Tietosuojailmoitus - e-Forms

Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston e-Forms/Sähköiset lomakkeet -järjestelmää ja käyttäjien tietoja, joita lomakejärjestelmässä kerätään ja käsitellään. Oulun yliopisto toteuttaa tehtäviään e-Forms-järjestelmän sähköisillä lomakeprosesseilla.

Tämä ilmoitus on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja ja täydentää Oulun yliopiston yleistä tietosuojailmoitusta, josta voit lukea tarkemmin henkilö- tai asiaryhmäkohtaisesti mm. käsittelyn tarkoituksista ja oikeudellisista perusteista sekä henkilötietojen siirrosta ja luovuttamisesta.
Tietosuojailmoitus on päivitetty 07.07.2021.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto toimii rekisterinpitäjänä

Postiosoite:
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Käyntiosoite:
Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu
Puh:
029 448 0000
oulun.yliopisto(at)oulu.fi

Vastuuyksikön yhteystiedot

Oulun yliopiston ICT-palvelut: ict(at)oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

Yliopiston tietosuojavastaava: dpo(at)oulu.fi

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa sähköisillä lomakkeilla yliopistolle kuuluvia tehtäviä, kuten palkan, palkkioiden, apurahojen sekä matka- ja kululaskujen maksatus, henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, ylläpito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja henkilöstöhallinnon asiakaspalvelun toteuttaminen. Sähköisillä lomakkeilla toteutettava tehtävä riippuu käytettävissä olevista lomakkeista, jotka ovat asiakohtaisia.

Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään, jotta yliopisto voi hoitaa opetustehtäväänsä kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita.

Henkilöstöstä tallennetaan seuraavia tietoja:

• SapTunniste (henkilönumero)
• Henkilötunnus
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Käyttäjätunnus
• Sopimusnumero
• Nimike
• Toimipaikka
• Palvelussuhteen alkupäivä
• Palvelussuhteen loppupäivä
• Tiedekunta organisaatiokoodi
• Tiedekunta nimi
• Esimiehen nimi
• Esimiehen käyttäjätunnus
• Esimiehen sähköposti

Muista käyttäjistä tallennetaan:

• Käyttäjä nimi
• Käyttäjän sähköpostiosoite

Lisäksi tallennetaan käyttäjän itse lomakkeelle lisäämät tiedot.

Henkilötietojen alkuperä (kun tietoja ei saada rekisteröidyltä)

Eforms-järjestelmään tuodaan tietoja Oulun yliopiston muista järjestelmistä koskien kirjautuneita henkilökunnan käyttäjiä. Muista kuin henkilökuntaan kuuluvista käyttäjistä saadaan kirjautumisen yhteydessä nimi ja sähköpostiosoite. Tietoja ei kerätä muista lähteistä.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Tietoja säilytetään yliopiston palvelimella.

Henkilötietojen luovuttaminen

Oulun yliopisto luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä palvelussuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoitoa varten, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin henkilö on antanut suostumuksensa.

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen ja aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja siltä osin, kun laki tai tiedonohjaussuunnitelma ei määritä säilytysaikaa, niin niin pitkään kuin on kohtuudella tarpeellista kyseisen henkilötiedon käsittelyn kannalta. Arkistointi toteutetaan Oulun yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.