Uudelle työntekijälle

Henkilötietojen toimittaminen työsopimuksen laatimista varten

Kun olet saanut yliopistolta tiedon valituksi tulemisesta hakemaasi tehtävään, työnantaja pyytää sinulta henkilötietoja työsopimuksen laatimista varten. Henkilötietojen toimittaminen tapahtuu sähköisellä henkilötietolomakkeella korkeakoulujen sähköisissä palveluissa. Sinulle lähetetään linkki henkilötietolomakkeelle työhakemuksessasi ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.

Huomioithan, että täytät lomakkeella vaadittavat tiedot, liität pyydetyt liitteet ja lähetät lomakkeen yhden sisäänkirjautumisen aikana. Lomakkeelta poistuminen ennen lähettämistä tyhjentää kentät ja joudut aloittamaan lomakkeen täyttämisen alusta.

Henkilötietolomakkeelle tunnistautuminen verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella

Korkeakoulujen sähköisiin palveluihin tunnistautuminen tapahtuu omilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Jos tunnistautuminen ei ole mahdollista, ole yhteydessä hr(at)oulu.fi.

Sisäänkirjautumisvaiheessa sinulta pyydetään myös matkapuhelinnumero, johon saat kirjautumiskoodin kirjautumisen vahvistamista varten. Huomioithan, että käytät samaa henkilökohtaista matkapuhelinnumeroasi, jonka olet ilmoittanut työhakemuksessasi.

Saapuminen ulkomailta: henkilötietolomakkeelle tunnistautuminen ilman suomalaista henkilötunnusta

Mikäli sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta eikä suomalaisia verkkopankkitunnuksia, pääset kirjautumaan sähköiseen palveluun valitsemalla ”Ei suomalaista pankkitunnusta?”. Ensin avautuvassa ohjeikkunassa kerrotaan, kenelle tämä kirjautumisvaihtoehto on tarkoitettu. Tässä vaiheessa voit vielä peruuttaa näkymästä, jos sinulla onkin suomalainen henkilötunnus ja pankkitunnus.

Seuraavaksi sinua pyydetään syöttämään matkapuhelinnumerosi, jonka olet työhakemuksessasi ilmoittanut. Saat puhelimeesi kirjautumiskoodin, joka tulee täyttää seuraavaan syöttöikkunaan. Kirjautumisen jälkeen sinulle avautuu käsittelyä odottava henkilötietolomake.

Ulkomailta saapuvilta tarvitaan myös kopio passista ja tarvittaessa myös oleskelulupakortista. Katso lisätietoa alla.

Jos tunnistautuminen ei ole mahdollista, ole yhteydessä hr(at)oulu.fi.

Passi ja oleskelulupa

Jos olet EU/ETA-kansalainen, toimita sähköisen henkilötietolomakkeen liitteenä kopio passistasi. Jos olet muun, kuin EU/ETA-alueen kansalainen, toimita passikopion lisäksi myös kopio oleskelulupakortistasi (molemmat puolet).

Jos haluat lähettää luottamuksellista tietoa yliopistolle ennen työsuhteen alkua, mihin tahansa yliopiston sähköpostiosoitteeseen, voit tehdä niin securemail.oulu.fi-palvelun avulla. (Kyseessä on eri palvelu kuin se, jota käytetään verokortin lähettämiseen.)

• Katso ohje seuraavasta linkistä: Turvaposti

Yliopiston henkilökortti myönnetään kaikille Oulun yliopiston palvelussuhteissa oleville työntekijöille.

Henkilökorttia ei myönnetä:

• Työsopimuksettomat tuntityöntekijät ja ne dosentit, joiIla ei ole muuta palvelussuhdetta yliopistoon
• Perustutkintoa (LL; KM; DI, FM, jne) suorittavat ja ne yliopiston tiloissa työskentelevät tutkijat (palkka muualta kuin yliopistoIta), joilla on voimassa oleva opiskelijakortti

Uusi työntekijä ottaa itse valokuvan henkilökorttia varten:

• Värillinen pystykuva
• Kuvassa tulee näkyä kasvot ja olkapäät
• Vaaleaa taustaa vasten otettu kuva
• Valo ei saa heijastua silmälaseista
• Henkilö tulee tunnistaa kuvasta
• Ei tarvitse olla passikuva

Valokuvan tallennus:

• Tallennusmuoto jpg
• Tiedostonimi: etunimi.sukunimiAToulu.fi.jpg
• Esimerkki tiedostonimestä: matti.meikalainenAToulu.fi.jpg

Uusi työntekijä voi toimittaa valokuvan jo ennen työsuhteen alkua palveluosoitteeseen:
henkilokortti(at)oulu.fi tai id-card(at)oulu.fi

Otsikko: Henkilökorttikuva

Viesti:

• Koko nimi (Matti Meikalainen)
• Työsuhteen alkamispäivämäärä (dd.mm.yyyy)
• Tiedekunta / yksikkö, jossa uusi työntekijä aloittaa (xx tiedekunta tai xx yksikkö)

Mikäli valokuvan toimituksessa on ongelmia, yhteys osoitteeseen aulapalvelut(at)oulu.fi

Työsuhteen alkaessa voit noutaa henkilökortin ja avaimet aulapalvelupisteeltä. Henkilökorttia noudettaessa todista henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla. Katso saapumisohjeet kampuksille.

Oulun yliopiston palkanlaskenta Certia saa palkkatuloa varten hankitun verokortin automaattisesti OmaVerosta. Verokortin tulee olla ajan tasalla OmaVerossa noin kaksi viikkoa ennen palkanmaksupäivää, jotta tiedot ehtivät seuraavaan palkanmaksuun. Huolehdithan siis verokorttisi hyvissä ajoin ennen työsuhteesi alkamista välttääksesi 60% ennakonpidätyksen.

Vaihtoehtoisia kanavia verokortin toimittamiseen:

1. työsuhteen alettua HR-järjestelmän kautta verokortin toimituslomakkeella, tai
2. salattuna sähköpostina suoraan palkanlaskentaan Certiaan ennen työsuhteen alkua. Ohjeet alla:

Salattua sähköpostia eli ns. turvapostia tulisi käyttää, jos lähetät verokortin tai muuta luottamuksellista tai arkaluontoista tietoa sähköpostitse yliopiston ulkopuolelta. Salattu sähköposti lähetetään salauspalveluportaalin kautta, joka vaatii rekisteröitymisen. Seuraavaksi ohjeet, miten rekisteröidyt portaaliin ja lähetät verokorttisi Oulun yliopiston palkanlaskentaan (HUOM! Erilliset ohjeet yllä lähettäessäsi salattua sähköpostia yliopistolle).

Rekisteröityminen

1. Rekisteröidy salauspalveluun portaalin osoittessa https://sr.edelkey.net/encrypt.
2. Lisää portaalin ikkunaan se sähköpostiosoite, jolla haluat salauspalvelua käyttää ja klikkaa "Continue" (Kuva 3).
3. Täytä rekisteröitymislomakkeen tiedot ja määritä palveluun salasana.
4. Kun avasit rekisteröintilomakkeen, lähetettiin sähköpostiosoitteeseesi 30 minuuttia voimassa oleva rekisteröintikoodi. Lisää koodi "Validation code" -kenttään ja klikkaa "Continue".
5. Kun olet täyttänyt rekisteröintilomakkeen onnistuneesti, lähetetään sähköpostiosoitteeseesi vielä yksi 30 minuuttia voimassa oleva tilin aktivointiviesti. Aktivoi tili klikkaamalla saamasi viestin linkkiä.
6. Klikkaa avautuvassa ikkunassa "Continue"-painiketta ja aloita salatun sähköpostin lähetys.

Sähköpostin lähettäminen

1. Lisää vastaanottajaksi oulu.heha@certia.fi
2. Lisää viestin aihe ja sisältö ja liitä verokortti sähköpostin liitteeksi.
3. Lähetä viestisi painikkeella "Send".

Rekisteröitymisen jälkeen salauspalveluun voi kirjautua rekisteröitymisessä määritellyn sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla.

Saat työsopimuksen tarkasteltavaksesi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta, jonka kautta työsopimus myös allekirjoitetaan sähköisesti. Henkilöstöpalvelut lähettävät ohjeet sähköpostiisi. Muistathan tallentaa valmiin työsopimusasiakirjan palvelusta itsellesi 30 vrk kuluessa! Tallenna asiakirja Save as-toiminnon kautta, ilman dokumentin avaamista.

Työsopimukseesi sovelletaan Yliopistojen yleistä työehtosopimusta. Samasta osoitteesta löytyy myös tarkempaa tietoa yliopiston palkkausjärjestelmästä (YPJ).

Palkanmaksupäivä on määräaikaisissa työsopimuksissa kuukauden 30./31. päivä ja toistaiseksi voimassa olevissa työsopimuksissa kuukauden 15. päivä.

Tietokoneiden ja tietojärjestelmien käytössä tarvittava käyttäjätunnus (ns. Univ-tunnus) syntyy aikaisintaan viikkoa ennen työsuhteen alkua. Ajankohta määräytyy sen mukaan, milloin henkilötiedot on tallennettu henkilötietojärjestelmään.

Henkilökunnan käyttöoikeudet eri järjestelmiin ja palveluihin ovat voimassa työsuhteen alkamispäivänä.

Henkilökunnan käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite (OY) (oulu.fi)

Henkilöstön tietoturvaopas (oulu.fi)

Käyttäjätunnusten myötä työntekijä hyväksyy osana työvelvollisuuksia ja työnantajan käytössä olevia työvälineitä yliopiston ICT-palveluiden käyttösäännöt ja Oulun yliopiston käytössä olevan pilvipalvelun käyttöehdot.

Campus ICT-tukipalveluiden yhteystiedot

Tehtyäsi edellä olevat toimenpiteet, ensimmäiseen työpäivääsi valmistautumisessa auttaa Tervetuloa töihin Oulun yliopistoon -pikaopas!

Opetus- ja tutkimushenkilöstö noudattaa kokonaistyöaikaa, joka perustuu vuosittain laadittavaan 1 612 tunnin työsuunnitelmaan. Työsuunnitelma lukuvuodeksi laaditaan keväisin esihenkilön kanssa. Tarkemmat työaikaa koskevat määräykset yliopistojen työehtosopimuksen luvusta 5.

Muu henkilöstö noudattaa joko säännöllistä tai osa-aikaista työaikaa. Kaikissa yksiköissä noudatetaan liukuvaa (säännöllinen työaika) työaikaa ja työaikaseuranta toteutetaan työajan seurantajärjestelmällä.

Säännöllinen työaika on 7 tuntia 15 minuuttia päivässä, 36 tuntia 15 minuuttia viikossa. Lisätietoja Patio -intranetissä ja tarkemmat työaikaa koskevat määräykset yliopistojen työehtosopimuksen luvusta 4.

Harjoittelukoulun opetushenkilöstö noudattaa harjoittelukoulujen työehtosopimusta. Tarkemmat työaikaa koskevat määräykset työehtosopimuksen luvusta 2.

Työsuhteessa oleva tuntityöntekijä:

Tuntityöntekijän tulee pitää kirjaa tekemistään työtunneista. Kirjauksesta täytyy käydä selville vähintään päivämäärä, työtunnit sekä työtehtävät. Tuntityöntekijä laskuttaa tuntinsa Mepco-järjestelmän kautta löytyvällä Tuntityöntekijän laskutuslomakkeella.

Tuntityöntekijä pääsee Mepco-järjestelmään etätyöpöytäyhteydellä Etätyöpöytäyhteys AVD-palveluun. Kirjauduttuaan etätyöpöydälle työntekijä voi avata Mepco-järjestelmän osoitteesta https://proweb.certia.fi/ProWeb/ ja avata Lisää/muokkaa tietoja-valikon kautta tuntityöntekijän laskutuslomakkeen, täyttää sen ja lähettää esihenkilölle hyväksyttäväksi.

Huolehdithan, että tuntikirjauksesi ovat ajan tasalla! Suosituksena on laskuttaa tehdyt työtunnit kerran kuussa, viimeistään kuitenkin kahden kuukauden kuluessa työn suorittamisesta.

Seuraathan, ettei tekemäsi työtunnit ylitä työsopimuksessa sovittua tuntimäärää. Esihenkilö hyväksyy laskutetut työtunnit, jonka jälkeen hyväksytyt tunnit siirtyvät palkanmaksuun.

Yliopistossamme on käytössä kaksi maksupäivää: kuun 15. päivä ja kuun viimeinen päivä. Huomioithan, ellei esihenkilösi hyväksy tuntilaskuasi määräaikojen puitteissa, maksu siirtyy seuraavaan mahdolliseen maksupäivään.

Lisätietoa ja käyttöohjeet Mepco-järjestelmän käyttöön löydät työsuhteen aikana Patio-intranetistämme Tuntityöntekijät -palvelukortilta.

Huomioithan, tuntien laskuttaminen järjestelmän kautta on mahdollista vain työsuhteen voimassaolon ajan.

Tuntityöntekijä ilman työsopimusta:

Alle 35 tunnin kertaluonteisista / satunnaisista tehtävistä voidaan solmia toimeksiantosopimus, jolloin laskutus tapahtuu sähköisellä palkkiolaskulomakkeella HR-järjestelmä Mepcon kautta. Lisätietoja saat toimeksiantajaltasi.