Tietosuojailmoitus – Opiskelun tuki

Tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston opiskelun tukipalveluissa käsiteltäviä ohjausasiakkaiden henkilötietoja.

Tietosuojailmoitus päivitetty 13.10.2026

Rekisterinpitäjien tiedot

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvova yksikkö

Oppimisen tuen ja hyvinvoinnin keskus
Johtaja
Kauko
Keskisärkkä
opiskeluntuki@oulu.fi
Henkilö, johon voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:
  • Opiskelun tukipalvelut
    opiskeluntuki@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus opiskelun tukipalveluissa on ohjauksen suunnittelu ja toteuttaminen. Lisäksi pseudonymisoituja henkilötietoja käsitellään tilastointitarkoituksessa. Tilastointia tehdään Oulun yliopiston opiskelun tukipalveluiden toiminnan kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröidyn suostumus

Henkilötietojen käsittely perustuu ohjauksen toteuttamisesta annettuun suostumukseen, joka kerätään kirjallisesti ajanvarauspyynnön yhteydessä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelijan nimi
Puhelinnumero
Sähköposti
Tiedekunta
Pääaine
Opintojen aloitusvuosi
Opintopisteiden määrä
Ohjaukseen hakeutumisen perusteet
Yhteenveto ohjauksesta
Käyntitodistukset opiskelijan pyynnöstä
Opiskelijan itse tarjoamat lisätiedot

Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)

Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

Asiakkaan ilmoittamat tiedot.
Ohjauksen yhteydessä muodostuneet tiedot.
Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta saadut tiedot.
Asiakkaan suostumuksella lähettäviltä ja hoitavilta tahoilta saadut tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan luvalla tehtyä ohjaussuunnitelmaa noudattaen. Tietoja käsitellään vain ohjaussuhteeseen liittyvinä.

Eteenpäin ohjattaessa tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan asiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle terveydenhuollon toimintayksikölle/ammattihenkilölle tai muille tahoille, kuten yliopiston koulutussuunnittelijoille.

Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään 4 vuotta viimeisen ohjauskäynnin jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Käyttääksesi edellä mainittuja oikeuksia voit olla yhteydessä opiskelun tukipalveluihin, minkä jälkeen pyyntöäsi käsitellään yliopiston käytänteiden edellyttämällä tavalla.

  • Kerro pyynnössä nimesi, yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero) ja miten haluat edellä mainittuja oikeuksiasi käyttää

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät (uraohjaaja, ylläpito). Kaikilla henkilötietojasi käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Tiedot muodostuvat manuaalisesta (paperisesta) ja sähköisestä aineistosta. Paperisia aineistoja säilytetään ohjauksen ajan ja 4 vuotta ohjauksen päätyttyä lukituissa työhuoneissa lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä (psykologi, psykologiharjoittelija, uraohjaaja).

Sähköinen aineisto käsittää ajanvarauksen yhteydessä kerätyt tiedot. Ajanvarauslomake on SSL-suojattu ja sinne kirjaudutaan opiskelijatunnuksella. Ajanvaraustiedot säilyvät lähettämisestä vuorokauden ajan palveluntarjoajan salasanoin suojatussa järjestelmässä, johon on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä ja tarvittaessa järjestelmän ylläpidolla. Tämän jälkeen tiedot lähetetään SSL-suojattuna sähköpostilla yliopiston Service Desk järjestelmään. Tiedot säilytetään ohjaussuhteen ajan Service Deskissä yliopiston palvelimella, johon on pääsy ainoastaan ohjausta tekevillä henkilöillä ja tarvittaessa järjestelmän ylläpidolla (uraohjaaja, ylläpito). Ohjauksen päätyttyä tiedot poistetaan järjestelmästä.