Tietosuojailmoitus - Opintopsykologin palvelut

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelyä valvova yksikkö:
Oppimisen tuen ja hyvinvoinnin keskus
Johtajana toimii Kauko Keskisärkkä, opiskeluntuki(at)oulu.fi

Opintopsykologipalveluiden yhteystiedot: opintopsykologi(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Oulun yliopistossa opintopsykologitoiminnan tehtävänä on tukea opiskelijoita opiskeluun liittyvissä haasteissa ja edistää kokonaisvaltaista hyvinvointia sekä opiskelukykyä. Opintopsykologit eivät tee hoidollista työtä.

Ajanvarauksen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään opiskelijan tunnistamiseksi ja ajanvarausasioihin liittyviin mahdollisiin yhteydenottoihin.

Opintopsykologien asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käsitellään opintopsykologien asiakassuhteiden hoitamiseksi sekä yksilöllisten opintojärjestelyiden yhteydessä. On asiakkaan edun mukaista, että asiakasrekisteri on olemassa ja tapaamiset kirjataan. Tietoja käytetään ainoastaan opintopsykologin ohjauksen suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Pseudonymisoituja henkilötietoja käsitellään tilastointitarkoituksessa. Tilastointia tehdään Oulun yliopiston Oppimisen tuen ja hyvinvoinnin keskuksen toiminnan kehittämiseksi.

Yksilöohjauksissa henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite. Oulun yliopisto ei ole terveydenhuollon yksikkö eikä käyntikirjauksista muodostu potilastietoja (erillinen päätös opintopsykologitoiminnan henkilötietojen perusteet Oulun yliopistossa 2.12.2024). Opintopsykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja heillä on velvollisuus noudattaa yksilöön kohdistuvassa psykologityössä lakia terveydenhuollon ammattihenkilöstä.

Yksilöllisiä opintojärjestelyitä tehtäessä käsitellään rekisteröidyn itsensä luovuttamia terveydellisiä tietoja tai muita perusteluja suositukselle. Nämä tiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoja, joiden osalta käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite (Yliopistolaki 43 § b – 43 § d).

Käsiteltävät henkilötiedot

Ohjausasiakkailta käsitellään seuraavia tietoja:

• Etunimi, sukunimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti
• Tiedekunta ja tutkinto-ohjelma
• Opintojen aloitusvuosi
• Opintopisteiden määrä
• Ohjaukseen hakeutumisen syyt
• Käyntikirjaukset
• Käyntitodistukset asiakkaan pyynnöstä
• Asiakkaan itse tarjoamat lisätiedot
• Mahdollinen YTHS:n järjestämä opiskeluterveysneuvottelu

Opintopsykologit ylläpitävät yksilöohjauksista asiakasrekisteriä ja tekevät ohjauksista kirjauksia Diarium-asiakastietojärjestelmään. Käytäntö perustuu siihen, että opintopsykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja noudattavat psykologityössään lakia terveydenhuollon ammattihenkilöstä. Kirjaukset saattavat sisältää terveyttä koskevia tietoja (erityiset henkilötiedot), mikäli niillä on merkitystä opiskelijan opiskelukyvyn tai opintojen kannalta. Kirjauksia lukevat ainoastaan opintopsykologit ja opintopsykologiharjoittelijat.

Yksilöllisten opintojärjestelyiden suositusten laatimisessa asiakkaalta käsitellään seuraavia tietoja:

• Opiskeluoikeusnumero
• Sukunimi ja etunimet
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Tiedekunta ja tutkinto-ohjelma
• Rekisteröidyn itsensä luovuttamat terveydelliset tiedot tai muut perustelut suositukselle (Yliopistolaki 43 § b – 43 § d).

Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)

Saamme henkilötietoja seuraavista lähteistä:

• asiakkaan ilmoittamat ja toimittamat tiedot
• ohjauksen yhteydessä muodostuneet tiedot

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden omaavalle viranomaiselle viranomaisen kirjallisella pyynnöllä, josta ilmenee, mihin lakiin tiedonsaantioikeus perustuu. Ilman asiakkaan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa, mikäli tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saantiin on laissa erikseen säädetty.

Kerättyjä tilastotietoja voidaan antaa eteenpäin ja käyttää esimerkiksi yksilöllisten opintojärjestelyiden luonnetta ja laajuutta koskevissa raporteissa ja esityksissä. Pseudonymisoidut tilastotiedot anonymisoidaan aina ennen tietojen luovutusta.

Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Diarium-asiakastietojärjestelmän osalta rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Vihta-ajanvarausjärjestelmä hyödyntää Data Privacy Framework -sertifioitua Cloudflare-palvelua, joka mahdollistaa tiedonsiirron EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin samoilla edellytyksillä kuin EU:n sisällä. Vihta-järjestelmään tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Opintopsykologitoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoja, jolloin niiden säilytysaika määräytyy yliopistolain 45 b § mukaan ja niitä säilytetään 4 vuotta ohjauksen päättymisen jälkeen.
Vihta-ajanvarausjärjestelmän osalta tiedot poistuvat kerran lukuvuodessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
• Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Opintopsykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä, joita koskee terveydenhuoltoalan ammattihenkilöstönä salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja saavat käsitellä vain opintopsykologit ja opintopsykologiharjoittelijat.

Tiedot muodostuvat sähköisestä ajanvarausaineistosta ja sähköisistä käyntikirjauksista.

Vihta- ajanvarausjärjestelmässä tietoja säilytetään yhden lukuvuoden ajan. Opintopsykologit siirtävät välttämättömimmät tiedot sähköiseen asiakastietojärjestelmään.

Käyntikirjauksia säilytetään 4 vuotta ohjauksen päätyttyä sähköisessä asiakastietojärjestelmässä.