Tietosuojailmoitus – UniOulu Sign Sähköinen allekirjoitus -palvelu
Tietosuojailmoitus päivitetty 03.11.2026
Rekisterinpitäjän tiedot
Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000
Käsittelytyötä valvova yksikkö
Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:
dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oulun yliopisto käsittelee henkilökuntaansa ja opiskelijoihinsa kuuluvien käyttäjien sekä sopimuskumppaneidensa palveluksessa työskentelevien henkilöiden henkilötietoja mahdollistaakseen Oulun yliopiston sopimusten ja muiden juridisesti sitovien asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen UniOulu Sign -allekirjoituspalvelulla. Tässä tarkoitettuja Oulun yliopiston henkilökuntaan kuuluvia käyttäjiä ovat esimerkiksi Oulun yliopiston toimivaltaiset allekirjoittajat ja sopimusten valmistelijat. Opiskelijoita ovat esimerkiksi tutkintoa Oulun yliopistossa suorittavat opiskelijat.
Oulun yliopisto toteuttaa tehtäviään sähköisen allekirjoituspalvelun avulla.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
-
Oulun yliopisto käsittelee henkilötietoja, koska se on tarpeen yliopiston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Oulun yliopistolla on lukuisia mm. yliopistolaista ja työlainsäädännöstä johtuvia tehtäviä, jotka edellyttävät sopimista ja päätöksentekoa. Sopiminen ja päätöksenteko taas edellyttävät allekirjoittamista.
- Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta
-
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yliopiston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Yliopiston yleisen edun tehtävät kuten tieteellinen tutkimus, koulutus sekä julkisen vallan käyttö edellyttävät sopimista ja päätöksiä sekä niihin liittyen allekirjoittamista.
Käsiteltävät henkilötiedot
Oulun yliopiston allekirjoittajat ja muut käyttäjät
Sopimuskumppanin allekirjoittajat
Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)
Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:
Oulun yliopisto saa henkilökuntaansa kuuluvien allekirjoittajien henkilötiedot henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä. Jos kuulut Oulun yliopiston henkilökuntaan, päivität tietojasi palvelussa joko kirjautumalla palveluun tai pyytämällä tietojesi päivittämistä henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään. Oulun yliopiston opiskelijoihin kuuluvien allekirjoittajien tiedot saadaan yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä. Osa henkilötiedoista kerätään käyttäjältä itseltään palvelun käytön aikana.
Oulun yliopisto kerää sopijakumppanin organisaatiota ja tämän allekirjoittajia koskevat tiedot sopijakumppanilta ja näiden allekirjoittajilta itseltään. Oulun yliopisto voi kerätä sopijakumppaneidensa allekirjoittajien henkilötietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
UniOulu Sign -allekirjoituspalvelussa yliopiston henkilöstön ja opiskelijoiden kontaktitietoja voivat tarkastella valmistelijat eli allekirjoituspyynnön lähettäjät. Palvelun kautta lähetettyjä dokumentteja voivat tarkastella valmistelijan lisäksi kaikki, jotka merkitty allekirjoituspyyntöön: varsinaiset allekirjoittajat, henkilöt, joille allekirjoituspyyntö on lähetetty tiedoksi sekä ns. vertaiskäyttäjät, joille allekirjoituspyynnön lähettäjä on asettanut samat oikeudet kuin itselleen. Oulun yliopiston henkilökuntaa olevilla UniOulu Sign -allekirjoituspalvelun pääkäyttäjillä on pääsy palvelussa oleviin kontaktitietoihin sekä tehtyihin allekirjoituspyyntöihin.
Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön.
UniOulu Sign -allekirjoituspalvelun palvelutuottajan, Sarake Oy:n ylläpitäjällä, on pääsy kaikkeen palvelun sisältöön. Palvelun toimittaja voi lisäksi tarvittaessa käsitellä henkilötietoja palvelun käyttö-, ylläpito-, tuki-, kehitys- ja tiedottamispalveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötiedot luovutetaan Sarake Oy:lle ja sen alihankkijalle Nebula Oy:lle palvelun toteuttamiseksi. Sarake Oy voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle Oulun yliopiston suostumuksella.
Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille.
Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit
Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
- Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.