Tietosuojailmoitus – Uutiskirjeet

Oulun yliopisto lähettää useita erilaisia uutiskirjeitä. Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, mitä tietoja uutiskirjeiden vastaanottajista tallennetaan ja miten näitä tietoja käsitellään.

Tietosuojailmoitus päivitetty 14.10.2026

Rekisterinpitäjän tiedot

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvovat yksiköt

Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet
Viestintäjohtaja
Marja
Jokinen
viestinta@oulu.fi
Oulun yliopiston Innovaatiokeskus
Johtaja
Jouko
Uusitalo
innovaatiokeskus@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojasi hyödynnetään Oulun yliopiston uutiskirjeiden vastaanottajalistojen hallinnoinnissa ja uutiskirjeiden lähetyksessä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden ilmoittamat sähköpostiosoitteet
Oulun yliopiston alumni-, sidosryhmä- ja varainhankinnan rekisteristä luovutetut sähköpostiosoitteet
Tiettyjen uutiskirjeiden osalta voidaan kerätä myös tilaajien ilmoittama etunimi- ja sukunimitieto.
Lisäksi yliopiston käyttämät uutiskirjepalvelut keräävät ja tallentavat tietoa uutiskirjeiden avauksista ja klikkauksista, joten myös näitä tietoja voidaan käsitellä.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)

Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

Voit saada yliopistolta uutiskirjeitä, koska olet joko itse tilannut uutiskirjeen tai saat uutiskirjeen lahjoittaja- tai alumnisuhteesi tai asemasi perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oulun yliopisto lähettää uutiskirjeitä kahdella eri järjestelmällä. Käsittelemämme henkilötiedot sijaitsevat Liana Technologies:n ylläpitämässä järjestelmässä tai Microsoftin Dynamics 365 -CRM-asiakasrekisterissä. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt Oulun yliopistossa, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Lisäksi järjestelmätoimittajilla Liana Technologies, Digia sekä Elisa on teknisen ylläpidon järjestämiseksi pääsy tietoihin sen järjestelmän osalta, jossa ovat toimittajina. Henkilötietojesi käsittely edellyttää tunnistautumista.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Oulun yliopiston alumnien, lahjoittajien ja muiden sidosryhmien erillisestä henkilöstörekisteristä uutiskirjerekisteriin. Lisätietoja Oulun yliopiston sidosryhmäsuhteiden rekisterissä ylläpidettävistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä kyseisen rekisterin erillisessä tietosuojailmoituksessa.

Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään palvelussa toistaiseksi tai niin kauan kuin uutiskirjeiden henkilötietojen poistamista pyydetään. Tiedot voidaan poistaa myös asiakassuhteen päättymisen vuoksi. Uutiskirjeen peruminen ei johda henkilötietojen lopulliseen poistamiseen järjestelmästä.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.