Tietosuojailmoitus - UniOulu Sign

Tämä tietosuojailmoitus koskee UniOulu Sign Sähköinen allekirjoitus -palvelua ja käyttäjien tietoja, joita palvelussa kerätään ja käsitellään. Oulun yliopisto toteuttaa tehtäviään sähköisen allekirjoituspalvelun avulla.
Tämä ilmoitus on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja ja täydentää Oulun yliopiston yleistä tietosuojailmoitusta, josta voit lukea tarkemmin henkilö- tai asiaryhmäkohtaisesti mm. käsittelyn tarkoituksista ja oikeudellisista perusteista sekä henkilötietojen siirrosta ja luovuttamisesta.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Yhteyshenkilö UniOulu Signia koskevissa asioissa:

Palvelupäällikkö / Asiakirjapalvelut, Katariina Alha

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo@oulu.fi

Henkilötietojesi käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Oulun yliopisto käsittelee henkilökuntaansa ja opiskelijoihinsa kuuluvien käyttäjien sekä sopimuskumppaneidensa palveluksessa työskentelevien henkilöiden henkilötietoja mahdollistaakseen Oulun yliopiston sopimusten ja muiden juridisesti sitovien asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen UniOulu Sign -allekirjoituspalvelulla (”Palvelu”). Tässä tarkoitettuja Oulun yliopistoon henkilökuntaan kuuluvia käyttäjiä ovat esimerkiksi Oulun yliopiston toimivaltaiset allekirjoittajat ja sopimusten valmistelijat. Opiskelijoita ovat esimerkiksi tutkintoa Oulun yliopistossa suorittavat opiskelijat.

Palvelun palveluntarjoaja voi lisäksi tarvittaessa käsitellä yllä kuvattujen käyttäjäryhmien henkilötietoja Palvelun käyttö-, ylläpito-, tuki-, kehitys- ja tiedottamispalveluiden toteuttamiseksi.

Oulun yliopisto käsittelee henkilötietojasi, koska se on tarpeen yliopiston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai koska käsittely on tarpeen yliopiston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Oulun yliopistolla on lukuisia mm. yliopistolaista ja työlainsäädännöstä johtuvia tehtäviä, jotka edellyttävät sopimista ja päätöksentekoa. Sopiminen ja päätöksenteko taas edellyttävät allekirjoittamista. Vastaavasti yliopiston yleisen edun tehtävät kuten tieteellinen tutkimus, koulutus sekä julkisen vallan käyttö edellyttävät sopimista ja päätöksiä sekä niihin liittyen allekirjoittamista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Oulun yliopisto saa henkilökuntaansa kuuluvien allekirjoittajien henkilötiedot henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä. Jos kuulut Oulun yliopiston henkilökuntaan, päivität tietojasi Palvelussa joko kirjautumalla Palveluun tai pyytämällä tietojesi päivittämistä henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään. Oulun yliopiston opiskelijoihin kuuluvien allekirjoittajien tiedot saadaan yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä. Osa henkilötiedoista kerätään käyttäjältä itseltään Palvelun käytön aikana.

Oulun yliopisto kerää sopijakumppanin organisaatiota ja tämän allekirjoittajia koskevat tiedot sopijakumppanilta ja näiden allekirjoittajilta itseltään. Oulun yliopisto voi kerätä sopijakumppaneidensa allekirjoittajien henkilötietoja myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja

Oulun yliopiston allekirjoittajat ja muut käyttäjät

• etu- ja sukunimi, henkilönumero tai opiskelijanumero, rekisteröitymistiedot (käyttäjätunnus, salasana, muu mahdollinen yksilöivä tunnus)
• sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilökunnan osalta toimipisteen osoite, käyttäjän tietokoneen IP-osoite, käyttäjän allekirjoitustapahtumien tiedot
• henkilökunnan osalta työsuhteeseen liittyvät tiedot: organisaatio, työtehtävä ja asema
• opiskelijoiden osalta opinto-oikeuksiin liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi tutkinto-ohjelmaan tai opintojaksoihin liittyviä tietoja.

Sopimuskumppanin allekirjoittajat

• etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtävä ja asema
• käyttäjän tietokoneen IP-osoite, allekirjoitustapahtumien tiedot, rekisteröitymistiedot (salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus)
• allekirjoittajan organisaation tiedot: organisaation nimi, y-tunnus, organisaation osoite

Henkilötietojen säilyttäminen ja pääsy henkilötietoihin

Henkilötiedot säilytetään toistaiseksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Palvelussa yliopiston henkilöstön ja opiskelijoiden kontaktitietoja voivat tarkastella valmistelijat eli allekirjoituspyynnön lähettäjät. Palvelun kautta lähetettyjä dokumentteja voivat tarkastella valmistelijan lisäksi kaikki, jotka merkitty allekirjoituspyyntöön: varsinaiset allekirjoittajat, henkilöt, joille allekirjoituspyyntö on lähetetty tiedoksi sekä ns. vertaiskäyttäjät, joille allekirjoituspyynnön lähettäjä on asettanut samat oikeudet kuin itselleen. Oulun yliopiston henkilökuntaa olevilla Palvelun pääkäyttäjillä on pääsy palvelussa oleviin kontaktitietoihin sekä tehtyihin allekirjoituspyyntöihin. Palvelun toimittajan, Sarakkeen ylläpitäjällä, on pääsy kaikkeen Palvelun sisältöön.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Henkilötiedot luovutetaan Sarake Oy:lle ja sen alihankkijalle Nebula Oy:lle Palvelun toteuttamiseksi. Sarake Oy voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle Oulun yliopiston suostumuksella.

Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Huomioithan että meillä on useita lakiin perustuvia velvollisuuksia rekisteröidä henkilötietojasi ja tästä tai muusta syystä voi olla ettemme voi toteuttaa edellä mainittua pyyntöäsi. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi

Tietojenantovelvollisuus

Henkilötietojen toimittaminen on välttämätön edellytys Oulun yliopiston sopimusten ja muiden juridisesti sitovien asiakirjojen sähköisen allekirjoittamisen mahdollistamiseksi.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa (ks. kohta 2) on mainittu.