Tietosuojailmoitus - Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelun tietoja koskeva tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000
90014 Oulun yliopisto

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on Oulun yliopiston (myöhemmin OY) oulu.fi-verkkopalvelun tekninen ja sisällöllinen ylläpito ja kehitys sekä verkkopalvelun toiminnallisuuden kehitys ja kohdentaminen.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä. Lokimerkintöjä käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen.

Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalveluun tallentuvat muun muassa erilaisten lomakkeiden kautta annetut tiedot. Verkkopalvelussa käytetään toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä kolmansien osapuolten palveluiden evästeiden tallentamia tietoja. Evästeiden tarkoituksena on säilyttää tietyt valinnat, jotta samoja valintoja ei tarvitse tehdä uudelleen, kun verkkopalvelussa siirrytään sivulta toiselle saman istunnon aikana. Kävijän päätelaitteelle tallennetaan kolmansien osapuolten palveluiden evästeitä, joilla voidaan kerätä anonyymeja tietoja kävijästä kuten esimerkiksi verkkoselaimesta, käyttöjärjestelmästä ja käytetystä päätelaitteesta tai sekä verkkopalvelun käytöstä kuten sivusta, jonka kautta kävijä saapuu verkkopalveluun, ladatuista sivuista ja sivulatausten ajankohdasta.

Oulu.fi-verkkopalvelussa on käytössä evästeiden hyväksyntään evästebanneri, joka löytyy verkkopalvelun jokaisen sivun alareunasta. Evästebannerista löytyvät tiedot palvelussa käytetyistä evästeistä. Välttämättömät evästeet ovat sellaisia, joilla varmistetaan verkkopalvelun tekninen toiminta eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Nämä evästeet eivät edellytä käyttäjän suostumusta. Verkkopalvelun käyttäjä voi palvelussa vieraillessaan antaa suostumuksensa evästebannerissa ei-välttämättömien evästeiden käyttöön.

Evästeitä käytetään ainoastaan verkkopalvelun käyttäjän suostumuksella. Verkkopalvelun käyttäjä voi muuttaa antamansa evästesuostumuksen evästebannerista milloin tahansa. Evästesuostumuksen antamisen jälkeen evästebanneri asettuu verkkopalvelussa sivujen vasempaan alareunaan ikonin taakse, josta sen voi avata klikkaamalla evästebannerin ikonia.

Verkkopalvelun käyttötiedon mittaamiseen ja kerättyjen tietojen analysointiin verkkopalvelun kehittämisessä ja laadunvalvonnassa käytetään Google Analyticsia. Kävijäseurannan perusteella ei tunnisteta yksittäisiä henkilöitä. Kävijän IP-osoitetta voidaan käyttää sen selvittämiseen, mille organisaatiolle kyseinen IP-osoite on rekisteröity ja mikä kävijän maantieteellinen sijainti on. Google Analyticsista lisätieto löytyy osoitteesta http://www.google.com/analytics/. Evästeiden tallennuksen estäminen saattaa vaikuttaa verkkopalvelun toiminnallisuuksiin ja verkkopalvelun tarjoamien palvelujen käyttöön. Käyttäessäsi verkkopalvelua hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn.

Lisäksi Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelun sivuilla on kolmansien osapuolten yhteisöliitännäisten palveluita: esimerkiksi Google Tag Manager, Instagram, AddThis, Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube. Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelussa olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Kävijän käyttämät sivujen yhteisöliitännäiset toiminnot sosiaaliseen mediaan siirtyvät kolmannen osapuolen palvelun seurantatietoihin. Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelu ei lähetä asiakkaiden tietoja sosiaalisten laajennusten kautta.

Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Käsiteltävät henkilötiedot

Oulun yliopiston oulu.fi-verkkopalvelu kerää käyttäjistään tässä tietosuojailmoituksessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta seuraavia tarpeellisia tietoja. Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot:

• OY kerää muun muassa evästeiden avulla tietoa verkkopalvelun käyttäjistä. Eväste on käyttäjän selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron, evästeellä ei vahingoita päätelaitetta.
• Sivujen käytöstä tilastoidaan esimerkiksi käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain sekä sisällöt, joissa kävijä on vieraillut. Lisäksi tilastoidaan se, onko käyttäjä OY:n sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Näiden tietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole yksilöitävissä.

Oulun yliopistolle antamasi tiedot:

• Sivuilla kysytään nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi ja muita mahdollisia tietoja yhteydenottolomakkeissa ja palautteen antamisessa.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan Oulun yliopiston organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on verkkopalvelun teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä verkkopalvelun sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin, kehittämisen ja kohdentaminen kannalta tarpeen. Henkilötietoja käsittelevät Oulun yliopiston viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet -yksikkö sekä muut verkkopalvelun sisältöjä ylläpitävät yksiköt.

Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Oulun yliopistolle tämän tietosuojailmoituksen määrittelemissä tarkoituksissa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi Googlen tarjoamia GoogleAnalytics -analysointityökaluja. Yliopisto voi jakaa anonyymeja tietoja kolmansien osapuolten kanssa, jotka avustavat yliopistoa verkkopalvelun kehittämisessä ja vikatilanteiden selvittämisessä.

Henkilötietojen siirrot

Osa kolmannen osapuolen tarjoamista palveluista voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa.

Yliopisto ei vastaa siitä, jos käytät kolmansien osapuolten palveluja sen verkkosivujen kautta (esimerkiksi Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn).

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.