UniOulu Sign - Ohje allekirjoittajalle

UniOulu Sign sähköiseen allekirjoituspalveluun ladattuja dokumentteja voivat allekirjoittaa kaikki yliopiston henkilökuntaan kuuluvat, yliopiston opiskelijat sekä kaikki muut henkilöt joille on lähetetty allekirjoituspyyntö UniOulu Sign -palvelusta. Allekirjoittamista varten ei tarvita erillisiä käyttöoikeuksia.

Allekirjoituskutsu

  • Saat sähköpostiisi allekirjoituskutsun, joka saapuu osoitteesta UNIOULU Sign (no-replyatsarake.fi).
  • Kirjaudu palveluun klikkaamaalla viestissä olevaa ”Avaa pyyntö” -painiketta tai seuraamalla sähköpostiviestin pohjalla olevia ohjeita: ”Kuinka allekirjoitan dokumentit”.
  • Palvelu on osoitteessa https://sign.oulu.fi

Kirjautuminen palveluun

Kirjaudu yliopiston O365-tunnuksella

  • Jos olet saanut allekirjoituskutsun yliopiston sähköpostiosoitteeseen, kirjaudu palveluun klikkaamaalla kirjautumissivulla painiketta "Kirjaudu sisään yliopiston O365-tunnuksella"
  • Käytä kirjautuessa yliopiston O365-käyttäjätunnusta ja salasanaa.
    • Henkilökunnan käyttäjätunnus on muotoa tunnus@univ.yo.oulu.fi ja opiskelijan tunnus muotoa tunnus@student.oulu.fi.
    • Lisää mahdolllisesti avautuviin kirjautumisikkunoihin koko käyttäjätunnus, myös loppuosa @-merkin jälkeen.
    • Huomaathan että MFA (monivaiheinen todentaminen/Multi-Factor Authentication) on otettu käyttöön lähes kaikille yliopiston käyttäjätunnuksille, joten kirjautuessa voidaan pyytää myös lisätodennus eli vahvistat kirjautumisesi matkapuhelimella.

Kirjaudu kutsutunnisteella

Yliopiston ulkopuoliset allekirjoittajat kirjautuvat palveluun kutsutunnisteen avulla.

  1. Valitse allekirjoituskutsun sähköpostiviestissä ”Avaa pyyntö” -painike.
    • Kutsutunniste pitäisi automaattisesti ilmaantua kirjautumiskenttään, mikäli saavut sivulle ”Avaa pyyntö” -painikkeen kautta.
    • Muussa tapauksessa kopioi tunniste sähköpostista kirjautumiskenttään (Kuva 1, kirjautumissivun kohta "Ole hyva, syötä käyttäjätunnus tai kutsutunniste"). Jos kopiot tunnuksen, tarkista, ettei kutsutunniste-kentässä ei ole tyhjiä välilyöntejä tai ylimääräisiä merkkejä.
    • Palvelun kielen voi vaihtaa oikeasta yläkulmasta (Kuva 1).
  2. Valitse "Seuraava" -painike (Kuva 1).
  3. Tämän jälkeen tulee tarkistaa, että tietosi ovat oikein.
  4. Jos tiedot ovat oikein, valitse "Seuraava"-painike.
    • Mikäli tiedot ovat virheellisiä, ota yhteyttä sähköpostitse allekirjoituspyynnön lähettäjään.
  5. Valitse SMS-painike. Palvelu lähettää puhelimeesi PIN-koodin tekstiviestinä. Kutsutunnisteen lisäksi sinun täytyy tunnistautua tällä kertakäyttöisellä PIN-koodilla.
  6. Lisää PIN-koodi numerokenttiin. Jos koodi on oikein, sinut ohjataan automaattisesti Sign-palveluun ja allekirjoituspyyntöön.
Kuva 1. Kirjautuminen Sign-palveluun kutsutunnuksella.

Allekirjoittaminen

  • Kirjautumisen jälkeen pääset näkemään allekirjoituskutsun sisältämät asiakirjat ja voit katselmoida ja ladata ne.
  • Voit allekirjoittaa pyynnön valitsemalla sivun yläreunasta painikkeen ”Allekirjoita” (Kuva 2).
    • Näytölle avautuu uusi ikkuna. Riippuen siitä miten pyyntö on valmisteltu, on valittavissasi joko pelkkä "Allekirjoita"-painike tai vaihtoehtoja, joista voit valita allekirjoituksen tyylin:
      • Jos ruudulle avautuu jälkimmäinen vaihtoehto, valitse, käytätkö tekstiallekirjoitusta, allekirjoituskuvaa vai piirrätkö allekirjoituksen. Klikkaa toimintasi jälkeen "Seuraava" ja valitse "Allekirjoita". Jos valitset "Peruuta", palaat edelliseen näkymään, jossa voit vaihtaa allekirjoituksen tyylin.
  • Jos et halua allekirjoittaa, voit hylätä pyynnön valitsemalla sivun yläreunasta ”Hylkää”.
  • Ennen allekirjoitusta tai hylkäämistä, voit jättää kommentin sivun alaosassa kohdassa "Kommentit".
  • Lisäksi voit tarvittaessa delegoida pyynnön toiselle henkilölle painikkeella "Delegoi" (sivun yläreunassa). Toimintoa voit käyttää, jos jonkun toisen henkilön täytyy allekirjoittaa asiakirja sinun sijastasi.

Hyväksymisestä, hylkäämisestä ja delegoinnista lähtee tieto allekirjoituskutsun lähettäjälle.

 

Kuva 2. Allekirjoittajan näkymä ja toiminnot.

Allekirjoituspyynnön valmistuminen ja dokumentin lataaminen

  • Kun allekirjoituskierros on valmis, saat siitä tiedon sähköpostiisi.
  • Voit noutaa palvelusta allekirjoitetun version itsellesi.
  • ”Lataa kaikki” -painike löytyy oikeasta yläkulmasta ja se pakkaa kaikki asiakirjat .zip-tiedostoon. Voit halutessasi myös ladata yksittäisen asiakirjan pdf-muodossa valitsemalla sen ja painamalla ”Lataa” -asiakirjan esikatseluosion alapuolelta (Kuva 2).
  • Huomioithan että allekirjoitetut dokumentit säilyvät palvelussa vain 30 vrk.

Lisätietoa allekirjoitusjärjestelmästä