Sähköinen allekirjoitus - UniOulu Sign

Oulun yliopistossa on käytössä sähköinen allekirjoituspalvelu UniOulu Sign. Kyseessä on pilvipalvelu, jolla voidaan lähettää ja allekirjoittaa sähköisiä dokumentteja.
UniOulu Sign soveltuu lähes kaikkien yliopiston sisäisten asiakirjojen, kuten päätösten, sähköiseen allekirjoittamiseen. Myös monet yliopiston ulkopuoliset tahot hyväksyvät UniOulu Signilla toteutetun sähköisen allekirjoituksen (esim. sopimukset).

Allekirjoittaminen

UniOulu Sign -palveluun ladattuja dokumentteja voivat allekirjoittaa kaikki yliopiston henkilökuntaan kuuluvat, yliopiston opiskelijat sekä kaikki muut henkilöt joille on lähetetty allekirjoituspyyntö UniOulu Sign -palvelusta.  Allekirjoittamista varten ei tarvita erillisiä käyttöoikeuksia.

Allekirjoituspyyntö saapuu sähköpostilla, jossa on linkki allekirjoitettavaan dokumenttiin. Linkki vie UniOuluSign -palvelun kirjautumissivulle ja kirjautuminen tapahtuu joko O365-tunnusten avulla (pääsääntöisesti yliopiston henkilökunta ja opiskelijat) tai sähköpostipyynnön mukana tulleen tunnisteen sekä tekstiviestinä tulevan PIN-koodin avulla.

Allekirjoituspyynnön tekeminen

Allekirjoituspyyntöjen tekemiseen eli allekirjoitettavan dokumentin lataamiseen UniOulu Sign -palveluun tarvitaan erilliset käyttöoikeudet, jotka voidaan myöntää Oulun yliopiston henkilökuntaan kuuluville. Katso ohjeet käyttöoikeuspyynnön tekemiseen Patiosta (edellyttää kirjautumisen yliopiston käyttäjätunnuksilla). 

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus

UniOulu Sign on Oulun yliopiston käyttämä ja Sarake Oy:n tarjoama sähköinen allekirjoituspalvelu.

UniOulu Signin luoma allekirjoitus on kehittynyt sähköinen allekirjoitus EU:n eIDAS-asetuksen (EU 910/2014) mukaisesti.

  • Kehittynyt sähköinen allekirjoitus mahdollistaa allekirjoittajan yksilöllisen tunnistamisen, ja se on linkitetty muihin sähköisiin tietoihin, kuten sähköpostiin, jotta mahdolliset myöhemmät muutokset tietoihin voidaan havaita. Jos sähköistä asiakirjaa muutetaan myöhemmin, aikaisempi allekirjoitus ei enää vastaa muutetun asiakirjan sisältöä.
  • Täyttää EU-asetuksen 910/2014, 26. artiklan vaatimukset:
    1. se liittyy yksilöivästi allekirjoittajaansa;
    2. sillä voidaan yksilöidä allekirjoittaja;
    3. se on luotu käyttäen sähköisen allekirjoituksen luontitietoja, joita allekirjoittaja voi korkealla varmuustasolla käyttää yksinomaisessa valvonnassaan ja
    4. se on liitetty sillä allekirjoitettuun tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita.

UniOulu Sign käyttää Entrustin myöntämää varmennetta, joka on Adobe Approved Trust List (AATL) -luottamusluettelossa.

UniOulu Sign ei ole eIDAS-asetuksen mukainen Hyväksytty sähköinen allekirjoitus/Qualified Electornic Signature, koska siinä ei käytetä sähköisten allekirjoitusten varmennetta, joka täyttää eIDAS-asetuksen liitteen I vaatimukset, ts. varmenne ei  ole EU:n luotettujen varmenteiden listalla.

Miten UniOulu Sign -palvelussa tehdyn allekirjoituksen kelpoisuuden voi tarkastaa?

Sähköinen allekirjoitus on voimassa vain alkuperäisessä sähköisessä dokumentissa. Paperille tulostettu versio sähköisesti allekirjoitetusta dokumentista on ainoastaan kopio, eikä sähköinen allekirjoitus ole voimassa tässä paperikopiossa. Sähköisen allekirjoituksen kelpoisuuden (eheyden ja alkuperäisyyden) voi tarkistaa Adobe Acrobat Readerin avulla.

Henkilötietojen käsittely allekirjoituspalvelussa

Lue miten Oulun yliopisto käsittelee henkilötietojasi, kun käytät UniOulu Sign -palvelua.