Tietosuojailmoitus – Tietosuojailmoitus koskien väitöksestä tiedottamista

Yliopisto tiedottaa valmistuvista väitöstutkimuksista. Tiedottamista varten väittelijän on täytettävä ja lähetettävä tiedot verkkolomakkeella. Tämä tietosuojailmoitus koskee tietoja, joita väitösilmoituslomakkeella kerätään ja käsitellään.

Tietosuojailmoitus päivitetty 10.09.2026

Rekisterinpitäjien tiedot

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvovat yksiköt

Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet
Viestintäjohtaja
Marja
Jokinen
viestinta@oulu.fi
Oulun yliopiston kirjasto
Kirjaston johtaja
Minna
Abrahamsson-Sipponen
kirjasto@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yliopisto tiedottaa valmistuvista väitöstutkimuksista verkkosivuillaan ja lisäksi yliopiston intranet-palvelussa on saatavilla linkki tulossa olevista väitöksistä. Lisäksi väitöksistä tiedotetaan medialle. Tiedottamista varten väittelijän on täytettävä verkkolomake ja lähetettävä ilmoitus viimeistään neljätoista päivää ennen väitöstilaisuutta. Verkkolomake on käytössä Oulu.fi verkkopalvelussa.

Lisäksi Oulun yliopiston kirjasto tallentaa väitöslomakkeelta, väitöskirjan tekijästä tiedot Kansalliskirjaston toimijakuvailupalveluun.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on väitöstilaisuudesta tiedottaminen.

Toimijakuvailupalvelu

Oulun yliopiston kirjasto laatii verkkolomakkeen tietoja käyttäen auktoriteettitietueen, joka tallennetaan Kansalliskirjaston ylläpitämään Asteri-tietokantaan kuvailtaessa väitöskirjaa kansallisbibliografiaan. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Asteri-tietokannan rekisterinpitäjänä toimii kansalliskirjasto. Katso kansalliskirjaston tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Käsiteltävät henkilötiedot

Väitösilmoituslomakkeella kysytään

väittelijän nimi
oppiarvo
tiedekunta ja yksikkö
syntymäaika ja -paikka
aiempien tutkintojen suorittamisajat ja -paikat
nykyinen työpaikka ja -tehtävä
lomakkeella tiedot lähettävän sähköpostiosoite
väitöskirjan nim
väitöskirjan yleistajuinen otsikko
väitöskirjan yleistajuinen selostus
väitöstilaisuuden aika, paikka ja mahdollinen väitöstilaisuuden etälinkki
tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta (nimi, arvo, toimipaikka)
oppiaine
väitöskirjan julkaisuosoite
muita lisätietoja

Yliopisto julkaisee lomakelähetyksen tietojen pohjalta väitöstilaisuuden Oulu.fi-verkkopalvelussa. Väitöstilaisuudesta esitetään:

väittelijän nimi
oppiarvo
tiedekunta ja yksikkö
väitöskirjan nimi
väitöskirjan yleistajuinen otsikko
väitöskirjan yleistajuinen selostus
väitöstilaisuuden aika ja paikka
tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta
oppiaine
väitöskirjan julkaisuosoite
väitöstilaisuuden etälinkki

Oulun yliopiston kirjasto tallentaa väitöslomakkeelta väitöskirjan tekijästä Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan seuraavat tiedot:

väittelijän nimi/nimet (nimeen liittyvät variaatiot)
ammatti ja toimiala (oppiaine), näihin liittyvä yhteisö (tiedekunta/yksikkö)
tutkinnot ja arvonimet
syntymävuosi
syntymäpaikka (henkilöön liittyvä maa ja/tai paikka)
Lisäksi kirjasto kerää ja tallentaa tietoja Asteri-tietokantaan julkisista lähteistä (esimerkiksi ORCID-tunniste).

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Väitöstilaisuudesta tiedottamisen kannalta henkilötietoja käsittelevät Oulun yliopiston viestintä, markkinointi ja yhteiskuntasuhteet -yksikkö sekä Oulun yliopiston kirjasto.
Medialle välitetään väittelijän ilmoittamat yhteystiedot, mikäli väittelijä on erikseen antanut siihen suostumuksensa.
Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet niitä tarvitsevat rekisterinpitäjän pyytämää viestintää varten.

Oulun yliopiston kirjasto laatii verkkolomakkeen tietoja käyttäen auktoriteettitietueen, joka tallennetaan Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan. Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä nimi- tai toimijatietokanta, jossa kuvataan julkaisutietojen sisältämiä toimijoita. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt. Asteri-tietokannan sisältämät toimijatiedot ovat haettavissa avoimena datana Finto-palvelusta.

Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tiedot väitöstilaisuuksista löytyvät yliopiston verkkopalvelusta.

Auktoriteettitietue tallennetaan Kansalliskirjaston Asteri-tietokantaan.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on väitöksestä tiedottaminen. Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Tietoja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Väitösilmoitukset säilytetään Oulun yliopiston verkkopalvelussa vähintään kahden vuoden ajan, jonka jälkeen tiedot voidaan poistaa pyynnöstä tai mikäli yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi enää aiheellista. Mikäli väitösilmoituksen tiedot pyydetään poistamaan, poistuvat myös tiedot väitöstilaisuudesta yliopiston verkkopalvelusta.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.