Testattua apua yrityksen digimuutokseen

Digitalisaatio etenee myös yrityksissä. Oulun yliopiston kauppakorkeakoulun ja VTT:n yhteishankkeessa kehitetty digimuutosmalli auttaa yrityksiä selventämään omia digitavoitteitaan ja helpottamaan niiden toteuttamista. Laaja tutkimuspohja ja ilmaisuus erottavat mallin konsulttien opeista.

Kyselytutkimuksen mukaan lähes 90 prosenttia suomalaisista yrityksistä arvioi, että digitaalisten ratkaisujen rooli yrityksen toiminnassa kasvaa lähivuosina. Digiratkaisuista haetaan etenkin uusia palveluita ja liiketoimintamalleja sekä parempaa internet-näkyvyyttä. Haasteet koetaan kuitenkin suuriksi: digitalisaation hyödyntämistä vaikeuttavat eniten digiosaamisen puute, aikapula sekä epätietoisuus siitä, mitä digiteknologiat voisivat tarjota omalle liiketoiminnalle.

”Haasteet ovat hyvin samanlaisia niin Pohjois-Pohjanmaalla kuin Keski-Euroopassa”, digitaalisen palveluliiketoiminnan professori Timo Koivumäki toteaa. ”Resurssipula korostuu varsinkin pienten yritysten kohdalla. Pohjois-Pohjanmaan yrityksillä on kuitenkin se erityisetu, että alueella on paljon digiosaamista: Oulun yliopisto, OAMK ja VTT.”

Oma haasteensa on siinä, miten asiantuntemus ja yritysten digimuutostarpeet kohtaisivat toisensa. Tätä silmällä pitäen Oulun yliopisto ja VTT toteuttivat Hallittu digiloikka - DigiLeap -hankkeen,  jonka keskeisiä tuloksia ovat tukipalvelusivusto digitalisaation kanssa painiskeleville yrityksille sekä sivustolla tarjottava digimuutosmalli, jonka avulla ”digiloikka” voidaan tehdä systemaattisesti ja helpommin.

Digimuutosmallia validoitiin ja hiottiin pohjoispohjanmaalaisten yritysten digisparrauksessa. Malli ei kuitenkaan ole aluesidonnainen, vaan yleisesti hyödynnettävissä, korostaa Koivumäki.

”Malli poikkeaa konsulttityökaluista siinä, että se perustuu laajaan tutkimustietoon ja sen työkaluja on kehitetty useissa tieteellisissä hankkeissa. Lisäksi se on vapaasti saatavilla oleva ja kattava kokoelma elementtejä ja työkaluja, joita yrityksen digimuutokseen tarvitaan. Aiemmin yritysten digiharjoitteet ovat olleet pistemäisiä, kun taas tässä uutuutena on systematiikan tuominen sen pohdintaan, mitä digistä halutaan ja miten tähän päästään.”

Ajan tasalla pysyminen on jokaisen omalla vastuulla

Koska digimuutosmalli on tarkoitettu erilaisille yrityksille laidasta laitaan, se ei tarjoa yksityiskohtaisia ohjeistuksia, vaan apuvälineitä, joilla voidaan selvittää yrityksen digivalmiudet ja -tarpeet, tarvittavat toimenpiteet sekä seurannan mittarit.

Malli jakautuu karkeasti neljään vaiheeseen: positiointi, nykytila-analyysi, tiekartta ja toteutus. Tiedonhankinnan merkitys korostuu läpi koko prosessin, mutta pelkkä ulkopuolinen asiantuntija-apu ei riitä, huomauttaa erikoistutkija Marko Juntunen.

”Yrityksen henkilöstön on itsekin aktiivisesti seurattava digitalisaation kehitystä: kouluttauduttava, tutustuttava alustoihin, katsottava mitä kilpailijat tekevät… Ei ole kestävää liiketoimintaa luottaa siihen, että kyllä meitä joku tulee neuvomaan.”

Koivumäki korostaa myös yrityksen itsetuntemuksen tärkeyttä. ”Jos ei ole hahmotettu omaa liiketoimintamallia ja sitä, mihin elementteihin yritys voidaan purkaa toiminnallisesti, on hankala nähdä, mihin digi voisi tuoda hyötyä.”

Tiedonpuute ilmeneekin usein neuvottomuutena digipalveluiden ja -sovellusten alati kasvavan kirjon edessä: mistä meille olisi hyötyä, mistä pitäisi aloittaa, mikä olisi oikea reitti? ”Kuin olisi heitetty maantielle”, kuvailtiin eräässä DigiLeapiin osallistuneessa yrityksessä.

Tällöin tarvitaan lähtötilanteen hahmottamista, positiointia. Malli tarjoaa tähän useita työkaluja.

”VTT:n toteuttama arviointityökalu esimerkiksi kertoo, millainen on organisaation digikypsyys. Meiltä taas tulee liiketoiminnan muutoskykyanalyysi, joka määrittelee yrityksen kyvykkyyden muita alueellisia yrityksiä vasten”, Juntunen kertoo.

Tarkoituksena on muodostaa yrityksen oma digivisio, tavoitetila digitalisaation suhteen. ”Aika moni yritys kaipaa tähän ulkopuolista neuvonantajaa, joka voi antaa enemmän vaihtoehtoja ja laajentaa yrityksen osaamista”, Juntunen vinkkaa.

Koivumäki muistuttaa lähtökohtien erilaisuudesta. ”Ytimessä on se, mitä yritys tarjoaa, millaisille markkinoille ja millaisia muita toimijoita siellä on. Yrityksen digitarpeita tulee pohtia tätä vasten. Eri yrityksille sopivat eri ratkaisut: verkkokauppa, digitaalinen markkinointi… Jollekin saattaa riittää jo hyvä somekampanja.”

On myös muistettava, ettei kaikki digi ole tarpeellista tai edes toimivaa eikä digivirran pidä antaa vain viedä.

Muutos on mitoitettava resurssien mukaan

Tavoitteenasettelua syvennetään nykytila-analyysilla, jossa tarkastellaan lähemmin prosesseja ja toimintoja, joihin digivisio vaikuttaa. ”Mikä on meidän ansaintamalli, henkilöstön osaaminen, jakelukanavat jne. Liiketoiminta ja digiratkaisujen hyödyntäminen kuvataan vision valossa ja luodaan uusi liiketoimintamallitavoite”, Juntunen sanoo.

Esimerkiksi käy DigiLeapissa mukana ollut Kempeleen Jätekuljetus, joka oli jo tehostanut digiratkaisuin ydintoimintaansa, kuten lajittelua ja jäteautojen reititystä. Uudeksi toimintamalliksi lähdettiin kehittämään digitaalisia lisäpalveluita, jotka tarjoavat tietoa jätehuollosta, mm. lajittelusta, erityisesti uuteen osoitteeseen muuttaville kotitalouksille. Muita esimerkkejä löytyy tukisivuston yritystarinoista.

Seuraavaksi laaditaan tiekartta, konkreettinen suunnitelma siitä, miten digitavoitteeseen mennään: mitä tehdään, missä järjestyksessä ja miten tavoitteiden toteutumista seurataan.

”Digitalisaatio on laaja käsite ja kannattaa toteuttaa vaiheissa”, Juntunen sanoo. ”Esimerkiksi verkkokaupan toteutuksen vaiheita voivat olla rahoitus, verkkokaupan toteuttajien kartoitus ja valinta sekä analytiikan laittaminen kuntoon.”

Toteutuksessa on pyrittävä noudattamaan tiekartan aikatauluja – digimuutosmallissa puhutaan viikoista, ei kuukausista. Toteutuksen kuluessa seurataan edellisessä vaiheessa määritettyjä mittareita, kuten käyttöasteen tai nopeuden kasvua, digikanavan kautta saatavia uusia tilauksia tms.

Myös kilpailutilannetta tulee seurata: ollaanko liikkeellä oikeaan aikaan, ovatko markkinat valmiit digiloikalle. Näin ei aina ole. ”Esimerkiksi Nokia toi tabletin markkinoille, kun nettiyhteydet eivät olleet vielä kyllin hyviä”, Juntunen kertoo.

Digimuutosmalli voidaan käydä läpi yhä uudelleen, ja jos resurssit sallivat, eri vaiheita voi tehdä päällekkäin. Mikroyrityksissä tilanne on toinen.

”Niissä kaikki käsiparit on yleensä sidottu arkeen. Tällöin askelten kannattaa olla maltillisia”, Koivumäki sanoo. Asiaa voi tosin helpottaa se, että mikroyritysten työntekijät ovat tottuneita hoitamaan monia erilaisia tehtäviä.

”Ja kun resurssikysymykset on ratkaistu, muutos voi olla ketterämpi, kun ei ole isoa laivaa käännettävänä.”

Teksti: Jarno Mällinen

Viimeksi päivitetty: 16.1.2020