Tietosuojailmoitus - Väitöksestä tiedottaminen

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelyä valvovat yksiköt:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Oulun yliopiston kirjasto
Kirjaston johtajana toimii Minna Abrahamsson-Sipponen, sähköpostiosoite: kirjasto(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on väitöksestä tiedottaminen.

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on väitöstilaisuudesta tiedottaminen.

Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Yliopisto tiedottaa valmistuvista väitöstutkimuksista verkkosivuillaan ja lisäksi yliopiston intranet-palvelussa on saatavilla linkki tulossa olevista väitöksistä. Lisäksi väitöksistä tiedotetaan medialle. Tiedottamista varten väittelijän on täytettävä verkkolomake ja lähetettävä ilmoitus viimeistään neljätoista päivää ennen väitöstilaisuutta. Verkkolomake on käytössä Oulu.fi verkkopalvelussa.

Yliopiston viestintä muotoilee verkkolomakkeelta lähetetyn tiedotetekstin pohjalta mediatiedotteen ja jakaa sen medialle noin viikkoa ennen väitöstilaisuutta. Mediatiedote tehdään ja jaetaan silloin, kun väitöstutkimus ja sen seloste sisältävät median ja suuren yleisön tai jonkin erikoisalan kannalta merkittävää ja kiinnostavaa tietoa ja asia on esitettävissä yleistajuisesti.

Väitöksistä viestitään valikoiden myös yliopiston Twitter-tilillä.

Toimijakuvailupalvelu

Oulun yliopiston kirjasto laatii verkkolomakkeen tietoja käyttäen auktoriteettitietueen, joka tallennetaan Kansalliskirjaston ylläpitämään Asteri-tietokantaan kuvailtaessa väitöskirjaa kansallisbibliografiaan. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Asteri-tietokannan rekisterinpitäjänä toimii kansalliskirjasto. Katso kansalliskirjaston tietosuojaseloste.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröity täyttää väitösilmoituslomakkeen, jossa kysytään

• väittelijän nimi
• oppiarvo
• tiedekunta ja yksikkö
• syntymäaika ja -paikka
• aiempien tutkintojen suorittamisajat ja -paikat
• nykyinen työpaikka ja -tehtävä
• yksikön puhelinnumero
• yhteystiedot
• lomakkeella tiedot lähettävän sähköpostiosoite
• rekisteröidyn suostumus yhteystietojen luovuttamiseen tiedotusvälineiden käyttöön
• väitöskirjan nimi
• väitöskirjan yleistajuinen otsikko
• väitöskirjan yleistajuinen selostus
• väitöstilaisuuden aika, paikka ja mahdollinen väitöstilaisuuden etälinkki
• väitöstilaisuuden kieli
• tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta (nimi, arvo, toimipaikka)
• oppiaine
• väitöskirjan julkaisuosoite
• muita lisätietoja

Yliopiston viestintä julkaisee lomakelähetyksen tietojen pohjalta väitöstilaisuuden Oulu.fi-verkkopalvelussa. Väitöstilaisuudesta esitetään:

• väittelijän nimi
• oppiarvo
• tiedekunta ja yksikkö
• väitöskirjan nimi
• väitöskirjan yleistajuinen otsikko
• väitöskirjan yleistajuinen selostus
• väitöstilaisuuden aika ja paikka
• tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta
• oppiaine
• väitöskirjan julkaisuosoite
• väitöstilaisuuden etälinkki

Medialle välitetään edellä mainitut Oulu.fi-verkkopalvelussa julkaistavat tiedot. Lisäksi väittelijän toivotaan lähettävän digitaalisen valokuvan itsestään sähköpostilla osoitteeseen: viestinta@oulu.fi. Kuva välitetään tiedotteen mukana medialle, joka voi julkaista sen uutisoidessaan väitöksestä. Väittelijän yhteystiedot välitetään medialle, jos väittelijä on antanut siihen suostumuksen.

Oulun yliopiston kirjasto tallentaa väitöslomakkeelta väitöskirjan tekijästä Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan seuraavat tiedot:

• väittelijän nimi/nimet (nimeen liittyvät variaatiot)
• ammatti ja toimiala (oppiaine), näihin liittyvä yhteisö (tiedekunta/yksikkö)
• tutkinnot ja arvonimet
• syntymävuosi
• syntymäpaikka (henkilöön liittyvä maa ja/tai paikka)
• Lisäksi kirjasto kerää ja tallentaa tietoja Asteri-tietokantaan julkisista lähteistä (esimerkiksi ORCID-tunniste).

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Siirrämme henkilötietoja Oulun yliopiston organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on väitöstilaisuudesta tiedottamisen ja viestinnän kannalta tarpeen. Henkilötietoja käsittelevät Oulun yliopiston viestintä, markkinointi ja yhteiskuntasuhteet -yksikkö sekä muut väitöstietoja käyttävät yksiköt.

Väitöstiedotteen mukana medialle välitetään väittelijän ilmoittamat yhteystiedot, mikäli väittelijä on erikseen antanut siihen suostumuksensa.

Väitöstiedotteiden jakeluun kuuluvat mm. valtakunnalliset ja maakunnalliset sanomalehdet, YLE, paikallisradiot ja tv-kanavat, pohjoissuomalaiset paikallislehdet ja muutamat erikoislehdet väitöksen tieteenalasta riippuen (mm. Tiede, Tekniikka&talous, Mediuutiset, Lääkärilehti).

Sanomalehti Kaleva julkaisee yleensä 1–2 päivää ennen väitöspäivää lyhyen uutisen jokaisesta Oulun yliopistossa pidettävästä väitöstilaisuudesta ja väittelijästä. Tiedot ja valokuvat Kalevan toimitukseen lähettää yliopiston viestintä väittelijän lähettämien materiaalien pohjalta.

Jos väittelijä haluaa muiden tiedotusvälineiden (esim. aikakauslehden tai muun alueen paikallislehden) saavan tiedon väitöksestä, voi siitä ilmoittaa verkkolomakkeen Lisätietoja-kohdassa.

Laajempaan mediajakeluun lähetetyt väitöstiedotteet julkaistaan myös tiedotejakelupalvelu STT infon verkkosivuilla (www.sttinfo.fi).

Oulun yliopiston kirjasto laatii verkkolomakkeen tietoja käyttäen auktoriteettitietueen, joka tallennetaan Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan. Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä nimi- tai toimijatietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt. Asteri-tietokannan sisältämät toimijatiedot ovat haettavissa avoimena datana Finto-palvelusta.

Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet niitä tarvitsevat rekisterinpitäjän pyytämää viestintää varten.

Tietojen siirrot

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mediatiedotteet ovat luettavissa STT info -palvelussa. Tiedot väitöstilaisuuksista löytyvät yliopiston verkkopalvelusta.

Auktoriteettitietue tallennetaan Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on väitöksestä tiedottaminen. Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Tietoja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Väitösilmoitukset säilytetään Oulun yliopiston verkkopalvelussa vähintään kahden vuoden ajan, jonka jälkeen tiedot voidaan poistaa pyynnöstä tai mikäli yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi enää aiheellista. Mikäli väitösilmoituksen tiedot pyydetään poistamaan, poistuvat myös tiedot väitöstilaisuudesta yliopiston verkkopalvelusta.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.