Tekninen viestintä toimintajärjestelmänä: ammattilaisen näkökulma

Englantilaisen filologian opiskelijoilla on perinteisesti ollut kaksi selkeää urapolkua: joko englannin kielen opettajaksi tai kääntäjäksi ryhtyminen. 1990-luvun IT-buumi loi Suomeen lisäksi teknisen viestinnän ammattikunnan: tyypillisellä teknisellä viestijällä on takanaan englannin kielen opintoja sekä käännöstieteen opintoja tai työkokemusta. Tekniset viestijät ovat sisällöntuottajia, jotka kirjoittavat esimerkiksi käyttöohjeita erilaisille tuotteille ja järjestelmille. Suomalaiset tekniset viestijät toimivat usein vientiyritysten palveluksessa, jolloin sisällöntuotanto tapahtuu pääsääntöisesti englanniksi.

Tämä väitöstutkimus on ensimmäinen laajamittainen tutkimus, joka kartoittaa teknisen viestinnän kehitystä ja nykytilaa Suomessa. Tutkimuksessa kerättiin autoetnografista haastatteluaineistoa, jota analysoitiin toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen tarjoamien työkalujen avulla. Autoetnografiassa tutkija kuuluu tutkittavaan yhteisöön ja käyttää omia kokemuksiaan osana tutkimusaineistoa. Toiminnan teoria tarkastelee inhimillistä toimintaa yhteisöllisenä, kohteellisena, tilanneriippuvaisena toimintajärjestelmänä. Kehittävä työntutkimus puolestaan on toiminnan teoriaan pohjaava apuväline työn tutkimiseen ja kehittämiseen.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää teknisen viestinnän jännitteitä ja ristiriitoja sekä niistä nousevia kehitysmahdollisuuksia. Tutkimuksessa selvisi, että tekniset viestijät tekevät työtään kustannussäästöjen, ulkoistuksien sekä lisääntyvän kiireen ristipaineessa. Monet haastatelluista kokivat myös olevansa eristyksissä niin työpaikkansa sisäisistä kuin ulkoisistakin sidosryhmistä. Erityisen kriittiseksi koettiin käyttäjätiedon ja palautteen puute; käyttäjätietoa pidetään teknisen viestinnän tärkeimpänä laatutekijänä, mutta harvalla haastatellulla oli kontaktia käyttäjiin tai pääsyä käyttäjiltä kerättyyn palautteeseen. Tämä tekee laadukkaan teknisen viestinnän käytännössä mahdottomaksi, mikä puolestaan lisää painetta ulkoistuksiin ja muihin kustannussäästöihin.

Käyttäjätiedon puutteellisuus on kuitenkin laajalti tunnustettu ongelma myös yritysten tuotekehityksessä kokonaisuutena, ei vain teknisessä viestinnässä. Tutkimuksessa todetaankin, että tekniset viestijät tulee ottaa osaksi tuotekehitysprosessia sen alusta lähtien, käyttäjätietoa tulee kerätä järjestelmällisesti ja sitä tulee jakaa avoimesti sitä tarvitseville käyttäjäryhmille organisaation sisällä. Teknisten viestijöiden puolestaan tulee kehittää vuorovaikutustaitojaan ja teknistä tietämystään entisestään sekä ajatella alaansa laajemmin kuin vain perinteisen teknisen kirjoittamisen näkökulmasta. Tulevina trendeinä nähtiin mm. joukkoistaminen ja muut yhteiskehittelyn muodot.

Aikaisempaa teknisen viestinnän tutkimusta on Suomessa tehty vähän, eikä kehittävää työntutkimusta ole sovellettu tekniseen viestintään myöskään muualla maailmassa. Tutkimuksen tulokset käsittelevät teknistä viestintää, mutta ovat sovellettavissa myös muihin ammattikuntiin: IT-alan murros on laaja ilmiö, joka ei rajoitu vain teknisiksi ajateltuihin ammatteihin.