Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston hakijoille - opiskelijavalintojen valintakokeet

Jotta yliopisto voi valita opiskelijoita koulutuksiinsa, on yliopiston käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietoja.

Hakijana olet rekisteröity ja yliopisto rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tätä tarkoitusta varten.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puh. +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvova yksikkö:

Opiskelijavalintojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on koulutuspalvelut.
Koulutuspalvelujen johtajana toimii Vesa-Matti Sarenius study(at)oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Kuvaus yliopiston hakijoiden henkilötietojen käsittelytoimista yliopiston lakisääteisen opetustehtävän hoitamiseksi ja sen edellyttämän opiskelijavalinnan tekemiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Opiskelijavalintojen henkilörekisterissä käsitellään henkilötietoja yliopistojen opiskelijavalinnan toteuttamista varten. Henkilötietojasi käsitellään valintakokeiden järjestämiseen ja valintojen toteutukseen.

Henkilötietojen käyttö Oulun yliopistossa perustuu lainsäädäntöön.

Yliopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen

(EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, Yliopistolaki 558/2009, Yliopistoasetus 115/1998, Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004, Oulun yliopiston Koulutuksen johtosääntö 2016)

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedot ovat julkisuuslain perusteella osin salassa pidettäviä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelijavalintojen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Hakijan henkilötietoja käsitellään valintakokeiden toteutuksessa, jotta pystytään muodostamaan hakukohdekohtainen valintakokeen sisältö ja mahdollistetaan valintakokeen tekeminen.

1. Valintakokeeseen liittyvät hakijan taustatiedot hakukohteittain
   • Perustiedot hakijasta: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero ja henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero
   • Hakemustunniste
2. Hakijan koevastaukset
   • Valintakokeessa annetut koevastaukset
3. Hakijan valintakokeessa saamat pisteet
   • Hakijan saamat pisteet valintakokeessa

Hakijan vastaukset pisteytetään opiskelijavalintojen toteutuksessa. Hakijan valintakokeesta saamat pisteet viedään Opintopolkupalveluun.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oulun yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Oulun yliopiston työntekijät tai Oulun yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Oulun yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten valintakokeiden skannauspalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Oulun yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

Henkilötietojen suunnitellut siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Opiskelijavalintojen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja siltä osin kun laki tai tiedonohjaussuunnitelma ei määritä säilytysaikaa, niin niin pitkään kuin on kohtuudella tarpeellista kyseisen henkilötiedon käsittelyn kannalta.

Hakijan oikeudet omiin henkilötietoihinsa

Hakija voi tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa omia yhteystietojaan Oma Opintopolku -palvelussa.

Hakijalla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustava vaatimus tai sopimuksen edellyttämä vaatimus ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot / tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset?

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta. Henkilötietojen toimittaminen on välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Henkilötiedon alkuperä (kun tietoja ei saada rekisteröidyltä)

Katso edellinen kohta.

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Opiskelijavalintojen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.