Tietosuojailmoitus – Opiskelijoiden uraseuranta

Rekisterin nimi

Uraseurantakyselyiden rekisteri Suomen yliopistoissa ylemmän korkeakoulututkinnon tai niin sanotun päättyvän alemman korkeakoulututkinnon suorittaneille sekä tohtorin tutkinnon suorittaneille.

Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto; Itä-Suomen yliopisto; Jyväskylän yliopisto; Lapin yliopisto; Oulun yliopisto; Turun yliopisto; Vaasan yliopisto; Åbo Akademi; Lappeenrannan–Lahden teknillinen yliopisto; Svenska handelshögskolan; Taideyliopisto; Aalto-yliopistona toimiva Aalto-korkeakoulusäätiö; Tampereen yliopistona toimiva Tampereen korkeakoulusäätiö (kukin yliopisto on rekisterinpitäjä oman osarekisterinsä henkilötietojen osalta).

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Opiskelijatietojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on koulutuspalvelut.
Koulutuspalvelujen johtajana toimii Vesa-Matti Sarenius study(at)oulu.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa:
Suunnittelijat Miia Narkaus ja Angela Suorsa career(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Kuvaus henkilötietojen käsittelystä

Yliopistojen uraseurantaa maistereille ja tohtoreille tehdään ura- ja työelämäpalvelujen valtakunnallisen Aarresaari-verkoston yhteistyönä. Maisterien uraseurannassa kohdejoukko on kaikki viisi vuotta aiemmin joko ylemmän korkeakoulututkinnon tai päättyvän alemman korkeakoulututkinnon suorittaneet. Tohtorien sijoittumista tarkastellaan 3 vuotta valmistumisen jälkeen. Tiedonkeruu toteutetaan joka syksy.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Uraseurantakyselyjen tarkoituksena on seurata yliopistosta valmistuneiden työuran alkuvaiheita ja työmarkkinatilannetta (ylemmän korkeakoulututkinnon tai alemman ns. päättyvän korkeakoulututkinnon, esimerkiksi lastentarhanopettaja tai farmaseutti, suorittaneiden osalta viisi vuotta valmistumisesta ja tohtorien osalta kolme vuotta) ja hyödyntää seurannassa saatua tietoa akateemisesti koulutettujen työuran alkua valottavissa tutkimuksissa, korkeakoulutuksen kehittämisessä ja opintojen ohjauksessa sekä tarjota opintoja suunnitteleville, opiskelijoille ja valmistuneille tietoa omien opintojen ja uran suunnittelua varten. Uraseurantakyselyssä näitä tietoja tuotetaan ja käytetään ilman vastaajien yksilöintitietoja yliopistokohtaisesti, yliopistojen välisessä yhteistyössä, yhteistyökumppanien (esim. ammattijärjestöjen, kuten AKAVA ja Suomen Ekonomit) kanssa sekä yleisesti tutkimuskäytössä Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleinsen edun mukaiseen tehtävään (yliopistokoulutuksen arviointi ja kehittäminen; yliopistolain 2009/558, 2 ja 87 §:t ja niihin liittyvien tilastojen tuottaminen). Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus yliopistojen perusrahoituksen laskentakriteereistä 119/2019.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan uraseurantakyselyn kohderyhmän (vastaajajoukon)

a) Taustatiedot:

• yliopisto
• oppiaine ja tiedekunta
• opintojen valintavuosi
• opintojen alkuvuosi
• kirjoilla olon kesto
• läsnäolon kesto
• valmistumisvuosi ja valmistumisajankohta
• opinnäytetyön arvosana ja -asteikko
• koulutusala
• opiskelupaikkakunta
• tutkinnon taso
• tutkinnon laajuus
• sukupuoli
• ikä
• kansalaisuus
• äidinkieli
• asuinkunta
• mahdollinen kuolinpäivä
• Suomesta muutto ja muuttopäivä
• kotikunta
• sähköpostiosoite (vain uraseurantakyselystä viestimiseen, hävitetään kyselyn päätyttyä/tuloksista viestimisen jälkeen)

b) Yksilöintitiedot:

• nimi
• postiosoite ja -numero
• valtio
• opiskelijatunnus
• vastaustunnus
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

c) Vastaukset kyselyyn:

Uraseurantakyselyyn vastanneiden osalta kyseiset tiedot täydennetään heidän antamilla tiedollaan koskien heidän

• työelämään sijoittumisestaan
• työllistymisen laatuun liittyviä tekijöitä
• valmistuneiden tyytyväisyyttä opintoihin työelämän näkökulmasta

Vastaajan yksilöivää tietoa (opiskelijatunnus, nimi- ja yhteystiedot) ja tietoa kuolinpäivästä käytetään ainoastaan kyselyn lähettämisen yhteydessä ja em. taustatietojen yhdistämiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Vastaajajoukon tausta- ja yksilöintitiedot poimitaan keskitetysti valtakunnallisesta VIRTA-opintotietopalvelusta sekä täydentäviltä osin yliopistojen opiskelijatietojärjestelmistä (oppiaine, tiedekunta). Osoitetiedot täydennetään Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumero erilliseltä puhelinnumerotoimittajalta (Posti/Fonecta/muu) ja sähköpostiosoitteet täydennetään Oulun yliopiston opiskelija- ja alumnirekistereistä. Vastaustiedot saadaan kyselyyn vastanneiden vastauksista. Vastaajilla on mahdollisuus vastata paperisella kyselylomakkeella tai sähköisellä e-lomakkeella. Paperilomakkeiden tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään osarekisterinpitäjien toimeksiannosta.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Rekisteriä käsittelevät osarekisterinpitäjien toimeksiannosta Tampereen yliopiston tilastollinen tutkimuspalvelu TUPA sekä Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC.

Tieteen tietotekniikan keskus CSC Oy. tekee kohdejoukon poiminnan, yhteystietojen rikastamisen, vastauslinkkien luonnin ja sähköisten vastausten keruun sekä yhdistetyn aineiston raportoinnin. CSC käsittelee suoria henkilötietoja tiedonkeruun ajan ja kyselyaineistoa ilman suoria tietoja tulosten raportoinnissa. CSC luovuttaa henkilötiedot (yhteystiedot, taustatiedot ja vastaustunnukset) TUPAlle kyselyn lähetystä, muistutuksia ja aineiston analyysiä varten.

Tampereen yliopiston tilastollinen tutkimuspalvelu TUPA koordinoi uraseurannan toteutuksen ja käsittelee henkilötietoja kyselyn lähetystä, analyysiä ja raportointia varten. TUPA luovuttaa kullekin yliopistolle heidän oman aineistonsa sekä yliopistojen työelämä- ja urapalveluiden verkosto Aarresaarelle ja CSC:lle valtakunnallisen aineiston kyselyn valtakunnallista raportointia varten. Aineistoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (kuten ammattijärjestöille) tutkimuskäyttöön ilman sellaisia henkilötietoja, joista henkilö on suoraan tunnistettavissa.

Aineistot luovutetaan lisäksi ilman tunnistettavia henkilötietoja Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon (FSD) arkistoitavaksi ja tarkemmin anonymisoitavaksi myöhempää tutkimuskäyttöä varten. Aineiston julkinen raportointi tehdään siten, ettei yksittäinen henkilö ole tuloksista tunnistettavissa.

Tietojen siirrot

Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Vastaajan yksilöinnin mahdollistavaa tunnistetietoa säilytetään rekisterissä vain aineiston yhdistämiseen saakka ja tieto tuhotaan aineiston käsittelyn jälkeen.

TUPA säilyttää eri vuosien aineistoja ilman suoria tunnistetietoja aikasarjojen laatimista varten 10 vuoden ajan.

Yliopisto säilyttää eri vuosien aineistoja ilman suoria tunnistetietoja oman osarekisterinsä osalta aikasarjojen laatimista varten 10 vuoden ajan.

Yhteiskuntatieteellisen tietoarkistoon (FSD) tiedot tallennetaan anonymisoituina, joten niitä ei ole mahdollista yhdistää tiettyyn henkilöön.

Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet

Järjestelmät, joihin henkilötietoja kerätään, ovat suojattu salasanalla. Jokaiselle henkilötietojen käsittelyyn oikeutetulle henkilölle on annettu oma yksilöllinen salasana, jonka käyttöä on mahdollista valvoa. Avaintenhallintadokumentteja säilytetään lukituissa avainkaapeissa kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisessa päätöksenteossa mukaan lukien profilointi.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.