Tietosuojailmoitus – Whisteblower-ilmoituskanava

Oulun yliopistossa on käytössä ilmoituskanava eli ns. Whistleblower-kanava, jossa voi ilmoittaa anonyymisti EU:n tai kansallisten säädösten rikkomuksista. Rikkomukset voivat koskea esimerkiksi julkisia hankintoja, henkilötietojen suojaa, eläinten terveyttä, tietojärjestelmien turvallisuutta tai ympäristönsuojelua.

Whistleblower-kanavalla ilmoittajan henkilöllisyys on suojattu koko käsittely- ja selvitysprosessin ajan, ja ilmoituksen tekijän ei tarvitse paljastaa henkilöllisyyttään ilmoitusta tehdessään.

Tietosuojailmoitus päivitetty 10.09.2026

Rekisterinpitäjien tiedot

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puhelin +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvovat yksiköt

Oulun yliopiston Tiedonhallintapalvelut ja Lakipalvelut
Hallintojohtaja
Essi
Kiuru
Tiedonhallintapäällikkö
Jaana
Koski
kirjaamo@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot:

dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa ilmoituskanava, jolla korkeakoulun työntekijä, entinen työntekijä tai muu henkilö voi antaa nimettömästi ilmi havaitsemansa rikoksen, rikkomuksen, väärinkäytöksen, muun teon taikka laiminlyönnin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

Henkilötietojen käsittely ilmoituskanavaa varten perustuu lakiin. Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) edellyttää, että vakituisesti vähintään 50 työntekijän yksityiset ja julkiset oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäisen ilmoituskanavan, joilla epäeettinen tai lainvastainen toiminta voidaan ilmoittaa nimettömästi.

Käsiteltävät henkilötiedot

ilmoittajan nimi
ilmoituksen kohteen nimi
ilmoittajan sähköpostiosoite
ilmoituksen käsittelijän käyttäjätunnus

Tietolähde ja kuvaus tietolähteestä (jos tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä)

Tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

Henkilötiedot ovat peräisin rekisteröidyltä, joka ilmoittaa havaitsemastaan loukkauksesta tai epäkohdasta. Ilmoittajan ei ole välttämätöntä ilmoittaa ilmoituslomakkeella itsestään mitään henkilötietoja. Ilmoitus voi ilmoituksen tekijän päätösten mukaan sisältää ilmoituksen kohteen henkilötietoja. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää ilmoituksen tekijältä lisätietoja ilmoitukseen. Rekisterinpitäjä voi myös täydentää ilmoituksen henkilötietoja ilmoituksen käsittelyä varten lisätiedoilla muista rekisterinpitäjän rekistereistä.

Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Oulun yliopiston työntekijät, jotka on erikseen nimetty.
Oulun yliopiston käyttämän ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja: Certia ja sen alikäsittelijä Efecte Oy.
Kanavan kautta saapuvat ilmoitukset rekisteröidään yliopiston asianhallintajärjestelmään, jonka toimittaja on Innofactor Oy.
Henkilötiedot luovutetaan kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Ilmoituksekseen liittyviä henkilötietoja käsitellään sen ajan, kun ilmoituksella on merkitystä ilmoituksen oikeudellisen sisällön kannalta. Muu ilmoituksen johdosta syntyvä aineisto (esim. raportit, seuraamuksia koskevat asiakirjat) säilytetään tai poistetaan yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Ilmoitus ja siihen liittyvät henkilötiedot poistetaan, kun ilmoituksella ei ole enää merkitystä oikeudellisen vaatimuksen kannalta. Ilmoitus poistetaan viiden vuoden kuluessa sen saapumisesta.

Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely perustuu mm. arkistolakiin (831/1994), tiedonhallintalakiin (906/2019) sekä rikoslakiin (39/1889).

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin.
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi").
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattiseen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Tällaisia toimenpiteitä ilmoituskanavan yhteydessä ovat mm. käyttövaltuushallinta, jonka perusteella ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat käsitellä ilmiantokanavan kautta jätettyjä ilmoituksia ja niiden sisältämiä henkilötietoja. Ilmoituksen perusteella tehtävän selvityksen hoitaa Oulun yliopiston etukäteen määritelty sisäinen käsittelyryhmä. Kaikki käsittelyyn osallistuvat ovat saaneet koulutuksen ilmoituskanavan kautta saapuvien tietojen käsittelyyn.