Tietosuojailmoitus hakijamarkkinoinnin tehtäviin

Oulun yliopisto käsittelee opiskelijoidensa ja henkilökuntansa henkilötietoja, kun he ovat mukana tai hakevat mukaan hakijamarkkinoinnin tehtäviin. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: marketing(at)oulu.fi

Lisätietoja voit tarvittaessa kysyä:
markkinointisuunnittelija Karoliina Kekki, etunimi.sukunimi(at)oulu.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään Oulun yliopiston hakijamarkkinoinnin tehtävien hoitamiseen: toiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen kuten hakuihin ja toiminnan järjestämiseen ja suhteen hoitoon sekä toiminnan aikana että sen jälkeen. Tietojasi käytetään yhteydenpitoon, palkkionmaksuun, viestintään, markkinointiin ja tapahtumahallintaan. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on oikeutettu etu, sillä emme voi järjestää toimintaa ilman henkilötietojen keräämistä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Syötät tai annat tiedot itse, saamme ne henkilökunnalta tai toiselta opiskelijalta tai toimeksiannostamme toimivalta yliopiston ulkopuoliselta toimijalta kuten valokuvaajalta tai toimittajalta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • etunimi,
  • sukunimi,
  • opiskelijanumero,
  • henkilötunnus,
  • sähköpostiosoite,
  • matkapuhelinnumero,
  • opiskeluun liittyvät tiedot,
  • motivaatio toimintaan osallistumiseen tai tieto osallistumisesta toimintaan aiempina vuosina.

Matkoihin liittyvät tiedot kuten

  • yhteystiedot,
  • kulkuneuvoihin liittyvät yksityiskohdat,
  • yöpymiseen liittyvät tiedot.

Palkkioiden osalta käsittelemme edellisten lisäksi

  • tehtävistä karttuneita tunteja ja niiden ajankohtaa.

Henkilötietojasi käsitellään henkilö- ja yhteystietojen ylläpitoon, hakemuksiin, ilmoittautumisten hallinnointiin, koulutusten järjestämiseen ja osallistumisen hallintaan, tapahtumahallintaan ja tapahtumien järjestämiseen, matkajärjestelyihin, palkkionmaksuun, tilastointiin sekä toiminnan kehittämiseen liittyen.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietojasi käsittelevät toiminnan järjestämiseen osallistuvat Oulun yliopiston henkilökunnan jäsenet tai Oulun yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille palveluntuottajille kuten koulutusportaaleille, tai muille järjestelmä- tai asiantuntijapalveluita tarjoaville yrityksille,  jotka käsittelevät tietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta. Tietoja voidaan luovuttaa toimintoihin osallistuville opiskelijoille, henkilökunnalle ja kouluttajille, jotka voivat olla yliopiston ulkopuolelta. Järjestelmätoimittajilla on ylläpitoa varten pääsy järjestelmiin. Sähköisessä järjestelmässä pääsy henkilötietoihisi on suojattu.

Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainitun lisäksi muille kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirrot

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista. Yliopiston tiedonohjaussuunnitelma tai laki voi edellyttää tietojen säilyttämistä tietyn ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
  • Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on yleensä välttämätön edellytys toimintaan osallistumiselle. Huomaathan, että jos et anna pyytämiämme tietoja, se vaikuttaa mahdollisuuksiisi osallistua toimintaan.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.