Oulun yliopiston työpaikan hakijoita koskeva tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja henkilöstöpalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.
 

Vastuuyksikön yhteystiedot

Oulun yliopiston työnhakijarekisterin yhteyshenkilöitä ovat henkilöstöjohtaja Jarmo Okkonen, jarmo.okkonen(at)oulu.fi ja henkilöstöasiantuntija Heidi Huttunen, heidi.huttunen(at)oulu.fi ja Tanja Mikkonen, tanja.mikkonen(at)oulu.fi
 

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

dpo(at)oulu.fi
 

Työnhakijoista kerätään mm. seuraavia tietoja:

  • Henkilön perustiedot (nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, osoite, maa, matkapuhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli ja muut vastaavat tiedot).
  • Koulutusta ja kielitaitoa koskevat tiedot
  • Työkokemusta koskevat tiedot
  • Osaamista koskevat tiedot
  • Tutkimuksellisia ja opetuksellisia ansioita koskevat tiedot
  • Hakutoiveet
  • Lisätiedot (työn mahdollinen aloittamisaika, suosittelijat, vahvuudet, lisätiedot, mistä sai tiedon työpaikasta)
  • Liitteet
     

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelyn tarkoituksena on avoimien työpaikkojen ilmoittaminen, hakijoiden tietojen kerääminen ja vertaaminen valintapäätöksen tekemiseksi, avoimien hakemusten kerääminen sekä raportointi.

Käsittelyn oikeudelliset perusteet:

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. b) mukaisesti käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. e) mukaisesti käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. a) mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa. Poikkeuksellisesti perusteena voi olla myös rekisteröidyn suostumus, jos kyse on vapaaehtoisesta virkistys- tai muusta vastaavasta tapahtumasta, joka ei suoraan liity työntekijän työtehtäviin taikka työnantajavelvollisuuksien hoitoon.

Tilastojen toteuttaminen perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan ja kansalliseen tietosuojalakiin (4 §).


Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Tiedot ovat ainoastaan omassa käytössäsi, kunnes lähetät hakemuksesi. Tämän jälkeen niitä käsittelevät rekrytointiin osallistuvat henkilöt. Rekrytointijärjestelmän kautta lähetettyjen hakemusten osalta pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja -tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.

Säilytysaika kohdistetuille hakemuksille on 36 kuukautta hakemuksen päivittämisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä. Rekrytoitujen hakijoiden hakemukset säilytetään pysyvästi tulostettuna arkistossa sekä järjestelmässä. Muut hakemukset, joita ei lähetetä rekrytointijärjestelmän kautta vaan esim. sähköpostilla, poistetaan viimeistään 36 kuukauden kuluessa rekrytoinnin päättymisestä.


Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Rekisteriä käyttää SAIMA-rekrytointijärjestelmä. 


Henkilötietojen luovutukset

Hakuprosessi on avoin ja läpinäkyvä julkisuuslain mukaisesti (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Tietojasi voidaan luovuttaa:

  • Rekrytointien raportointitarkoituksiin
  • Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuseen
  • Rekrytointiin osallistuville arvioijille sekä arviointilausunnot muille arvioiduille hakijoille
  • Pyydettäessä hakijoiden nimet ja hakemustiedot, pois lukien yksityiselämää koskevat tiedot
  • Valitun henkilön nimi muille hakijoille

Tietoja ei siirretä muihin järjestelmiin liittymillä.


Tietojen luovutukset EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellä luetelluissa tilanteissa. Mikäli henkilötietojasi siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle, voi tämä tapahtua vain EU:n tietosuoja-asetuksen mahdollistamissa tilanteissa ja edellytyksillä.


Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Oikeutesi rekisteröitynä määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan: 

  • Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada niistä jäljennös
  • Oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
  • Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Oikeus saada toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja tietojen siirto-oikeus toiselle rekisterinpitäjälle

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.


Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.


Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.


Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot tämän asiakirjan alussa. 

Viimeksi päivitetty: 28.2.2019