Tietosuojailmoitus – Asiakirjapalvelut
Tietosuojailmoitus päivitetty 14.10.2026
Rekisterinpitäjän tiedot
Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000
Käsittelytyötä valvova yksikkö
Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:
dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vireille tulevien asioiden rekisteröintiin, asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon, asiakirjojen toimittamiseen sekä asiakirjojen arkistointiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös tutkimuksellisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
-
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen: hyvä tiedonhallintatapa (JulkL 621/1999) edellyttää että olemme selvillä käsiteltäväksemme annetuista ja otetuista asioista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle asioiden käsittelyn, esimerkiksi lisätietojen pyytämisen sekä asian käsittelyn etenemisestä tiedottamisen asianosaisille. Rekisteröinnillä seurataan asioiden käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. Arkistoinnin osalta noudatamme arkistolakia (831/1994) ja Kansallisarkiston sen nojalla meille antamia määräyksiä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)
Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:
Asiakirjapalvelujen asiakas antaa itse asian käsittelyyn liittyvät henkilötiedot. Asian käsittelemiseksi voidaan pyytää tarpeellisia lisätietoja. Käytämme myös julkisia tietolähteitä, kuten organisaatioiden internet -sivuillaan julkaisemia henkilöstönsä yhteystietoja.
Asiakirjoihin sisältyy myös henkilöiden tietoja heidän ollessaan esimerkiksi lausunto- tai nimeämispyynnön, sopimuksen tai päätöksen allekirjoittajana tai valmistelijana.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja käytetään Oulun yliopistossa, kun vireille tullutta asiaa käsitellään. Asianhallintajärjestelmään on pääsy myös järjestelmän toimittajalla (Innofactor Oy). Tietoja voidaan luovuttaa julkisuuslain (621/1999) mukaisten tietopyyntöjen täyttämiseen.
Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit
Diaariin tehdyt merkinnät säilytetään pysyvästi. Muut henkilötiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmamme mukaisesti.
Keskusarkistoon viedään henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka on tunnistettu pitkään (yli 10 vuotta) tai pysyvästi säilytettäviksi.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
- Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Pääsy asianhallintajärjestelmään on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa.Paperisia asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on pääsy vain kirjaamon henkilökunnalla sekä arkiston tietopalvelua hoitavilla henkilöillä.