Henkilötietojen käsittely Oulun yliopiston kirjastossa

Kirjaston lainauspalvelut

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään lainauspalvelun asiakassuhteen hoitamiseen:

• lainauksen ja lainausoikeuden valvontaan
• tilastointiin, joka ei sisällä henkilötason tietoja
• asiakasilmoitusten lähettämiseen
• palauttamatta jääneen aineiston perintään

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseen. Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää henkilötietojen antamista.

Henkilötiedot ja säilytysajat

Rekisteriin tallennettavat tiedot ja niiden säilytysajat.

 
Henkilötiedot poistetaan 3 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta, mikäli hoitamattomia velvoitteita ei ole. Poikkeuksena Oulun yliopiston ja Oulun ammattikorkeakoulun henkilökunta, joiden tiedot säilytetään työsuhteen ajan.

Mistä saamme henkilötietoja

Uudet asiakkaat: Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään tai suostumuksella Oulun yliopiston ja Oulun ammattikorkeakoulun opiskelija- ja henkilökuntarekistereistä.

Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivittäminen: Voit päivittää yhteystiedot (katuosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) Oula-Finnan kautta. Poikkeuksena yliopiston ja ammattikorkeakoulun henkilökunta, joiden tietoja päivitetään säännöllisesti kyseisen organisaation henkilökuntarekisteristä. Yliopiston ja ammattikorkeakoulun opiskelijoiden asiakasryhmää päivitetään opiskelijarekisteristä saatavan tiedon perusteella.

Mikäli asiakasta ei tavoiteta asiakasrekisterissä olevien yhteystietojen avulla, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa asiakkaan yhteystiedot Oulun yliopiston tai Oulun ammattikorkeakoulun järjestelmistä, Digi- ja väestötietokeskuksesta tai muusta osoite- tai puhelinpalvelusta. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötiedot tallennetaan kirjastojärjestelmän toimittaja Exlibriksen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Oulun yliopiston kirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Exlibriksen kanssa.

Tuudo-mobiilikorttia käyttävien asiakkaiden henkilötietoja tallentuu Tuudo Oy:n tietojärjestelmiin (tietosuojaseloste).

Kaukopalvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja siirtyy WebKake-kaukopalvelusovellukseen. 

Maksettaessa asiakasmaksuja verkkosivujemme kautta henkilötietoja siirtyy Paytrail Oyj:lle.

Henkilötietoja luovutetaan Oulun yliopiston tai OSAOn talouspalveluille palauttamattomien lainojen laskutuksen yhteydessä.

Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua (tietosuojaseloste).

Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

Oikeudet

Henkilötiedot voi tarkastaa kirjautumalla Oula-Finna-käyttöliittymään. Tarkastuspyynnöt, jotka koskevat muita kuin Oula-Finnassa näkyviä tietoja, osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihin sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Hankintapalvelut kirjaston asiakkaille

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi, kun ehdotat tai esität julkaisuja hankittavaksi kirjaston hankintapalveluiden toimesta. Käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito julkaisun hankintaan liittyvissä asioissa ja tilausten kohdentaminen.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseksi, ja palvelu edellyttää henkilötietojen antamista.

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Hankintaehdotuksen tai –esityksen luonteesta riippuen kerättäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, kirjastokortin tunnus, sähköpostiosoite, tiedekunta tai vastuuyksikkö. Kaikki tiedot eivät ole pakollisia ja tietyissä tapauksissa hankintaehdotuksen voi tehdä myös anonyymisti.

Henkilötietojen vastaanottajat

Luovutamme henkilötietojasi laskutusta varten Oulun yliopiston taloushallintoon, jos julkaisu hankitaan tiedekunnan tai tutkimusryhmän omilla varoilla.

Henkilötietojesi säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin se on hankintaprosessin kannalta välttämätöntä.

Mistä saamme henkilötietoja

Henkilötietosi saadaan sinulta itseltäsi.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Kirjaston kaukopalvelu

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi kaukopalvelun asiakassuhteen hoitamiseksi ja lähettääksemme sinulle kaukopalveluun liittyviä viestejä.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseksi, ja palvelu edellyttää henkilötietojen antamista.

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kirjastokortin numero.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietosi tallennetaan WebKake-kaukopalvelusovellukseen, jonka palvelin sijaitsee Irlannissa.

Luovutamme henkilötietojasi laskutusta varten Oulun yliopiston talouspalveluille.
Tietojasi ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojesi säilytysaika

Henkilötietosi ja tilaushistoriasi poistetaan 6 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta, mikäli sinulla ei ole hoitamattomia velvoitteita. WebKaken kautta lähetetyt viestit tallentuvat 2 kk ajan.

Mistä saamme henkilötietoja

Henkilötietosi saadaan sinulta itseltäsi tai kirjastojärjestelmästä.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti julkaisuarkisto julkaisee ja jakaa yliopiston julkaisuja ja niihin liittyviä tietoja ajantasaisesti kansallisiin ja kansainvälisiin avoimiin julkaisuportaaleihin (esim. Finna, OpenAire, BASE, NDLTD).

Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi, analysoi ja julkaisee yliopiston tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä henkilötietoja yliopistolain §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia ja niiden avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan. Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat saatavilla esimerkiksi yleisissä tietoverkoissa.

Rekisterin tietosisältö

Henkilön nimi ja nimen eri versiot, henkilön tunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet, yksikkötiedot.
Henkilöön linkitettyjä tietoja ovat julkaisut, projektit, rahoitus, tutkimusaineistot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opintotietojärjestelmä Peppi
Käyttäjätunnukset (Shibboleth)
Julkaisutietokannat mm. CrossRef, Scopus, Web of Science, ArXiv, Arto, Fennica
Henkilön itse tallentamat tiedot

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Julkaisuarkiston aineistojen sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Tietoja ei käytetä profilointiin. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot julkaistaan julkaisuarkistossa http://jultika.oulu.fi. Julkaisuarkisto tuottaa erilaisten rajapintojen (RSS, OAI-PMH) kautta haluttuja julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta julkinen Oulun yliopiston julkaisuarkisto -tietokanta on avoimesti luettavissa www-selaimella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelimet sijaitsevat Oulun yliopiston konehuoneessa. Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Oulun yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä. Tiedonsiirroissa henkilötietoja käsittelevät yliopiston tietotekniikka-asiantuntijat.
Henkilötiedot julkaistaan julkaisuarkistossa, josta ne ovat täysin julkisesti luettavissa.

Sinun oikeutesi

Julkaisuarkiston sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi. 
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi

Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Oulun yliopiston tutkimustietojärjestelmä (Oulun yliopisto tutkii)

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

• Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Oulun yliopiston henkilökunnan tai muutoin yliopistoon affilioituneiden tutkijoiden (apurahatutkijat, jatko-opiskelijat jne.) tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta. Toiminta sisältää julkaisut, asiantuntijatehtävät, opetusansiot ja kansainväliset vierailut.

• Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit sekä tiedot ulkoisia raportointitarpeita varten (mm. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut).

• Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten. 

• Tutkimustietojärjestelmän avulla esitellään yliopiston toimintaa ja jaetaan tietoa kansallisiin opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämiin portaaleihin.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen: Yliopiston tulee toimittaa opetus-ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (Yliopistolaki 558/2009, 51 §). Lisäksi yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi ja analysoi tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tietoja Yliopistolain (558/2009) §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi. 

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Pakolliset henkilötiedot: Nimi ja tutkimusyksikkötiedot, asema, työsuhteen kesto, yliopiston henkilönumero, asiantuntemusalueet. Vapaaehtoiset: ORCID-tunnus, sukupuoli, oppiarvo, tutkinnon suoritusvuosi, pääaine, sivuaine, kielitaito, laitos/oppiala, dosentuuri, tutkimusalue, luovutettu tietoaineisto, valokuva.

Asiantuntijaan liitettyjä tietoja ovat

• julkaisut

• asiantuntijatehtävät

• opetusansiot

• kansainväliset vierailut

• taiteellinen toiminta

• Oulun yliopiston järjestämät konferenssit

Henkilötietojen vastaanottajat

Tutkimustietojärjestelmään on integroitu Oulun yliopiston tietovarasto ja raportointijärjestelmä, jolle välitetään julkaisutiedot. Julkaisutiedot välitetään Opetus- ja kulttuuriministeriölle VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta ja sieltä edelleen tiedejatutkimus.fi - sivustolle sekä OpenAIRE portaaliin. Kansainväliset vierailutiedot välitetään KOTA-tiedonkeruuseen.

Tutkimustietojärjestelmästä voi tuottaa RSS-syötteenä julkaisu- ja suoriteluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta julkinen Oulun yliopisto tutkii –tietokanta on avoimesti luettavissa www-selaimella. Voit halutessasi estää oman tutkijaprofiilisi näkymisen muille käyttäjille.

Henkilötietojesi säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu.

Mistä saamme henkilötietoja

Henkilöt itse, Oulun yliopiston henkilötietojärjestelmä, Oulun yliopiston ulkopuolisten käyttäjätunnusten (UFO)-rekisteri, Opintotietojärjestelmä Peppi, Viitetietokannat: mm. Web of Science, Scopus, Arto

Sinun oikeutesi

Voit tarkastaa tietokantaan tallennetut ja avoimesti internetissä näkyvät tiedot itse käyttäen järjestelmän www-käyttöliittymää. Tarkastuspyynnöt, jotka koskevat muita kuin netissä avoimesti näkyviä tietoja, osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

• Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Oulun yliopiston henkilökunnan tai muutoin yliopistoon affilioituneiden tutkijoiden (apurahatutkijat, jatko-opiskelijat jne.) tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta. Toiminta sisältää julkaisut ja muut tutkimusaktiviteetit.
• Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia, lukuun ottamatta erikseen rahoittajan kanssa sovittuja tietoja.
• Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit sekä tiedot ulkoisia raportointitarpeita varten (mm. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut).
• Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten. 
• Tutkimustietojärjestelmän avulla esitellään yliopiston toimintaa ja jaetaan tietoa kansallisiin Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämiin portaaleihin.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen: Yliopiston tulee toimittaa Opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (Yliopistolaki 558/2009, 51 §). Lisäksi yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi ja analysoi tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tietoja Yliopistolain (558/2009) §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi.

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Pakolliset henkilötiedot: Nimi ja tutkimusyksikkötiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nimike, työsuhteen kesto ja yliopiston henkilönumero. 

Vapaaehtoiset: Entinen nimi, tutkinto, ORCID-tunnus, tieteen- ja taiteenalat, kielitaito, kotisivun osoite, LinkedIn ja ResearchGate-profiilien osoitteet, asiantuntemukseen liittyvät tiedot ja valokuva.

Puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen näkyvyyttä julkisesti on mahdollista rajoittaa.

Asiantuntijaan liitettyjä tietoja ovat

• julkaisut
• kansainväliset vierailut ja vierailuiden isännöinti
• muut tutkimusaktiviteetit
• Oulun yliopiston järjestämät konferenssit

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötiedot tallennetaan OuluCRIS-järjestelmän toimittajan Solenovon palvelimelle.

OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmä on integroitu Oulun yliopiston tietovarastoon ja raportointijärjestelmään, johon välitetään julkaisu- ja tutkimusaktiviteettitiedot.

Kansainväliset vierailutiedot välitetään KOTA-tiedonkeruuseen.

OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmästä voidaan tuottaa rajapinnan kautta julkaisu- ja suoriteluetteloita, joita voidaan jakaa verkkosivuille.

Tietoja luovutetaan edelleen Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot). Peruste on tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu lakisääteinen velvoite. Tutkimustietovarannon tietosuojailmoitus: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy.

Tutkimustietovarannosta julkaisutietoja välitetään edelleen OpenAIRE-portaaliin ja OpenAPC-palveluun.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta julkinen OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmä on avoimesti luettavissa www-selaimella. Voit halutessasi estää oman tutkijaprofiilisi näkymisen julkisessa portaalissa.

Henkilötietojesi säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu, koska tietoja tarvitaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia ja yliopiston toiminnan arviointia varten.

Mistä saamme henkilötietoja

Henkilöt itse, Oulun yliopiston henkilötietojärjestelmä, opintotietojärjestelmä, viitetietokannat (mm. Web of Science, Scopus, Arto, Medic, Journal.fi, PubMed).

Sinun oikeutesi

Voit tarkastaa tietokantaan tallennetut ja avoimesti internetissä näkyvät tiedot itse käyttäen järjestelmän www-selainta. Tarkastuspyynnöt, jotka koskevat muita kuin verkossa avoimesti näkyviä tietoja, osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista.

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yliopiston julkaisujen kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi.

Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oulun yliopiston kirjaston chat-palvelun kautta annetaan henkilökohtaista neuvontaa ja ohjeistusta kirjastoon liittyvissä asioissa. Chatin kautta tulleisiin yhteydenottoihin vastaa kirjaston asiantuntijoista kootun tiimin jäsen. Kullakin asiantuntijalla on palveluun henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Chatissa voi asioida nimettömästi eikä chatin käyttö ei edellytä kirjaston asiakkuutta. Mikäli asiakkaan kysymys liittyy hänen kirjastoasiakkuuteensa, esimerkiksi varauksen tekoon tai lainojen uusintaan, kysytään häneltä tunnistetietoja, kuten kirjastokortin numero.

Asiantuntijan ja asiakkaan sopimuksesta asiantuntija voi käynnistää chat-keskustelusta Zoom-verkkokokouksen. Zoom-verkkokokousta ei tallenneta.

Mikäli asiantuntija ei osaa chat-keskustelun aikana vastata asiakkaan kysymykseen, voi asiantuntija tallentaa opastukseen liittyvän neuvontapyynnön (tiketti) chat-palvelun taustajärjestelmään. Tikettiin tallennetaan asiakaan yhteystiedot, jotta asiantuntija saa häneen yhteyden vastauksen selvittyä. Tiketti muodostuu myös silloin, kun asiantuntija ei ole paikalla chat-palvelussa ja asiakas jättää palveluun kysymyksen ja yhteystietonsa.

Kaikki käydyt chat-keskustelut tallennetaan neuvonnan laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi. Tallenteita voidaan käyttää asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävässä koulutuksessa ja palvelutoiminnan kehittämisessä. Anonymisoituja chat-keskusteluja käytetään myös tilastointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Käsittely on tarpeen yliopiston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (Tietosuoja-asetus 6. artikla e).

Yliopistolain mukaan Oulun yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa. Näitä tarkoituksia varten Oulun yliopiston kirjasto tarjoaa palveluja ja neuvontaa. Yliopistoilla on Hallintolain mukainen velvollisuus vastata asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin.

Henkilötiedot ja säilytysajat

Tallennettavat tiedot koostuvat asiakkaan antamista tiedoista, tallennetusta keskustelusta ja järjestelmän automaattisesti luomista tunnistetiedoista.

Chat-keskusteluun tallennettavat tiedot

• Asiakkaan ja asiantuntijan välinen viestinvaihto kellonaikoineen
• Asiakkaan antama nimi tai nimimerkki. Jos tieto puuttuu, järjestelmä generoi asiakastunnuksen.
• Asiakkaan antama sähköpostiosoite. Ei pakollinen tieto.
• Asiakkaan esittämä alkuperäinen kysymys
• Asiakkaan IP-osoite, selain, selaimen tunnistemerkkijono (user agent), käyttöjärjestelmä
• Sivu, jolta chat käynnistettiin sekä chat-palveluikkunan tunniste
• Tiimi, joka chat-palvelupyyntöä käsittelee
• Asiantuntijan nimi
• Chatin aloitusaika, odotusaika, chat-keskustelun kesto, viestien lukumäärä
• Asiantuntijan keskusteluun liittämä sisäinen kommentti
• Asiantuntijan tekemä luokittelu (”tagit”)
• Tiketin id, mikäli asiantuntija loi keskustelun perusteella neuvontapyynnön

Säilytysaika: 3 kk

Neuvontapyyntöön (tiketti) tallennetaan

• Tiimi tai asiantuntija, joka neuvontapyyntöä käsittelee
• Asiakkaan nimi tai nimimerkki. Jos tieto puuttuu, järjestelmä generoi asiakastunnuksen.
• Asiakkaan sähköpostiosoite
• Neuvontapyyntöön liittyvä sisäinen kommentti
• Asiakkaan ja asiantuntijan välinen chat-keskustelu kellonaikoineen
• Asiakkaalle lähetetty vastaus ja mahdollinen liitetiedosto
• Asiakkaan neuvontapyyntöön lähettämä vastaus
• Asiantuntijan tekemä luokittelu (”tagit”)

Säilytysaika: 3 kk

Asiakkaan henkilötiedot sekä asiakkaan ja asiantuntijan välinen viestinvaihto poistuu automaattisesti 3 kk vanhemmista chat-keskusteluista ja neuvontapyynnöistä.

Mistä saamme henkilötietoja

Henkilöltä itseltään: Henkilön chat-keskustelun aikana asiakaspalvelijalle antamat tiedot.

Mikäli asiakkaan kysymys liittyy hänen kirjastoasiakkuuteensa tai opintoihinsa, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa tietoja Oulun yliopiston tai Oulun ammattikorkeakoulun järjestelmistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötiedot tallennetaan chat-palvelun toimittajan Springsharen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Tietosuojailmoitus: https://springshare.com/privacy.html ja GDPR-vaatimustenmukaisuus: https://springshare.com/gdpr.html

Tietojasi ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

Oikeudet

Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihin sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista.

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.

Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Viimeksi päivitetty: 20.1.2023