Projektimanuaali

Projektimanuaali TOL:n projektikursseille

Johdanto

Tämän projektimanuaalin tarkoitus on toimia tarkistuslistana projektikurssien käytännöistä ja lisätietopaikkana kursseihin liittyvistä käsitteistä sekä projektin johtamisessa käytetyistä materiaaleista. Projektimanuaalin dokumenttipohjat löytyvät ensisijaisesti Nopasta, Projektitoiminta-kurssin materiaaleista. Osittain dokumenttipohjia on käännetty englanniksi ja nämä löytyvät Tutkimus- ja kehitysprojektikurssin työtilasta Optimasta.

Tavoitteena on, että jokaisesta kohdasta löytyvät asiat ovat relevantteja niin Projektitoiminta- kuin Tutkimus- ja kehitysprojekti-kurssillakin. Tämän manuaalin ei ole tarkoitus korvata kurssien omia sivuja, tai toimia ajankohtaisena tiedotuskanavana, vaan niitä varten kehtoitetaan lukijaa tutustumaan kurssien omiin sivuihin.

Mikäli havaitset tässä tekstissä jotain epäjohdonmukaisuuksia tai haluat esittää muutoin kehittämisehdotuksia, ota yhteyttä projektikurssien vastaaviin henkilöihin.

Oulussa, 27.4.2015

Tonja Molin-Juustila
Antti Siirtola
Jouni Lappalainen

Sisällys

 

Projektiorganisaatio

Projektiin liittyvät henkilöt jaetaan projektin organisaatiossa kolmeen ryhmään: johtoryhmään, projektiryhmään ja asiantuntijoihin. 

Johtoryhmä

Johtoryhmän eli ohjausryhmän muodostaa tilaajan ja toimittajan edustajat sekä muut erikseen nimetyt asiantuntijat. Käytännössä tilaajan edustajana toimii yleensä se henkilö, joka tilaajaorganisaatiosta on tiiviimmin projektin työssä mukana. Joissakin tapauksissa esim. yrityksen johtohenkilöt voivat olla mukana johtoryhmässä. Ideaalitapauksessa yrityksen johtohenkilöt ovat tiiviiimmin mukana projektityössä.

Toimittajan edustajana toimii johtoryhmässä joku TOL:n projektikurssin henkilöstöstä.

Johtoryhmän kokoonpano kirjataan projektisuunnitelmaan. Mikäli johtoryhmässä on useampia tilaajan edustajia, on suositeltavaa sopia myös siitä, millaisella kokoonpanolla johtoryhmä on päätösvaltainen.

Projektikurssilaiset eivät muodollisesti kuulu johtoryhmään, mutta ovat yleensä oppimistarkoituksessa mukana johtoryhmän kokouksissa.

Projektiryhmä

Projektiryhmän nimeää TOL:n projektikurssin vastaava, joskin tilaajaorganisaatiolla on mahdollisuutta vaikuttaa esim. omien työntekijöidensä saamista projekteihinsa. Projektiryhmä koostuu opiskelijoista.

Projektipäällikkö

Projektiryhmään voi kuulua erillistä johtamiskurssia suorittava oppilasprojektipäällikkö. Mikäli tällaista ei ole, projektipäällikön tehtäviä hoitaa oman projektitoimensa ohessa joku projektilaisista. On suositeltavaa, että projektipäällikkö ei vaihdu projektin aikana. Projektipäällikkö johtaa projektin suunnittelua ja dokumentointia sekä vastaa projektin läpiviennistä projektisuunnitelman mukaisesti. Projektipäällikkö organisoi projektiryhmän toimintaa jakamalla tehtäviä ja motivoimalla projektiryhmäläisiä. Ongelmatilanteissa (esim. kommunikointiongelmat) projektipäällikkö on vastuussa ongelmien selvittämisestä.

Asiantuntijat

Mikäli tilaajaorganisaatio niin haluaa, voi projektiryhmän tukena olla tilaajan omia työntekijöitä asiantuntijoina. Nämä asiantuntijat eivät suorita TOL:n kursseja, mutta voivat muuten osallistua samaan projektiin ja työskennellä saman kohteen parissa.

Kick-off

Projektin kick-off on tyypillisesti tilaajan koolle kutsuma epämuodollinen tilaisuus tilaajan luona, jossa käydään läpi esim. tilaajan edustajat, projektilaiset, projektin aihe sekä työtilat, laitteet, ohjelmistot, kulkuluvat yms. ja käynnistellään projektin toimintaa.

Tutustuminen projektin aiheeseen

Projekti voidaan aloittaa esim. tutustumalla toimeksiantoon ja sen sisältöön. Tässä yhteydessä voidaan esitellä myös tilaajan organisaatiota ja toimintaa laajemmin sekä projektin kohdetta tai siihen läheisesti liittyviä muita asioita (esim. tuoteperheen muita tuotteita).

Projektin sisäiset roolijaot ja projektipäällikkyys

Jo tässä vaiheessa projektilaisten on syytä sopia projektin sisäsestä roolijaosta varsinkin projektipäällikkyyden osalta. Mikäli projektissa ei ole päällikkökurssin suorittajaa projektipäällikkönä on jonkun projektilaisista toimittava projektipäällikkönä oman toimen ohella. Tällöin projektipäällikkö osallistuu projektin työskentelyyn siinä missä muutkin. Mikäli projektissa on päällikkökurssin suorittava projektipäällikkö hän ei yleensä osallistu projektin toteutustyöhön vaan ohjaa ja opastaa projektiryhmää projektin suunnittelussa ja toteutuksessa.

Projektin tila-, laite-, kulkulupa- ym. järjestelyt

Nämä asiat on projektiryhmän syytä hoitaa mahdollisimman pian projektin alkaessa kuntoon. Mikäli tila- tai laiteresursseja ei saada toimiviksi heti alussa, voi projektin liikkeellelähtö venyä liian pitkälle suhteessa käytettävissä olevaan kalenteriaikaan.
 

Salassapito projektin yhteydessä

Projektin tilaaja voi edellyttää projektilaisilta erilliseen salassapitosopimukseen sitoutumista. Jotta ei sitoutuisi tietämättään asioihin, kannattaa niin opiskelijan kuin joissakin tapauksissa myös tilaajan tutustua alla oleviin linkkeihin.

http://www.nettilaki.com/a/ty%C3%B6ntekij%C3%A4n-salassapitovelvollisuus
http://www.keksintosaatio.fi/fi/salassapitosopimus
http://www.erto.fi/tyosuhdeopas/tyosopimus/172-kilpailukieltosopimus
http://www.erto.fi/tyosuhdeopas/tyosopimus/153-liike-ja-ammattisalaisuudet

Projektisuunnitelma ja sen valmistelu

Projektisuunnitelman tavoitteena on suunnitella ja vaiheistaa ennakolta projektin toimintaa sekä ennakoida ja laatia vastatoimia projektia mahdollisesti uhkaaville sisäisille ja ulkoisille riskeille. Projektin tavoite jaetaan projektisuunnitelmassa pienempiin toteutettaviin osasiin ja vaiheistetaan. Projektisuunnitelma on luonteeltaan elävä dokumentti sillä tyypillisesti projektisuunnitelmaa joudutaan päivittämään projektin aikana esim. muuttuvien vaatimusten tai aikataulun pettämisen takia. Huolellisella ennakkosuunnittelulla voidaan saada käytettävissä olevista resursseista paras mahdollinen hyöty tilaajalle käytettävissä olevassa aikataulun puitteissa (vrt. projektin tuloskolmio). Projektisuunnitelmaa varten löytyy oma liite projektimanuaalin dokumenttipohjista.

Riskien hallinta ja analyysi

Riskien hallinta on tärkeä osa projektin suunnittelua ja sen takia projektisuunnitelman liitteenä on riskinanalyysi. Riskianalyysissä ennakoidaan sellaisia sisäisiä tai ulkoisia riskejä joilla on jokin vaikutus projektin työskentelyyn. Riskit nimetään, niiden todennäköisyys ja vaikutus arvioidaan, ja laaditaan ennakkosuunnitelma riskin välttämiseksi ja toisaalta suunnitelma lauenneen riskin vaikutusten minimoimiseen. Yleensä riskille asetetaan myös hälytysraja ja vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö seuraa riskin kehittymistä määräajoin ja ryhtyy hälytysrajan täyttyessä suunnitelmassa esitettyihin toimenpiteisiin.

Projektin tehtävät ja vaiheistus

Projektisuunnitelmassa projekti jaetaan pienempiin tehtäväkokonaisuuksiin, jotka tyypillisesti sisältävät alitehtäviä. Työmäärältään ja kestoltaan pieniksi määriteltyjen tehtävien avulla projektissa tehtävä työ on helpompi jakaa projektilaisten kesken. Mitä pienempi tehtävä on, sitä helpompaa sen edistymistä ja jäljellä olevaa työaikaa on arvioida. Scrum-menetelmässä tehtävät voivat olla yksittäisiä ominaisuuksia, jonka yksi henkilö ehtii tekemään yhdessä päivässä.

Perinteisessä vesiputousmallissa kehitysprojekti vaiheistetaan karkealla tasolla esim. analyysiin, suunnitteluun, toteutukseen ja testaukseen. Nämä puolestaan sisältävät pienempiä osatehtäviä. Käytännössä projekti ei koskaan etene näin suoraviivaisesti vaan jokaisessa vaiheessa pitää tehdä ainakin jonkin verran esim. testausta ja työ on luonteeltaan iteratiivista.

Scrum-menetelmässä projekti jaetaan korkeintaan neljän viikon mittaisiin vaiheisiin/sprintteihin/iteraatioihin. Käytännössä opiskelijaprojekteissa vaiheet ovat usein huomattavasti lyhyempiä, tyypillisesti 1-2 viikon mittaisia. Yhden vaiheen aikana projektilaiset toteuttavat vaiheen työlistalla (backlog) olevat tehtävät, eikä tällöin tehtäviä muuteta tai siirretä toisiin vaiheisiin. Vaiheen päätyttyä arvioidaan saatiinko kaikki vaiheeseen kuuluvat tehtävät tehtyä, siirretään toteuttamattomat tehtävät seuraaviin vaiheisiin ja päivitetään tarvittaessa seuraavan vaiheen työlistaa.

 

Työaikaseuranta

Työajan seuranta ja sen raportointi kuuluu keskeisenä osana hyvään projektin hallintaan. Lisäksi käytetyn työmäärän seuranta on ehdottoman tärkeää TOL:n projektikursseilla ja ehdoton edellytys kurssisuoritukselle.

Työaika projektinresurssina on verrattavissa rahan käyttöön eli se on eräänlainen projektitoiminnan valuutta: sen perusteella mitä projektiryhmän jäsen ilmoittaa tehtävään kuluneeksi työmääräksi, määräytyy projektin todelliset kustannukset. Teollisuusprojekteissa nämä kustannukset ovat lähtökohta työn laskuttamiselle.

Käytettävät seuranta- ja raportointipohjat

Työajanseurantaa tehdää käytännössä kahdella tasolla: henkilökohtainen työajanseuranta koko projektin ajan sekä projektin kokonaistyömäärän seuranta projektin hallinnollisissa tarkastuspisteissä. Näitä käytäntöjä varten on käytössä kaksi seuranta- ja raportointilomaketta. Mikäli tilaajaorganisaatio edellyttää käytettävän heidän omia työajanseurantamenetelmiään, manuaalin lomakepohjia käytetään tarvittaessa täydentävinä, mikäli vastaavia tietoja ei muuten saada. Useimmissa tapauksissa kuitenkin pelkkä manuaalin pohjien käyttäminen riittää.

Työajanseurantalomake

Työajanseurantalomakkeella seurataan kunkin projektiryhmän jäsenen henkilökohtaista työajan käyttöä (1 lomake/projektiryhmän jäsen). Lomakepohja löytyy projektimanuaalin dokumenttipohjista.

Kokonaistyömäärän seurantalomake

Kokonaistyömäärän seurantalomakkeella seurataan projektin kokonaistyömäärän käyttöä (1 lomake/projekti). Tyypillisesti henkilökohtaiset työmäärät kootaan yhdelle lomakkeelle projektin hallinnollisiin tarkastuspisteisiin (esim. viikkopalaverit, johtoryhmän kokoukset). Lomakepohja löytyy projektimanuaalin dokumenttipohjista.

Täyttämisperiaatteet (mitä luetaan projektin ajaksi ja mitä ei)

Projektin työajaksi ei lasketa luentoja.

Mikäli projektissa joudutaan ottamaan hallintaan uusia tekniikoita, niiden opiskeluun ja perehtymiseen saa laskea kohtuullisen määrän projektiaikaa. Kuitenkin on pidettävä mielessä, että kurssille on asetettu tietyt esitietovaatimukset pakollisten edeltävien kurssien muodossa. Mikäli jokin asia, johon projektin aikana joutuu perehtymään on sellainen joka on odotettavissa osattavan edeltävien kurssien sisällön perusteella, ei käytettyä aikaa saa laskea projektiajaksi. (Opiskelu on silloin ollut aiempien kurssien asioiden kertausta, eikä kuulu siten projektikurssille, vaan tapahtuu ns. omalla ajalla.)

Projektin viestintään (sähköpostit, palaverit, järjestelyt ja aikataulujen sopimiset, ym.) käytetty aika on projektiaikaa. Sen saa lukea työaikaseurannassa projektin tehtäviksi.

Mikäli projektipaikalle kulku kestää (julkisilla kulkuneuvoilla) noin tunnin suuntaansa (erotus siitä jos kulkee yliopistolle) ja tekee matkan aikana projektitehtäviä (esim. lukee lähdemateriaaleja tms.), siitä ajasta voi sopia tietyn ajan laskettavan projektiajaksi (johtoryhmä päättää tapauskohtaisesti - ota asia esille ajoissa).

Muuten pääsääntöisesti kaikki tehtävät, jotka liittyvät suoraan projektin tavoitteen tuottamiseen lasketaan projektiajaksi.

Projektipäällikön seurantavelvollisuus

Projektipäällikön tulee seurata kaikkien projektilaisten tehtyjä tunteja, jäljellä olevia työtunteja ja jäljellä olevia tehtäviä ja niiden työmääräarvioita. Yleensä tähän kannattaa käyttää em. kokonaistyömäärän seurantalomaketta. Mikäli tehtävien töiden määrä on hälytysrajan verran enemmän kuin työtunteja on jäljellä, on projektipäällikön tehtävä tarvittavia korjaavia toimenpiteitä. Suuria muutoksia vaativissa päätöksissä tulee kutsua johtoryhmä koolle. Jokaisessa johtoryhmän kokouksessa projektipäällikkö esittää projektin tilannekatselmoinnin yhteydessä tuntitilanteen jokaisen projektilaisen ja jäljellä olevien tehtävien osalta.

Mikäli projektilaiset eivät toimita projektipäällikölle tarvittavia tietoja, on projektipäällikön velvollisuus ottaa ne selville.

Projektilaisen raportointivelvollisuus

Jokainen projektilainen on velvoitettu raportoimaan työaikaseurantansa viikoittain projektipäällikölle ja niin sovittaessa, myös TOL:n projektikurssin vastuuhenkilölle. Tarkka aika viikosta milloin raportointi suoritetaan on sovittavissa jokaisen projektin sisäisesti.

Johtoryhmätyöskentely

Johtoryhmässä (jory) tilaajan ja toimittajan edustajat, sekä muut erikseen nimetyt asiantuntijat, tekevät projektia koskevia virallisia päätöksiä heille toimitetun materiaalin pohjalta. Johtoryhmän kokoonpano kirjataan projektisuunnitelmaan ja samalla on hyvä sopia siitä, millaisella kokoonpanolla johtoryhmä on päätösvaltainen.

Ensimmäisessä johtoryhmän kokouksessa katselmoidaan projektiryhmän laatima projektisuunnitelmaehdotus ja varmistutaan että projekti on toteuttamiskelpoinen ja on tekemässä sitä mitä on tilattu. Kokouksessa projektisuunnitelma hyväksytään, tai hyväksytään "muutoksin" (tavanomaista) ja päätetään projektin käynnistämisestä.

Viimeisessä johtoryhmän kokouksessa katselmoidaan projektiryhmän laatima projektin hallinnollinen loppuraportti. Myös projektin tuotokset katselmoidaan kokouksessa, mikäli näitä ei ole ennakkoon katselmoitu (jos tulokset on katselmoitu ennakkoon, tulokset hyväksytään katselmoinnista laaditun pöytäkirjan pohjalta). Kokouksessa läydään läpi projektin oppima, hyväkstyään loppuraportti (tai hyväksytään muutoksin), hyväksytään mahdollisesti projektin tuloksia ja päätetään projekti virallisesti. Kokouksen ajankäytössä kannattaa huomioida katselmoitavien tuotosten määrä ja niiden katselmointiin tarvittava aika normaalin hallinnollisen projektikatselmoinnin lisäksi.

Alku- ja loppukokouksen välillä järjestetään välikokouksia tarpeen mukaan, joihin projektiryhmä laatii väliraportin. Näissä kokouksissa katselmoidaan ja hyväsytään väliraportti, mahdollisia välituotoksia ja päätetään projektin jatkosta.

Kokouskäytännöt / kutsuvelvollisuus

Johtoryhmän kokous on luonteeltaan virallinen, päätöksiä tekevä kokous, ja siinä noudatetaan normaaleja kokousteknisiä käytäntöjä ja sääntöjä (kts. esim. http://fi.wikipedia.org/wiki/Kokous). Kokouksen koollekutsumisesta vastaa projektin projektipäällikkö. Kokouskutsuun löytyy oma liite projektimanuaalin dokumenttipohjista

Kokouksen valmistelu (dokumentit, kutsut, tilat, osallistujat, ...)

Kokouksen ajankohta sovitaan hyvissä ajoin (väh. 2 viikkoa ennen) kaikkien osapuolten kesken (esim. sähköpostilla) tai se on voitu sopia myös edellisessä kokouksessa. Johtoryhmän jäsenille lähetetään kokouskutsu esityslistoineen sekä kokouksessa tarvittavat dokumentit (esim. projektisuunnitelma, loppuraportti, tulosdokumentit ja niiden katselmointipöytäkirjat, jne.) muutamaa arkipäivää ennen kokousta. Kaikkia kokouksessa tehtäviä päätöksiä varten projektiryhmän tulee tuottaa johtoryhmälle päätöksentekoa tukevaa materiaalia (esim. ehdotus, selvitys, raportti, tms.).

Yleensä organisaatiot haluavat pitää kokoukset omissa tiloissaan, mutta myös TOL:n kokoustiloja on mahdollista ja toisinaan jopa suotavaa käyttää tähän tarkoitukseen. Tiloja voi kysyä projektikurssin vastuuhenkilön kautta. Kokouksen koollekutsumisesta ja valmistelusta vastaa projektin projektipäällikkö.

Kokouksen kulku

Kokouksen koollekutsuja (projektipäällikkö) avaa kokouksen. Johtoryhmän kokoukselle valitaan puheenjohtaja, joka on yleensä tilaajan tai toimittajan edustaja. Kokouksen koollekutsuja ehdottaa kokouksen puheenjohtajaa ja kun puheenjohtaja on valittu, koollekutsuja siirtää puheenvuoron puheenjohtajalle, joka jatkaa siitä. Kokouksen puheenjohtaja käy läpi esityslistaa ja jakaa puheenvuorot. Kokouksen alussa kokoukselle valitaan myös sihteeri, joka laatii kokouksesta virallisen pöytäkirjan. Pöytäkirjan pohjana käytetään kokouskutsussa esitettyä asialistaa. Pöytäkirjasta tulee ilmetä kohta kohdalta käytyjen keskusteluiden pääkohdat ja päätökset, sekä tarpeen mukaan myös muut hallinnolliset seikat (esim. läsnäolijat, aloitus- ja päättymisajankohdat, jne.) Pöytäkirjan tarkastuskäytännöstä sovitaan tarkemmin kokouksessa. Projektiryhmän tulee valmistautua johtoryhmän kokouksiin hyvissä ajoin laatimalla niissa tarvittavat dokumentit (esim. projektisuunnitelma, riskianalyysi, väliraportti, loppuraportti, työajanseurantalomakkeet, jne). Projektipäällikkö valmistautuu esittelemään projektin senhetkisen tilan.

Projektin tilan esittely ja tilannekatsaus

Projektipäällikkö esittelee kokouksessa projektin tilannekatsauksen alussa lyhyen (max 10 min) ammattimaisen alustuksen (yleensä esim. power point), jossa projektipäällikkö esittelee tiivistetysti projektin suunnitellun sisällön, tavoitteet, aikataulun ja resurssit sekä näiden tilanteen kokouksen ajanhetkellä. Myös projektin riskit ja niissä tapahtuneet mahdolliset muutokset on syytä käydä lyhyesti läpi. Lopuksi päällikkö muistuttaa esityksessään, mitä kokoukselta odotetaan, eli kokouksen tavoitteet. Päällikön esitys noudattelee pääpiirteissään projektin väliraportin käsittelemiä asioita, mutta tiivistetymmin.

Milloin? Miksi?

Johtoryhmän kokoukset toimivat ensisijaisesti projektin tilannekatselmointeina. Toisinaan kokouksessa katselmoidaan myös projektin tuloksia, mikäli näitä varten ei ole järjestetty erillistä katselmointia. On syytä huomioida, että silloin, kun kokouksessa katselmoidaan sekä tuloksia että projektia, kokoukselle on varatta riittävästi aikaa. Ensimmäinen johtoryhmän kokous pidetään tyypillisesti heti projektisuunnitelman valmistuttua eli enintään muutama viikko projektin alkamisesta. Loppujory pidetään kun projekti on saavuttanut tavoitteensa ja/tai käyttänyt kaikki sille annetut tuntiresurssit. Välijory pidetään tarvittaessa. Välijory järjestetään yleensä silloin kun projektin koko ja kesto sitä edellyttävät, tai kun projektissa on suuria aikataulullisia tai toteutusteknisiä ongelmia, lauenneita riskejä, tai kun nähdään ettei projekti voi enää toteuttaa esim. projektisuunnitelmassa määriteltyjä ominaisuuksia. Projektipäällikkö vastaa siitä, että välikokous kutsutaan koolle. Yleensä päällikkö keskustelee asiasta ennakkoon tärkeimpien johtoryhmän jäsenten kanssa. Päällikkö joutuu myös laatimaan tilannearvion mahdollisten ongelmien vaikutuksista projektin etenemiselle. Tilannekatsauksen (väliraportti) pohjalta johtoryhmä keskustelee ja päättää sitten pitääkö esim. projektin tavoitetta rajata, ottaa käyttöön uusia resursseja tms.

Projektin sisäinen kommunikaatio ja seuranta

Projektin tulee miettiä tarkkaan sisäisen kommunikaation toteuttamista sillä yksi merkittävimmistä riskeistä projektien toteutumiselle on aina ollut riittämätön kommunikaatio. Kommunikaation keinoja ovat esim. samassa työtilassa työskentely, päivittäiset kahvipöytäpalaverit tai Scrum-palaveri, viikkopalaveri, sähköiset viestimet (IRC, pikaviestimet, sähköposti) jne. Tavat ovat yleensä projektilaisten itsensä päätettävissä, mutta nyrkkisääntönä voi pitää sitä että kasvokkain tapahtuva kommunikaatio on aina parempaa kuin viestimien välityksellä tapahtuva ja että välitön viestintä (esim. IRC) on parempaa kuin välillinen (esim. sähköposti). Hyvä projektikäytäntö edellyttää sitä, että projektin sisäinen kommunikointi on hallinnassa.

Viikkopalaverikäytännöt

Viikkopalavereista ei ole varsinaisia käytäntöjä, joita TOL:n puolelta edellytettäisiin noudatettavan. Pääasia on, että projektin hallinnallinen seuranta toimii myös projektia rytmittävien johtoryhmäkokousten välillä ja projektipäällikkö on tietoinen projektin tilanteesta aina, kun sitä häneltä kysytään.

SCRUM-palaverit

Mikäli projekti käyttää SCRUMia, siihen kuuluu päivittäisten SCRUM-palaverien käyttö, koska pidemmällä aikavälillä pidetyt palaverit eivät enää kovin hyvin toimi SCRUM-periaatteiden mukaisesti. Tällöin on tärkeää, että projektiryhmä pystyy säännöllisesti olemaan joka päivä paikalla samaan aikaan päivästä. Vaihtelevien palaveriaikojen käyttö ei ole välttämättä toimivin projektin kannalta, vaikka se monesti käytännön syistä tuntuisikin helpoimmalta järjestää.

Muistiot

Muistioita laaditaan tarvittaessa (esim. viikko-, suunnittelu-, ja asiakaspalaverit). Muistiot ovat vapaamuotoisia, tarvittaessa käytetään organisaation omia raportointikäytäntöjä. Johtoryhmän kokouksista laaditaan kuitenkin aina virallinen kokouspöytäkirja (kts. johtoryhmätyöskentelystä edellä).

 

Toimintaympäristö

Versionhallintakäytännöt

Tuotettavan järjestelmän vaihtetuotoksia on syytä hallita versionhallintakäytännöillä. Eräs ehdotus versionhallintasuunnitelmaksi löytyyn projektimanuaalin dokumenttipohjista, mutta Mikäli tilaajalla on omia käytäntöjä, on niiden käyttö suositeltavaa.

Ohjelmointiympäristöt

Käytettävissä olevia ohjelmointiympäristöjä ei ole mitenkään rajoitettu. Toisaalta, mihinkään erityiseen ohjelmointiympäristöön ei TOL:n kautta ole tukea. Java/C-ohjelmointi on monille opiskelijoille tutuinta kurssien kautta, mutta esimerkiksi mihinkään tiettyyn IDE-järjestelmään ei olla sitouduttu. Tilaajan on annettava tarvittava tuki siihen, että projektilaiset osaavat käyttää projektissa käytettäviä ohjelmointiympäristöjä.

Tilat

Periaatteena on, että projektin tilaaja järjestää projektille tilat ja muut resurssit. On huomattu, että projektit, jotka työskentelevät hajautetussa ympäristössä (esim. jokainen opiskelija kotoaan) eivät yleensä onnistu yhtä hyvin kuin ne, joissa edellytetään läsnäoloa samassa paikassa samaan aikaan koko projektiryhmältä. TOL ei valitettavasti voi järjestää läheskään kaikille projekteille tiloja, vaikka joitakin projektityöskentelytiloja käytössämme onkin. Lisäksi projektitilojen käytössä on ilmennyt hankaluuksia mm. varauskäytäntöjen suhteen, joten varmimmin projekti onnistuu jos tilaajalla on tarjota projektille tilat.

Etätyön tekemiseen ei ole TOL:n puolelta esteitä. Sopikaa projektikohtaisesti tarvittaessa.

Projektin lopetustoimet

Projektin lopetustoimiin kuuluvat ainakin
-projektin loppuraportin laatiminen (tehtävän, suunnitelman, toteutuksen ja oppiman kirjaaminen),
-projektin päättävän johtoryhmän kokouksen järjestäminen,
-tulosten luovutus tilaajalle.

Loppuraportti

Loppuraportissa tarkastellaan toteutunutta projektia suhteessa suunnitelmaan. Kuvataan projektin tarkoitus ja tavoitteet. Verrataan projektisuunnitelmaa toteutuneeseen projektiin (toimitettavat tulokset, projektin tehtävät, aikataulu, resurssit, riskit, jne.) Lisäksi loppuraportissa käydään läpi projektin oppima henkilöittäin, menetelmittäin, vaiheittain, jne. Loppuraportti on usein ainoa tiedonlähde tuleville projekteille, jotka mahdollisesti jatkavat työtä tai käyttävät samaa lähestymistapaa, työkaluja, menetelmiä jne. Tämän takia on tärkeää että loppuraportissa tuodaan avoimesti esille kaikki projektin aikana tunnistetut ongelmat ja lauenneet riskit sekä myös hyvin toimivat työskentelytavat, työkalut ja menetelmä. Loppuraporttia varten löytyy oma liite projektimanuaalin dokumenttipohjista

Loppujory

Johtoryhmän loppukokouksen ajankohdasta ja paikasta sovitaan hyvissä ajoin johto- ja projektiryhmän jäsenten kesken mikäli ajankohdasta ei ole päätetty aiemmin (esim. edellisessä kokouksessa). Kokouskutsu esityslistoineen lähetetään normaalisti (kts. johtoryhmätyöskentely). Tyypillisesti loppukokouksessa esitellään mahdollinen demo toteutetusta järjestelmästä tai muulla tavoin esitellään projektin lopulliset tulokset johtoryhmälle. Kokouksessa käydään läpi loppuraportti ja varmistetaan, että se sisältää riittävän kuvauksen projektin kulusta ja sen keskeisistä oppimista. Kokouksessa myös varmistetaan että kaikki projektin tuotokset on luovutettu asianmukaisesti tilaajalle ja ettei tuotoksessa ole loppuraportissa mainitsemattomia suuria puutteellisuuksia tai bugeja. Kokouksen lopussa päätetään projektin lopetustoimista, esim. puuttuvien tuotosten luovuttamisesta, viimeisistä bugikorjauksista, salassapidettävän materiaalin ja projektilaisten käyttöön luovutettujen laitteistojen ja tarvikkeiden palauttamisesta, mahdollisten työpöytien ja työkoneiden tyhjentämisestä, mikäli tilaaja niin haluaa.

Tulosten luovutus

Projektin tulee toimittaa tuotoksensa projektisuunnitelmassa sovitulla tavalla. Kannattaa varmistaa että esim. ohjelmakoodi on sovitulla laatutasolla ja että koodin ja projektin dokumentaatio on myös tallennettu kokonaisuudessaan. On myös syytä varmistaa, että ainakin joku tilaajan edustajista on vastaanottanut toimituksen ja tietää, mihin projektin tuotokset on talletettu ja miten esim. ohjelma käynnistyy. Tarvittaessa kirjoitetaan käyttöohje. Mikäli muuta ei ole tilaajan kanssa sovittu ja on työskennelty esim. omilla koneilla, tulee salassapidettävä aineisto poistaa omilta koneilta projektin päätyttyä.

Palaute

Palautetta voi antaa niin projektista, sen onnistumisesta, kuin kurssistakin. Mahdollisia kanavia ovat:

  • Loppuraportissa (kollektiivisesti ja yksittäin)
  • Loppujoryssä keskustellen
  • Sähköpostitse tai kurssin oppimisympäristössä (palautelomake) kurssin vastuuhenkilölle (eritoten kurssipalaute, joka ei koske tilaajaa)

Palaute on hyvä kanava myös itselle päättää projekti.

 

Viimeksi päivitetty: 29.4.2015