Tietosuojailmoitus – Työpaikan hakijat
Tietosuojailmoitus päivitetty 09.09.2026
Rekisterinpitäjien tiedot
Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000
Käsittelytyötä valvova yksikkö
Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:
dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on avoimien työpaikkojen ilmoittaminen, hakijoiden tietojen kerääminen ja vertaaminen valintapäätöksen tekemiseksi, avoimien hakemusten kerääminen sekä raportointi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Rekisteröidyn suostumus
-
EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. a) mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa. Poikkeuksellisesti perusteena voi olla myös rekisteröidyn suostumus, jos kyse on vapaaehtoisesta virkistys- tai muusta vastaavasta tapahtumasta, joka ei suoraan liity työntekijän työtehtäviin taikka työnantajavelvollisuuksien hoitoon.
- Sopimus
-
EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. b) mukaisesti käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
-
EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta
-
EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. e) mukaisesti käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Tilastojen toteuttaminen perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan ja kansalliseen tietosuojalakiin (4 §).
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Hakuprosessi on avoin ja läpinäkyvä julkisuuslain mukaisesti (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Tietojasi voidaan luovuttaa:
- Rekrytointien raportointitarkoituksiin
- Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuseen
- Rekrytointiin osallistuville arvioijille sekä arviointilausunnot muille arvioiduille hakijoille
- Pyydettäessä hakijoiden nimet ja hakemustiedot, pois lukien yksityiselämää koskevat tiedot
- Valitun henkilön nimi muille hakijoille
Digitaalista hakijapalautekyselyä varten nimesi, sähköpostiosoitteesi ja haettu työpaikka siirretään liittymällä rekrytointijärjestelmä Varbista hakijapalautekyselyä tuottavaan Realcruit-järjestelmään (toisin sanoen Grade-konsernin sisällä). Siirtyvät tiedot poistuvat Realcruitista kolmen kuukauden jälkeen siirrosta automaattisesti. Antamasi hakijapalaute on anonyymiä.
Liittymällä siirretään myös pysyvästä säilytettävät rekrytointiasiakirjat rekrytointijärjestelmästä yliopiston asianhallintajärjestelmään.
Tietoja luovutetaan EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellä luetelluissa tilanteissa. Mikäli henkilötietojasi siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle, voi tämä tapahtua vain EU:n tietosuoja-asetuksen mahdollistamissa tilanteissa ja edellytyksillä.
Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit
Säilytysaika hakemusten henkilötiedoille järjestelmässä on 24 kuukautta rekrytointipäätöksentekohetkestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä. Valitun hakuasiakirjat, hakijayhteenveto (hakijoiden nimet ja syntymäajat) ja rekrytointimuistio säilytetään pysyvästi arkistossa sähköisessä muodossa yliopiston asianhallintajärjestelmässä. Asiantuntija-arviointia käyttävissä rekrytoinneissa pysyvästi säilytettäviä rekrytointiasiakirjoja ovat lisäksi asiantuntijalausunnot ja asiantuntija-arvioitujen hakuasiakirjat. Hakemukset, joita ei lähetetä rekrytointijärjestelmän kautta vaan esimerkiksi sähköpostilla, poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluessa rekrytointipäätöksentekohetkestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
- Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Rekrytointijärjestelmän kautta lähetettyjen hakemusten osalta pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja -tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.