Oulun yliopiston tilavaraussovelluksen tietosuojailmoitus

Tämä on Oulun yliopiston  EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojailmoitus.
 

1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopiston tietohallinto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kari Keinänen, kari.keinanen@oulu.fi, +358 29 448 3067
Tietosuojavastaava Oulun yliopisto, dpo@oulu.fi
 

3. Rekisterin nimi

Oulun yliopiston tilavaraussovellus.
 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oulun yliopiston oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja perustuu käyttäjän suostumukseen.

Rekisterin ylläpitäjällä on oikeus muuttaa rekisteri- ja tietosuojaselostetta ja muutoksista ylläpidetään versiohistoriaa. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muutosten tarkistaminen on käyttäjän vastuulla.

Rekisterissä käsitellään ainoastaan sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat kirjautuneet käyttäjätunnuksellaan tässä rekisterissä tarkoitettuus sovellukseen.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilavaraussovelluksen käyttö tila- ja palveluvarausten luomiseen. Tietoja voidaan lisäksi käyttää toiminnan kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Anonymisoituja tietoja voidaan myös luovuttaa tutkimuskäyttöön.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

  • henkilön nimi
  • henkilön sähköposti
  • henkilön käyttäjätunnus
  • henkilön kalenteri- ja palveluvaraukset ja niiden yksityiskohtia
  • henkilön kirjautuminen sovellukseen

Tallennettavien tietojen lisäksi sovellukseen voidaan hakea kalenteri- ja palveluvarausten tietoja rekisterinpitäjän käytössä olevista tila- ja palveluvarausjärjestelmistä, mutta näitä tietoja ei tallenneta.
 

6. Tietojen säilyttämisaika

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään, kunnes ne pyydetään poistamaan tai niiden säilytykseen ei enää ole laillisia perusteita.
 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta kirjautumistietojen yhteydessä, rekisterinpitäjän käytössä olevista tila- ja palveluvarausjärjestelmistä ja sovelluksen käytön perusteella.
 

8. Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan tarvittavilta osin sovelluksen tekniselle tuottajalle. Tuottajan kanssa on voimassa oleva tietosuojaliite (Data Processing Agreement, DPA). Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
 

10. Rekisteröidyn oikeuksia

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, joilla rekisteröity voi varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää tässä kohdassa mainittua oikeutta, ota yhteyttä  kirjaamo@oulu.fi
 

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
 

Oikeus pyytää pääsyä tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöstä käsiteltävistä henkilötiedoista.
 

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
 

Oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa käsittelyä pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 17, 18, 20, 21 artiklat)

Voit myös pyytää  käytettyjen henkilötietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä voit vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.
 

Oikeuksista poikkeaminen

Edellä tässä kohdassa 10 mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia eivätkä siten päde jokaisessa tapauksessa ja näistä oikeuksista saatetaan poiketa tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
 

Valitusoikeus

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Viimeksi päivitetty: 16.5.2019