Väitöstilaisuudet koronaepidemian aikana

Väitöstilaisuuksien järjestäminen koronaepidemian aikana 14.5.2020 alkaen [päivitetty 8.5.2020]

Koska väitöksen on oltava julkinen, väitöstilaisuus tulee järjestää etukäteen ilmoitettuna aikana ja etukäteen ilmoitetussa paikassa. Väittelijän ja kustoksen on välttämätöntä olla paikalla, muutoin tilaisuus on siirrettävä. Vastaväittäjä osallistuu väitöstilaisuuteen joko videoetäyhteydellä tai paikan päällä. Etäyhteyden tekninen toimivuus tulee huolella tarkistaa ennen tilaisuutta ja teknisen tuen saatavuus koko tilaisuuden ajan tulee varmistaa.

Yleisölle voidaan kustoksen päätöksen mukaisesti järjestää mahdollisuus seurata tilaisuutta joko pelkästään etäyhteydellä tai sen lisäksi myös paikan päällä. Jos yleisölle sallitaan pääsy väitössaliin, valtiovallan antamat ohjeet kokoontumisrajoitteiden, turvavälien, riskiryhmien ja hygienian suhteen ovat voimassa. Yliopiston yleiset ohjeet esimerkiksi minimietäisyyden säilyttämiseksi ovat voimassa (https://www.oulu.fi/yliopisto/koronavirus).

Väitöstilaisuudessa käytettävän tilan riskiarvioinnin suorittaa kustos. Henkilökohtainen riskiarviointi suoritetaan tarvittaessa yliopiston ohjeiden mukaisesti. Riskiryhmään kuuluvan väitöstilaisuuteen osallistuvan työntekijän osalta riskiarvioinnista vastaa työntekijän esimies (https://patio.oulu.fi/fi/yliopisto/ajankohtaiset-teemat/koronavirus). Jos kustos tai väittelijä kuuluu riskiryhmään, tulee hyvissä ajoin olla yhteydessä tutkijakouluun mahdollisten lisäohjeiden saamiseksi. Äkillisen tilanteen sattuessa yksittäisen väitöstilaisuuden toteutumisesta tai peruuntumisesta päättää kustos.

Videoetäyhteydellä väitöstilaisuuteen osallistuvan yleisön tulee voida esittää kysymys väittelijälle. Tilaisuutta ei tule tallentaa jakelua varten.

Kahvitilaisuus ja karonkka eivät ole osa virallista väitöstilaisuutta ja niistä päättäminen on väittelijän vastuulla. Epidemian aikana näiden tilaisuuksien järjestelyissä tulee noudattaa harkintaa ja viranomaisohjeita.

Nämä ohjeet ovat voimassa toistaiseksi.

 

Käytännön ohjeita:

  • Yleisölle tulee selkeästi etukäteen ilmoittaa virtuaalinen paikka, jossa väitöstilaisuutta voi seurata. Käytännössä mahdollisia ovat erityisesti videokokousohjelmistot Zoom ja Teams. Linkki kokoukseen tulee ilmoittaa selkeästi. Linkki tulee toimittaa hyvissä ajoin myös yliopiston tiedotukseen, jotta se voidaan tiedottaa yliopiston sivuilla väitöstiedotteen yhteydessä ennen väitöstilaisuutta.
  • Suositellaan että kustoksen ja väittelijän kanssa samassa salissa olisi vain tekninen tuki sekä kustoksen niin järjestäessä henkilö, joka seuraa mahdollisia yleisökysymyksiä ja tiedottaa näistä kustokselle heidän sopimallaan tavalla.
  • Opponentti osallistuu väitöstilaisuuteen lähtökohtaisesti etänä valitun videokokousohjelmiston välityksellä. Jos vastaväittäjä kuitenkin haluaa ja kykenee saapumaan paikan päälle, niin se on mahdollista.
  • Väittelijä, kustos ja vastaväittäjä voivat istua koko etänä järjestettävän väitöstilaisuuden ajan.
  • Yleisö osallistuu lähtökohtaisesti etänä videokokousohjelmiston välityksellä.
  • Mahdollisia yleisökysymyksiä ei ole välttämätöntä esittää suusanallisesti, vaan ne voidaan esittää chatitse. Kysymyksen esittäjän tulee heti aluksi esitellä itsensä ja ilmaista halunsa esittää kysymys. Kustoksen tulee sitten antaa riittävästi aikaa esittää kysymys chatitse.
  • Väitöstilaisuuden virtuaaliseen tilaan pääsyä ei saa lukita tilaisuuden alkamisen jälkeen. Yleisön pitää päästä seuraamaan sitä missä vaiheessa tahansa tilaisuutta.
  • Linnanmaalla etäyhteyssaleja ovat L2-L10. Kontinkankaalla käytettävissä olevat luentosalit väitöstilaisuuksia varten ovat 101A, 102A, 103A, 105A, 289B, F202, 337B ja 338B.
  • Suositeltavien etäyhteyssalien tapauksessa tutkijakoulu voi tarjota mallin riskiarvioinnin helpottamiseksi.
  • Tilaisuuden kustoksen ei välttämättä tarvitse olla ohjaaja eikä ohjaajan tarvitse olla kustos.
  • Fyysisen tilaisuuden ei ole pakko olla yliopiston tiloissa.

Viimeksi päivitetty: 8.5.2020