellaksemme konferenssin ohjelman sekä
  • hoitaaksemme käytännön asioita ja tiedottaaksemme niistä, kuten konferenssin pitopaikasta ja ruokailumahdollisuuksista.

Henkilötietojen käsittelemisen oikeusperuste

Konferenssin järjestämisen vuoksi tarvittavia henkilötietoja kerätään ja käsitellään osallistujien suostumuksella. Osallistujat antavat suostumuksensa täyttämällä ja lähettämällä verkkolomakkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Kaikkia kerättyjä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. Henkilötietoja käsittelevät

  • RDHum 2019 -konferenssin järjestelytoimikunnan jäsenet sekä
  • verkkolomakkeen palveluntarjoaja (Webropol Oy), joka käsittelee tietoja Oulun yliopiston ja palveluntarjoajan välisen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Henkilötietojen säilyttämisen kestoaika

  • Kaikki verkkolomakkeella kerättävät henkilötiedot: keräyshetkestä vuoden 2019 loppuun.
  • Konferenssin ohjelma, paperit ja tiivistelmät (ml. esittäjien nimet ja yhteystiedot): toistaiseksi.

Muuta

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja pyytää niiden oikaisemista, niiden poistamista tai käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja oikeus pyytää henkilötietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetun toimistoon (https://tietosuoja.fi/yhteystiedot).

Emme käsittele henkilötietoja mitään muuta kuin tässä tietosuojailmoituksessa kerrottuja tarkoituksia varten.

Privacy Notice

The University of Oulu (“we” below) processes the personal data collected from you on the online form according to this privacy notice.

Data controller

University of Oulu, P. O. Box 1000, FIN-90014 University of Oulu

Email address of data protection officer: dpo@oulu.fi

Purposes of processing personal data

If you wish to attend the RDHum 2019 conference, the provision of your personal data, as collected on the online form, is necessary for us to be able to organise the conference.

More specifically, we process the personal data we collect from you for the following purposes:

  • to review abstracts for papers, posters, and workshops and to communicate with their authors and organisers,
  • to design the conference programme, and
  • to organise and communicate practical matters, such as the conference venue and catering.

Legal basis for processing personal data

We collect and process personal data based on participants’ consent. You give your consent by filling in and submitting the online form.

Recipients of personal data

All the personal data collected from you will be processed in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). No data will be transferred outside the EU or the EEA. Your personal data will be processed by

  • the organising committee of the RDHum 2019, and
  • the online query service provider (Webropol Oy), according to the principles stated in the Data Processing Agreement (DPA) between the University of Oulu and the service provider.

Storage period of personal data

  • Full personal information as we collect through the online form: from time of collection until the end of 2019.
  • Abstracts, papers and conference programme (incl. names and contact details): indefinitely.

Other information

You have the right to request from us access to and rectification or erasure of your personal data or restriction of processing concerning yourself or to object to processing, as well as the right to data portability, as stated in the GDPR.

Additionally, you have the right to lodge a complaint with the Finnish Data Protection Ombudsman regarding the processing of your personal data (https://tietosuoja.fi/en/contact-information).

We do not use your personal data for other purposes than those mentioned in this privacy notice.

Viimeksi päivitetty: 29.5.2019