Tietosuojailmoitus - Sidosryhmät

Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla yhteiskuntasuhteiden sekä kumppanuuksien hoitoon ja kehittämiseen.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelyä valvovat yksiköt

Alumnit, mentorit, lahjoittajat ja muut sidosryhmät osalta
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:
Alumnit, mentorit: Riitta Arffman
Lahjoittajat: Kati Ketola
Muut sidosryhmät: Sakari Jussi-Pekka

Kummiperheiden tietojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on koulutuspalvelut.
Koulutuspalvelujen johtajana toimii Vesa-Matti Sarenius study(at)oulu.fi

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:
Kummiperheet: Ulla Alanko

Oulun yliopiston kansainvälisen henkilökunnan puolisoiden verkosto ja puoliso-ohjelman tietojen vastuuyksikkö Oulun yliopistossa on henkilöstöpalvelut.
Henkilöstöjohtajana toimii Jarmo Okkonen

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:
Kansainvälisen henkilökunnan puolisoiden verkosto ja puoliso-ohjelma: Kaisu Kanstrén

Sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@oulu.f i

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään Oulun yliopiston yhteiskuntasuhteiden sekä kumppanuuksien hoitoon ja kehittämiseen: yhteydenpitoon Oulun yliopiston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen. Henkilötietoja käytetään potentiaalisten lahjoittajien kartoittamiseen (pois lukien kummiperheet ja kansainvälisen henkilökunnan puolisoiden verkosto ja puoliso-ohjelma).

Alumniyhteisöön kirjautuneiden käyttäjien osalta henkilötietoja käsitellään lisäksi alumnien keskinäiseen verkostoitumiseen, yhteydenpitoon ja toimintojen järjestämiseen liittyen. Alumniyhteisö on sosiaalinen viestintäkanava, johon kirjautumalla alumni voi olla yhteydessä yliopistoon ja muihin alumneihin.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on oikeutettu etu: sidosryhmien (alumnit, lahjoittajat, mentorit, kummiperheet, yhteistyökumppanit, kansainvälisen henkilökunnan puolisot) ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt opintojen ja tutkinnon suorittamisen, lahjoittamisen tai muun toiminnan tai yhteistyön kautta. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle suhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. Lahjoittajien tietojen luovuttaminen verottajalle: katso kohta Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät.

Säännönmukaiset tietolähteet

Alumniyhteisöpalveluun kirjautuneet alumnit täyttävät ja päivittävät itse tietoja joko kirjautumalla järjestelmään tai pyytämällä tietojen päivittämistä. Hoitaaksemme alumnisuhteita päivitämme tietoihimme opiskelu- ja tutkintotiedot yliopiston opintorekisterijärjestelmän tiedoista sekä osoitetiedot väestörekisterin kautta. 

Lahjoittajien tiedot keräämme verkkolahjoituslomakkeelta sen kautta tehdyistä lahjoituksista, lahjakirjoista sekä yliopiston tileille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista. Muiden henkilöiden tietolähde ovat ilmoittautumistiedot tapahtumiin tai toimintaan. Harjoittelupaikkojen yhteyshenkilöiden tiedot saadaan harjoittelusopimuksista sekä harjoittelujen työnantajapalautteista. Osoitetiedot voimme päivittää väestörekisterin kautta. Täydennämme tietojasi sen osalta, mitä viestintää olet vastaanottanut sekä mihin tapahtumiin tai aktiviteetteihin olet osallistunut. Yhteisöistä keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja ostettavista rekisteristä. Voimme kerätä muitakin henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Kansainvälisen henkilökunnan puolisoista kerätään tietoja puolisoiden verkoston ja puoliso-ohjelman rekisteröitymislomakkeella rekisteröidyttäessä ohjelmaan ja verkostoon. Tietoja kerätään myös ilmoittautumistiedoista, kun puolisot ilmoittautuvat tapahtumiin ja toimintaan.

Käsiteltävät henkilötiedot

Alumnit

  • nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero
  • opiskelutiedot: opiskelijanumero, tiedekunta, tutkinto/arvo, tutkinto-ohjelma, muut opinnot, opintojen aloitus- ja päätösvuosi
  • työpaikkatiedot: työnantaja, työtehtävä, asema, työosoite, työpuhelinnumero, työn aloitus- ja päätösvuosi
  • alumnin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • alumniyhteisöpalvelun käyttö
  • mahdolliset muut käyttäjän itse palveluun tallentamat tiedot (esim. julkaisut, kommentoinnit, sijantitiedot, sosiaalisen median kanavat, profiilivalokuva sekä kielivalinta)
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
  • tilaukset ja kiinnostuksen kohteet (esim. uutiskirje, mentorointi)
  • profiilin synkronisointi LinkedInin kautta
  • sähköiset tunnistautumistiedot (IP-osoitteet, evästeet)
  • laitteeseen liittyvä anonymisoitu tieto (esim. käyttöjärjestelmä, kirjautumisen aikaleimat)

Lahjoittajat

  • nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • tiedot lahjoituksesta: lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde
  • lahjoittajan ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Mentorit

  • nimi, sähköposti, sosiaalisen median kanavat ja puhelinnumero, asuinpaikkakunta
  • opiskelutiedot: ala, tutkinto, opintojen päätösvuosi sekä muut tutkinnot
  • työnantaja, osaaminen
  • mentorin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Kummiperheet

  • yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero
  • kummiperheen ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • mahdolliset muut yhteyshenkilön itse antamat tiedot
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Organisaatioiden yhteyshenkilöt

  • nimi, työsähköposti, asema, organisaation osoite, Y-tunnus, toimiala, www-osoite, sosiaalisen median kanavat
  •  yhteyshenkilön ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Muut yhteistyöhenkilöt

  • nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • yhteistyötahon ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
  • työharjoittelun ohjaaja ja palkanmaksun yhdyshenkilö työpaikalla sekä heidän yhteystietonsa organisaatiossa

Kansainvälisen henkilökunnan puolisot

  • nimi ja sähköposti
  • puolison ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
  • mahdolliset muut puolison antamat tiedot (esim. kommentit, palaute)
  • kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
  • tilaukset ja kiinnostuksen kohteet (esim. uutiskirje, tapahtumat, koulutus, valmennus, mentorointi)
     

Yllä mainitut ovat esimerkkejä henkilötiedoista, joita käsittelemme. Kaikkia niitä ei kerätä jokaisesta henkilöstä vaan käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta.

Nimitietoja voidaan luovuttaa alumneille alumnitoimintaan liittyvästä syystä, esimerkiksi vuosikurssitapaamisen järjestämiseen. Nimitietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston opiskelijajärjestöjen (esimerkiksi killat) alumnivastaaville alumnitoiminnan kehittämiseen liittyvästä syystä. Alumnien alumniyhteisöpalvelun toimittaja (Hivebrite Solution) kerää tilastoja käyttäjistä, vierailuista ja järjestelmän käytöstä, mutta tätä ennen käyttäjien henkilötiedot on anonymisoitu. Järjestelmän tilastoja, vierailuita ja käyttötietoja käytetään vasta anonymisoinnin jälkeen ja niiden ainoa käyttötarkoitus parantaa ja kehittää järjestelmän toimintaa. 

Tietojen siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lahjoittajien osalta Oulun yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto TVL 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.

Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet ja niiden säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
  • Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.