“Emme lähtisi tekemään uutta kirjallisuuskatsausta ilman Covidencea” – käyttäjien kokemuksia Covidence-ohjelmasta

Covidencen käyttöä voi opetella kirjaston Covidence-oppaan avulla. Kirjastossa opastamme myös tarvittaessa asiakkaan alkuun Covidencen käytössä. Tili on luotava oppaan ohjeiden mukaisesti, jotta käyttäjä saa yliopiston lisenssiin kuuluvat käyttöoikeudet. Viitteiden arviointi (screening) etenee Covidencessa title/abstract ja full text –vaiheiden kautta viimeiseen eli extraction-vaiheeseen. Arviointiprosessista muodostuu automaattisesti PRISMA-kaavio. Covidence ei tarjoa tukea kirjoitusprosessiin eli sen kautta ei voi luoda tekstiin viittauksia tai lähdeluetteloa. Tätä varten viitteet on mahdollista siirtää Covidencesta toiseen viitteidenhallintaohjelmaan, esimerkiksi Mendeleyhin.

Kysyimme opiskelijoilta ja tutkijoilta kokemuksia Covidencen käytöstä. Käyttäjät kokivat ohjelman intuitiivisena ja helppokäyttöisenä.

“Olen kokenut Covidencen käytön helpoksi: perus-IT-taidot omaava hoksaa logiikan nopeasti, ja ohjeita ei juuri tarvita!”

“Näppärä ohjelma, joka helpotti työntekoa paljon. Erityisesti hyötyä oli helposti käytettävässä screenaus-osiossa, abstraktien ja otsikoiden screenaus oli erittäin näppärää. Käyttöliittymä oli helppokäyttöinen ja nopeutti työtä: uusi artikkeli tuli aina automaattisesti tarjolle, kun edellisen oli klikannut jatkoon tai pois”

“Covidence auttoi alussa paljon myös poistamalla duplikaatit automaattisesti (meillä 864 kpl), mikä säästi paljolta turhalta työltä.”

“Olen kokenut Covidencen käyttöönoton ja yleisesti käytön hyvin mutkattomana, helposti opittavana sekä edesauttamassa huomattavasti katsausten tekemistä. Uuden katsauksen luominen ja tutkimusten tuominen Covidenceen onnistuu muutamalla klikkauksella ilman erillisten ohjeiden läpikäyntiä.”

Käyttäjien mielestä Covidencen etuna on työskentelyn eteneminen systemaattisen katsauksen prosessin mukaisesti ja PRISMA-kaavion muodostuminen automaattisesti.

“Covidence ohjaa systemaattisen katsauksen tekemisen prosessia vaihe vaiheelta, ja se soveltuu hyvin esimerkiksi JBI-protokollaa noudattavien katsausten tekemiseen. Se mahdollistaa myös paluun katsausprosessin aikaisempiin vaiheisiin, eli esimerkiksi ulos rajattavaa aineistoa voi palauttaa edelliseen vaiheeseen ja poistaa tarvittaessa missä tahansa vaiheessa. Covidence dokumentoi aineiston läpikäynnin eri vaiheissa tehdyn työn, kuten eri katsauksen tekijöiden valinnat sekä tuottaa prosessista PRISMA-vuokaavion. Ohjelma tarjoaa alustat aineiston tietojen erittelylle (data extraction) ja laadun arvioinnille (quality assessment)”

“Covidence:ssa oleva PRISMA on luotettavuuden näkökulmasta se mitä väitöstutkijana pidin arvossaan. Se on selkeä ja kuvaava kooste koko systemaattisen katsauksen arviointiprosessista.”

Myös julkaisujen sisäänotto- ja poissulkukriteerien määrittely ja huomautusten lisääminen (tags, notes) koettiin hyödyllisinä.

“Olen hyödyntänyt itse paljon sisään- ja poissulkukriteerien määrittämistä ohjelmaan, jolloin niitä on helppo tarkkailla tutkimuksia läpikäydessä. Mielestäni hyvä ominaisuus on myöskin kommenttien antaminen tutkimuksiin sekä tutkimusten tägäys esimerkiksi tiettyjen teemojen alle tai myöhempää käyttöä ajatellen esimerkiksi muihin tutkimuksiin.”

“Sisäänotto- ja poissulkukriteeri oli mahdollista avata omalla välilehdellä, joka auttoi tutkimusprosessissa mukanaolevia palaamaan uudelleen epäselvien lähteiden kohdalla lopullista päätöstä tehdessä. Tähän pohjautuen muiden arviointiprosessissa mukana olevien sähköpostiyhteydenotot prosessiin liittyen olivat minimaaliset.”

“Covidencessa on paljon katsauksen tekemistä helpottavia työkaluja, kuten ’study tags’, joilla voi merkitä esimerkiksi taustaan soveltuvat tutkimukset tai ’manage highlights’, jonka avulla screenauksesta voi tehdä jouhevampaan korostamalla sanat, jotka katsaukseen valikoitavissa artikkelissa ovat olennaisia tai päinvastoin poistamalla sellaiset termit, jotka katsaukseen valikoitaviin artikkeleihin ei sovellu.”

Covidence helpottaa yhteistyötä katsauksen tekijöiden välillä.

“Systemaattisen vaikuttavuuskatsaukseni aineiston läpikäynti toisen katsauksen tekijän sekä ohjaajien kanssa Covidencen avulla on ollut todella toimivaa ja arviointi on onnistunut hyvin.”

“Mikäli artikkelin mukaanotosta oli erimielisyyttä tutkijoilla, artikkeli meni erilliseen ”konflikti”-osioon, josta oli helppo tarkastella yhdessä, otetaanko mukaan vai ei.”

“Muita arvioitsijoita on kätevä kutsua mukaan sähköpostikutsulla sekä seurata tutkimusryhmän jäsenten työskentelyn etenemistä screenauksen eri vaiheissa ja laadunarvioinnissa.”

“Sen avulla olen pystynyt pitämään kulloinkin tarvitsemani tutkimustiedon yhdessä paikassa koko työryhmän helposti saatavilla. Olen myös käyttänyt Covidencea tutkimuksien laadunarvioinnin tekemiseen, joka on voitu toteuttaa ohjelman avulla reaaliajassa keskustellen muiden tutkimusryhmän jäsenten kanssa.”

“Väitöstutkijana oli mahdollista myös seurata systemaattisen katsauksen prosessin etenemistä reaaliajassa ”Team Progress” välilehden kautta. Tämä antoi näkyvyyden sitä, miten aktiivisesti mukana olevat arvioitsijat olivat prosessissa mukana ja oliko tarvetta lähettää heille mahdollisesti erillistä muistutusviestiä.”

“Covidencessa on helppo työskennellä joko pareittain tai isommassakin tutkijaryhmässä. Jokaisen ryhmäläisen etenemistä voi seurata ja rooleja voi määritellä.”

“Opettajana: Opiskelijoiden katsausgraduja on helppo ohjata Covidencen avulla, kun opettaja voidaan lisätä tekeillä olevan katsauksen Covidence -tilaan. Opettaja näkee, kuinka katsaus etenee ja millaisia artikkeleita opiskelija(t) valikoi mukaan katsaukseen. Covidencessa opettajan on myös helppo toimia katsauksessa ns. kolmantena tutkijana, joka ottaa kantaa mahdollisiin konflikteihin.“

Osa käyttäjistä koki, että viitteiden tuominen useista tietokannoista saattoi olla työlästä, samoin kokotekstien tallentaminen. Tähän voi saada neuvoja kirjastosta.

“Aineiston, eli tutkimusviitteiden tuonti tietokannoista Covidenceen, oli melko työlästä, koska jokaisen tietokannan osalta tuonti tapahtui hieman eri tavoin.”

“Eri tietokantojen lähteiden lataukset Covidenceen olivat kuitenkin joidenkin sähköisten tietokantojen osalta sen verran työläitä/ vaikeita, että siihen tarvitsin informaatikon asiantuntijan apua.”

“Aina kaikista tutkimuksista ei tule ohjelmaan automaattisesti tutkimuksen tiivistelmä tai doi, jolloin erityisesti tiivistelmien ja kokotekstien screenaus-vaiheessa joutuu käyttämään vielä aika paljon aikaa yksittäisten tutkimusten tietojen hakuun sekä erityisesti kokotekstien lataamiseen ohjelmaan.”

Yleisesti kokemus Covidencesta on varsin positiivinen.

“Suosittelen lämpimästi Covidencea kaikille systemaattista katsausta tekeville tutkijoille.”

“Emme lähtisi tekemään uutta kirjallisuuskatsausta ilman Covidencea.”

Sirpa Grekula, informaatikko
Kirsi Vähäkangas, informaatikko
Oulun yliopiston kirjasto/Tietopalvelut