Henkilötietojen käsittely Oulun yliopiston kirjastossa
Kirjaston lainauspalvelut
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään lainauspalvelun asiakassuhteen hoitamiseen:
- lainauksen ja lainausoikeuden valvontaan
- tilastointiin, joka ei sisällä henkilötason tietoja
- asiakasilmoitusten lähettämiseen
- palauttamatta jääneen aineiston perintään
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseen. Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää henkilötietojen antamista.
Henkilötiedot ja säilytysajat
Rekisteriin tallennettavat tiedot ja niiden säilytysajat.
Tietoryhmän nimi |
Säilytysaika |
| Asiakkaan nimi | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan henkilötunnus, tai sen puuttuessa syntymäaika | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) |
Asiakkuuden ajan
|
| Asiakkaan Haka-tunnus ja henkilökunta-asiakkaalta (OY ja OAMK) sen viimeinen voimassaolopäivä | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan asiointikieli | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan asiakasryhmä sekä tilastointiryhmä | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan kirjastokortin numero | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan huomautustieto | Tarpeen mukaan |
| Asiakkaan lainahistoria | Lainaustiedot säilytetään nidetasolla 2 vuotta |
| Asiakkaalle lähetetyt viestit (sähköposti) | Enintään 2 vuotta |
| Asiakkaan maksuhistoria | Asiakkuuden ajan |
| Asiakkaan varaukset | 2 vuotta |
| Asiakastietojen muutoshistoria | Asiakkuuden ajan |
Henkilötiedot poistetaan 3 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta, mikäli hoitamattomia velvoitteita ei ole. Poikkeuksena Oulun yliopiston ja Oulun ammattikorkeakoulun henkilökunta, joiden tiedot säilytetään työsuhteen ajan.
Mistä saamme henkilötietoja
Uudet asiakkaat: Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään tai suostumuksella Oulun yliopiston ja Oulun ammattikorkeakoulun opiskelija- ja henkilökuntarekistereistä.
Olemassa olevien asiakkaiden tietojen päivittäminen: Voit päivittää yhteystiedot (katuosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) Oula-Finnan kautta. Poikkeuksena yliopiston ja ammattikorkeakoulun henkilökunta, joiden tietoja päivitetään säännöllisesti kyseisen organisaation henkilökuntarekisteristä. Yliopiston ja ammattikorkeakoulun opiskelijoiden asiakasryhmää päivitetään opiskelijarekisteristä saatavan tiedon perusteella.
Mikäli asiakasta ei tavoiteta asiakasrekisterissä olevien yhteystietojen avulla, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa asiakkaan yhteystiedot Oulun yliopiston tai Oulun ammattikorkeakoulun järjestelmistä, Digi- ja väestötietokeskuksesta tai muusta osoite- tai puhelinpalvelusta. Perusteena kirjaston ja asiakkaan välinen sopimus.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötiedot tallennetaan kirjastojärjestelmän toimittaja Exlibriksen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Oulun yliopiston kirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Exlibriksen kanssa.
Tuudo-mobiilikorttia käyttävien asiakkaiden henkilötietoja tallentuu Tuudo Oy:n tietojärjestelmiin (tietosuojaseloste).
Kaukopalvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja siirtyy WebKake-kaukopalvelusovellukseen.
Maksettaessa asiakasmaksuja verkkosivujemme kautta henkilötietoja siirtyy Paytrail Oyj:lle.
Henkilötietoja luovutetaan Oulun yliopiston tai OSAOn talouspalveluille palauttamattomien lainojen laskutuksen yhteydessä.
Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua (tietosuojaseloste).
Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
Oikeudet
Henkilötiedot voi tarkastaa kirjautumalla Oula-Finna-käyttöliittymään. Tarkastuspyynnöt, jotka koskevat muita kuin Oula-Finnassa näkyviä tietoja, osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihin sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
Hankintapalvelut kirjaston asiakkaille
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietojasi, kun ehdotat tai esität julkaisuja hankittavaksi kirjaston hankintapalveluiden toimesta. Käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito julkaisun hankintaan liittyvissä asioissa ja tilausten kohdentaminen.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseksi, ja palvelu edellyttää henkilötietojen antamista.
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Hankintaehdotuksen tai –esityksen luonteesta riippuen kerättäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, kirjastokortin tunnus, sähköpostiosoite, tiedekunta tai vastuuyksikkö. Kaikki tiedot eivät ole pakollisia ja tietyissä tapauksissa hankintaehdotuksen voi tehdä myös anonyymisti.
Henkilötietojen vastaanottajat
Luovutamme henkilötietojasi laskutusta varten Oulun yliopiston taloushallintoon, jos julkaisu hankitaan tiedekunnan tai tutkimusryhmän omilla varoilla.
Henkilötietojesi säilytysaika
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin se on hankintaprosessin kannalta välttämätöntä.
Mistä saamme henkilötietoja
Henkilötietosi saadaan sinulta itseltäsi.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Kirjaston kaukopalvelu
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietojasi kaukopalvelun asiakassuhteen hoitamiseksi ja lähettääksemme sinulle kaukopalveluun liittyviä viestejä.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseksi, ja palvelu edellyttää henkilötietojen antamista.
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kirjastokortin numero.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietosi tallennetaan WebKake-kaukopalvelusovellukseen, jonka palvelin sijaitsee Irlannissa.
Luovutamme henkilötietojasi laskutusta varten Oulun yliopiston talouspalveluille.
Tietojasi ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojesi säilytysaika
Henkilötietosi ja tilaushistoriasi poistetaan 6 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta, mikäli sinulla ei ole hoitamattomia velvoitteita. WebKaken kautta lähetetyt viestit tallentuvat 2 kk ajan.
Mistä saamme henkilötietoja
Henkilötietosi saadaan sinulta itseltäsi tai kirjastojärjestelmästä.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
Kirjaston chat-palvelu
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oulun yliopiston kirjaston chat-palvelun kautta annetaan henkilökohtaista neuvontaa ja ohjeistusta kirjastoon liittyvissä asioissa. Chatin kautta tulleisiin yhteydenottoihin vastaa kirjaston asiantuntijoista kootun tiimin jäsen. Kullakin asiantuntijalla on palveluun henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Chatissa voi asioida nimettömästi eikä chatin käyttö ei edellytä kirjaston asiakkuutta. Mikäli asiakkaan kysymys liittyy hänen kirjastoasiakkuuteensa, esimerkiksi varauksen tekoon tai lainojen uusintaan, kysytään häneltä tunnistetietoja, kuten kirjastokortin numero.
Asiantuntijan ja asiakkaan sopimuksesta asiantuntija voi käynnistää chat-keskustelusta Zoom-verkkokokouksen. Zoom-verkkokokousta ei tallenneta.
Mikäli asiantuntija ei osaa chat-keskustelun aikana vastata asiakkaan kysymykseen, voi asiantuntija tallentaa opastukseen liittyvän neuvontapyynnön (tiketti) chat-palvelun taustajärjestelmään. Tikettiin tallennetaan asiakaan yhteystiedot, jotta asiantuntija saa häneen yhteyden vastauksen selvittyä. Tiketti muodostuu myös silloin, kun asiantuntija ei ole paikalla chat-palvelussa ja asiakas jättää palveluun kysymyksen ja yhteystietonsa.
Kaikki käydyt chat-keskustelut tallennetaan neuvonnan laadun ja asiakkaille annettavien vastausten oikeellisuuden varmistamiseksi. Tallenteita voidaan käyttää asiakaspalvelun parantamiseen tähtäävässä koulutuksessa ja palvelutoiminnan kehittämisessä. Anonymisoituja chat-keskusteluja käytetään myös tilastointitarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Käsittely on tarpeen yliopiston yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (Tietosuoja-asetus 6. artikla e).
Yliopistolain mukaan Oulun yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa. Näitä tarkoituksia varten Oulun yliopiston kirjasto tarjoaa palveluja ja neuvontaa. Yliopistoilla on Hallintolain mukainen velvollisuus vastata asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin.
Henkilötiedot ja säilytysajat
Tallennettavat tiedot koostuvat asiakkaan antamista tiedoista, tallennetusta keskustelusta ja järjestelmän automaattisesti luomista tunnistetiedoista.
Chat-keskusteluun tallennettavat tiedot
- Asiakkaan ja asiantuntijan välinen viestinvaihto kellonaikoineen
- Asiakkaan antama nimi tai nimimerkki. Jos tieto puuttuu, järjestelmä generoi asiakastunnuksen.
- Asiakkaan antama sähköpostiosoite. Ei pakollinen tieto.
- Asiakkaan esittämä alkuperäinen kysymys
- Asiakkaan IP-osoite, selain, selaimen tunnistemerkkijono (user agent), käyttöjärjestelmä
- Sivu, jolta chat käynnistettiin sekä chat-palveluikkunan tunniste
- Tiimi, joka chat-palvelupyyntöä käsittelee
- Asiantuntijan nimi
- Chatin aloitusaika, odotusaika, chat-keskustelun kesto, viestien lukumäärä
- Asiantuntijan keskusteluun liittämä sisäinen kommentti
- Asiantuntijan tekemä luokittelu (”tagit”)
- Tiketin id, mikäli asiantuntija loi keskustelun perusteella neuvontapyynnön
Säilytysaika: 3 kk
Neuvontapyyntöön (tiketti) tallennetaan
- Tiimi tai asiantuntija, joka neuvontapyyntöä käsittelee
- Asiakkaan nimi tai nimimerkki. Jos tieto puuttuu, järjestelmä generoi asiakastunnuksen.
- Asiakkaan sähköpostiosoite
- Neuvontapyyntöön liittyvä sisäinen kommentti
- Asiakkaan ja asiantuntijan välinen chat-keskustelu kellonaikoineen
- Asiakkaalle lähetetty vastaus ja mahdollinen liitetiedosto
- Asiakkaan neuvontapyyntöön lähettämä vastaus
- Asiantuntijan tekemä luokittelu (”tagit”)
Säilytysaika: 3 kk
Asiakkaan henkilötiedot sekä asiakkaan ja asiantuntijan välinen viestinvaihto poistuu automaattisesti 3 kk vanhemmista chat-keskusteluista ja neuvontapyynnöistä.
Mistä saamme henkilötietoja
Henkilöltä itseltään: Henkilön chat-keskustelun aikana asiakaspalvelijalle antamat tiedot.
Mikäli asiakkaan kysymys liittyy hänen kirjastoasiakkuuteensa tai opintoihinsa, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa tietoja Oulun yliopiston tai Oulun ammattikorkeakoulun järjestelmistä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötiedot tallennetaan chat-palvelun toimittajan Springsharen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Tietosuojailmoitus: https://springshare.com/privacy.html ja GDPR-vaatimustenmukaisuus: https://springshare.com/gdpr.html
Tietojasi ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
Oikeudet
Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihin sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista.
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
Viimeksi päivitetty: 20.1.2023
Oulun yliopiston tutkimustietojärjestelmä (OuluCRIS)
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus
- Tutkimustietojärjestelmässä ylläpidetään tietoja Oulun yliopiston henkilökunnan tai muutoin yliopistoon affilioituneiden tutkijoiden (apurahatutkijat, jatko-opiskelijat jne.) tieteellisestä ja taiteellisesta toiminnasta.
- Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia, lukuun ottamatta erikseen rahoittajan kanssa sovittuja tietoja.
- Tutkimustietojärjestelmän avulla tuotetaan yliopiston ja sen yksiköiden toiminnan arviointia ja kehittämistä varten tarvittavat tilastoraportit sekä tiedot ulkoisia raportointitarpeita varten (mm. Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruut).
- Yliopisto tilastoi ja analysoi tutkimustietojärjestelmän tietoja tutkimustoiminnan arviointia ja kehittämistä varten.
- Tutkimustietojärjestelmän avulla esitellään yliopiston toimintaa ja jaetaan tietoa kansallisiin Opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämiin portaaleihin.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen: Yliopiston tulee toimittaa Opetus- ja kulttuuriministeriölle sen määräämät koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan ja ohjauksen edellyttämät tiedot (Yliopistolaki 558/2009, 51 §). Lisäksi yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi ja analysoi tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä tietoja Yliopistolain (558/2009) §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi.
Julkaisutietojen ja viimeisimmän työsuhdetiedon siirron ORCID-palveluun oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6(1)(a)).
Käyttäjä hallinnoi suostumustaan tutkimustietojärjestelmässä, joka tallentaa suostumuksen senhetkisen tilan. Kun käyttäjä on antanut suostumuksensa julkaisutietojensa siirtoon, hänen kaikki hyväksytyt julkaisutietonsa siirtyvät jatkossa automaattisesti ORCID-palveluun.
Suostumuksen voi perua milloin tahansa, jolloin uusien julkaisutietojen automaattinen siirto päättyy. Jo siirrettyjä julkaisuja ei kuitenkaan poisteta ORCID-palvelusta.
Tietojen siirto voidaan toteuttaa vain, jos käyttäjällä on voimassa oleva ORCID-tunnus, joka on liitetty tutkimustietojärjestelmään.
Mitä henkilötietoja käsittelemme
Pakolliset henkilötiedot: Nimi ja tutkimusyksikkötiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nimike, työsuhteen kesto, yliopiston henkilönumero ja käyttäjätunnus.
Vapaaehtoiset: Entinen nimi, tutkinto, ORCID-tunnus, tieteen- ja taiteenalat, kielitaito, verkkoprofiilien osoitteet (esim. kotisivu, LinkedIn- ja ResearchGate-profiilit), asiantuntemukseen liittyvät tiedot ja valokuva.
Henkilönumeroa ja tutkimusyksikkö- ja työsuhdetietoja ei näytetä julkisesti. Puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen julkista näkyvyyttä voi halutessaan rajoittaa. Myös koko tutkijaprofiilin voi halutessaan piilottaa.
Käyttäjään liitettyjä tietoja ovat
- julkaisut
- tutkimusaineistojen metatiedot
- kansainväliset vierailut ja vierailuiden isännöinti
- muut tutkimusaktiviteetit
- Oulun yliopiston järjestämät konferenssit
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötiedot tallennetaan OuluCRIS-järjestelmän toimittajan Solenovon palvelimelle.
OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmä on integroitu Oulun yliopiston tietovarastoon ja raportointijärjestelmään, johon välitetään tutkimustietojärjestelmän sisältämiä tietoja.
Julkaisutietoja siirretään OuluREPO-julkaisuarkistoon.
Kansainväliset vierailutiedot välitetään KOTA-tiedonkeruuseen.
OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmästä voidaan tuottaa rajapinnan kautta julkaisu- ja suoriteluetteloita, joita voidaan mm. jakaa verkkosivuille.
Tietoja luovutetaan edelleen Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot). Peruste on tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu lakisääteinen velvoite. Tutkimustietovarannon tietosuojailmoitus: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy.
Tutkimustietovarannosta julkaisutietoja välitetään edelleen OpenAIRE-portaaliin ja OpenAPC-palveluun.
Hyväksyttyjen julkaisujen tiedot sekä viimeisimmät työsuhdetiedot siirretään käyttäjän suostumuksella kansainväliseen ORCID-palveluun. Tietojen käsittelyä ORCIDissa säätelevät palvelun omat tietosuojakäytännöt. Huomioithan, että ORCIDin palvelimet sijaitsevat EU:n ja ETA:n ulkopuolella.
Tutkimustietojärjestelmän tietoja ei muuten siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Julkinen OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmä on avoimesti luettavissa www-selaimella, mutta voit halutessasi estää oman profiilisi näkymisen julkisessa portaalissa.
Henkilötietojesi säilytysaika
Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole rajattu, koska tietoja tarvitaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia ja yliopiston toiminnan arviointia varten.
Osana tietojen elinkaaren hallintaa tutkimustietojärjestelmästä poistetaan kuitenkin sellaiset käyttäjäprofiilit, joihin ei liity julkaisuja, tutkimusaktiviteetteja tai muita suoritteita, ja joiden haltijoilla ei ole ollut työsuhdetta yliopistoon viimeisen viiden vuoden aikana.
Mistä saamme henkilötietoja
Henkilöt itse, Oulun yliopiston henkilötietojärjestelmä, opintotietojärjestelmä, viitetietokannat (mm. Web of Science, Scopus, Arto, Medic, Journal.fi, PubMed, OpenAlex, Metax, DataCite).
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä profilointiin. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Tutkimustietojärjestelmän ohjelmisto- ja laitteistojärjestelmän ylläpitäjänä toimii Solenovo Oy. Oulun yliopiston kirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Solenovon kanssa.
Oulun yliopisto vastaa OuluCRIS-tutkimustietojärjestelmän sisällöstä, kuten aineistojen syötöstä ja hallinnasta. Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Oulun yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä.
Sinun oikeutesi
Voit tarkastaa tietokantaan tallennetut ja avoimesti internetissä näkyvät tiedot itse käyttäen järjestelmän www-selainta. Tarkastuspyynnöt, jotka koskevat muita kuin verkossa avoimesti näkyviä tietoja, osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yliopiston julkaisujen kirjoittajatiedot säilytetään pysyvästi.
Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Oulun yliopiston julkaisuarkisto (OuluREPO)
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti julkaisuarkisto julkaisee ja jakaa yliopiston julkaisuja ja niihin liittyviä tietoja ajantasaisesti kansallisiin ja kansainvälisiin avoimiin julkaisuportaaleihin (esim. Finna, OpenAire, BASE, NDLTD).
Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohtaan 1e käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Yleisen edun mukaisesti yliopisto käsittelee, tilastoi, analysoi ja julkaisee yliopiston tutkimustoimintaan ja yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen liittyviä henkilötietoja yliopistolain §2 mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tutkimustoiminnan tiedot ovat julkisia ja niiden avulla yliopisto viestii hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti tutkimustoiminnastaan. Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat saatavilla esimerkiksi yleisissä tietoverkoissa.
Rekisterin tietosisältö
Henkilön nimi ja nimen eri versiot, henkilön tunnisteet yliopiston tietojärjestelmissä ja kansainväliset tutkijatunnisteet, yksikkötiedot
Henkilöön linkitettyjä tietoja ovat julkaisut, projektit, rahoitus, tutkimusaineistot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tutkimustietojärjestelmä OuluCRIS
Opinnäytejärjestelmä Laturi
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen
Ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Julkaisuarkiston aineistojen sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi
Tietoja ei käytetä profilointiin. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiedot julkaistaan julkaisuarkistossa https://oulurepo.oulu.fi/. Julkaisuarkisto tuottaa erilaisten rajapintojen (RSS, OAI-PMH) kautta haluttuja julkaisu-, henkilö- ja projektiluetteloita, joita voidaan jakaa mille tahansa verkkosivuille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta julkinen Oulun yliopiston julkaisuarkisto -tietokanta on avoimesti luettavissa www-selaimella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Julkaisuarkiston ohjelmisto- ja laitteistojärjestelmän ylläpitäjänä toimii Kansalliskirjasto. Oulun yliopiston kirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Kansalliskirjaston kanssa.
Oulun yliopisto vastaa julkaisuarkistonsa sisällöstä, kuten aineistojen syötöstä ja hallinnasta. Henkilötietojen käsittelyoikeudet ovat Oulun yliopiston kirjastossa pääkäyttäjillä.
Henkilötiedot julkaistaan julkaisuarkistossa, josta ne ovat täysin julkisesti luettavissa.
Sinun oikeutesi
Julkaisuarkiston sisältämät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihisi sekä henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Tarkastuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi
Sinulla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
Julkaisemisen palvelut
Tietosuojailmoitus
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
kirjaston johtaja Minna Abrahamsson-Sipponen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
DPO@oulu.fi
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja tuottaaksemme seuraavat palvelut:
Julkaiseminen Acta Universitatis Ouluensis- tai Oulun yliopiston Oppimateriaalia-sarjoissa
Oulun yliopiston kirjasto vastaa Acta Universitatis Ouluensis- ja Oulun yliopiston Oppimateriaalia -sarjojen julkaisuprosessista. Tehtäviin kuuluvat mm. julkaisusopimuksen vastaanottaminen ja vieminen UniOulu Sign -palveluun allekirjoitettavaksi, taittoon liittyvät toimenpiteet, kansien teko, aineiston lähettäminen tiedekuntakohtaiselle sarjatoimittajalle sekä elektronisen version tekeminen ja julkaiseminen Oulun yliopiston julkaisuarkistossa. Kirjasto vastaa myös aineiston toimittamisesta painoon sekä painokelpoisen version säilyttämisestä mm. mahdollisia uusia painoksia varten.
Kun väitöskirja julkaistaan Acta Universitatis Ouluensis -sarjassa, on tavoitteena laadukas, nopea ja luotettava prosessi, jossa väittelijä varmasti saa kaiken tarvitsemansa avun ja tuen. Julkaisuprosessin laadun arvioimiseksi ja kehitystarpeiden tunnistamiseksi Oulun yliopiston kirjasto kerää palautetta väitöskirjan julkaisuprossista. Palautetta kerätään Webropol-kyselyllä, joka lähetetään kaikille väitöskirjansa Acta Universitatis
Ouluensis -sarjassa julkaisseille. Kysely on toteutettu siten, että siinä ei kerätä vastaajan henkilötietoja tai muita suoria tunnistetietoja. Vuoden aikana saaduista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka esitellään seuraavan vuoden ensimmäisessä julkaisutoimikunnan kokouksessa. Vastauksista tehdyssä yhteenvedossa voidaan lainata lomakkeen vastauksia osittain tai kokonaan siten, että tiedot, jotka saattaisivat johtaa vastaajan tunnistamiseen, poistetaan.
Palkkioiden ja korvausten käsittely
Acta Universitatis Ouluensis- ja Oulun yliopiston Oppimateriaalia -sarjojen toimittajana on Oulun yliopiston julkaisutoimikunta. Julkaisutoimikunta on päättänyt mm. sarjatoimittajien palkkioista sekä muualla kuin Acta-sarjassa julkaistujen väitöskirjojen painokulukorvauksista. Sarjatoimittaja lähettää palkkiolaskunsa kirjastoon, josta se toimitetaan tarkastuksen jälkeen yliopiston henkilöstöpalveluihin maksua varten. Kirjasto tarkastaa myös väitöskirjan painokustannusten korvaushakemukset ja toimittaa ne eteenpäin maksettavaksi.
ISBN-tunnusten myöntäminen ja hallinta
ISBN-tunnus identifioi julkiseen käyttöön tarkoitetut kirjat. ISBN-tunnusten jakamisesta vastaava Suomen ISBN-keskus toimittaa kirjastoon Oulun yliopiston kustantajatunnuksen ISBN-tunnukset. Kirjasto myöntää hakemuksen perusteella ISBN-tunnukset Oulun yliopiston julkaisuihin. Kirjasto myös ylläpitää listaa myönnetyistä ISBN-tunnuksista.
Verkkojulkaiseminen
Oulun yliopiston kirjasto hoitaa keskitetysti julkaisujen elektronisten versioiden jakelun Oulun yliopiston julkaisuarkiston kautta. Kun henkilö julkaisee muualla kuin Acta Universitatis Ouluensis- tai Oulun yliopiston oppimateriaalia -sarjassa, voi hän pyytää verkkojulkaisemista ”Lupa verkkojulkaisemiseen” -lomakkeella.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet
Sopimus (Tietosuoja-asetus 6.1(b) artikla)
Acta Universitatis Ouluensis- ja Oulun yliopiston Oppimateriaalia-sarjoissa julkaisemisesta tehdään julkaisusopimus. Julkaisusopimusprosessi alkaa julkaisun tekijän aloitteesta, kun hän täyttää ja lähettää sopimuslomakkeen kirjastolle käsiteltäväksi. Sopimuksen täytäntöönpano edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Käsittely on tarpeen julkaisuprosessin hallinnoimiseksi ja muiden sopimukseen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi.
Yliopiston rehtori nimittää tiedekuntakohtaiset sarjatoimittajat, jotka vastaavat sarjaan tulevien julkaisujen tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Tehtävä kuuluu sarjatoimittajan työsuhteen velvoitteisiin, ja sen perusteella maksetaan palkkio. Henkilötietojen käsittely on tarpeen mm. palkkion maksamisen mahdollistamiseksi.
Yleinen etu (Tietosuoja-asetus 6.1(e) artikla)
Oulun yliopiston kirjaston tehtävänä on edistää palvelujensa avulla tutkimusta ja julkaisutoimintaa, mikä on osa Yliopistolain (2 §) mukaista Oulun yliopiston laajempaa tehtävää edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen julkaisutoimintaan liittyvien palveluiden, ISBN-tunnusten myöntämisen ja hallinnoinnin sekä verkkojulkaisemisen palveluiden tuottamisessa.
Oikeutettu etu (Tietosuoja-asetus 6.1(f) artikla)
Henkilötietoja käsitellään väitöskirjan painokustannusten korvaushakemusten käsittelyn yhteydessä. Korvauskäytäntö on yliopiston oma tukimuoto, joka on suunnattu tukemaan tutkijoita, jotka julkaisevat väitöskirjansa muussa kuin yliopiston omassa julkaisusarjassa. Hakemus tehdään vapaaehtoisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu yliopiston oikeutettuun etuun käsitellä korvaushakemuksia ja hallinnoida tätä tukimuotoa.
Käsiteltävät henkilötiedot ja säilytysajat
Julkaiseminen Acta Universitatis Ouluensis- tai Oppimateriaalia-sarjassa
Julkaisemisen prosessin yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja. Tässä kohdassa ”julkaisulla” tarkoitetaan painettavaksi tarkoitettua versiota. Lisäksi julkaistaan erillinen sähköinen versio, joka arkistoidaan Oulun yliopiston julkaisuarkistoon, jossa sitä säilytetään pysyvästi. Julkaisuarkistolla on oma tietosuojailmoituksensa.
Osa henkilötiedoista sisältyy itse julkaisuun, osa säilytetään ainoastaan julkaisusopimuksessa.
Julkaisuissa näkyvät tiedot
- Tekijän/toimittajan nimi
- Julkaisun nimi
- Julkaisun sarjatiedot ja ISBN-tunnus
- Väitöskirjan ohjaajan, esitarkastajan ja vastaväittäjän nimi sekä väitöstilaisuuden ajankohta ja paikka
Sopimuksessa ja prosessin aikana käsiteltävät tiedot, jotka eivät näy julkaisussa
- Tekijän/toimittajan puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
- Tutkijakoulun koordinaattorin nimi
- Kielentarkastajan nimi ja yhteystiedot
- Acta-toimituksen edustajan nimi
Säilytysaika: 10 vuotta
Sarjatoimittajan palkkiotietojen käsittely
- Laskuttajan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
- IBAN/tilinumero
- Toimeksiantajan ja hyväksyjän nimi
Säilytysaika: Säilytetään viimeisin lasku. Kautensa päättäneiden sarjatoimittajien palkkiolaskut poistetaan, kun kaikki palkkiot on maksettu.
Painokustannusten korvaushakemisten käsittely
- Laskuttajan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
- IBAN/tilinumero
- Alkuperäinen painatuslasku ja sen maksutosite
Säilytysaika: Ei säilytetä kirjastossa sen jälkeen, kun korvaushakemus on tarkistettu ja toimitettu eteenpäin.
ISBN-hakulomake
- Tekijän/toimittajan nimi
- Julkaisun nimi- ja sarjatiedot
- ISBN-tunnuksen hakijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- ISBN-tunnus
Säilytysaika: 2 vuotta
ISBN-lista
- Tekijän/toimittajan nimi
- Julkaisun nimi
- ISBN-tunnuksen hakijan sähköpostiosoite
- ISBN-tunnus
Säilytysaika: 2 vuotta
Verkkojulkaiseminen
Lupa verkkojulkaisemiseen -lomakkeella käsiteltävät tiedot
- Tekijän nimi
- Julkaisun nimi- ja sarjatiedot
- ISBN-tunnus
Tallennettavassa julkaisussa näkyvät tekijöiden henkilötiedot voivat vaihdella julkaisukohtaisesti riippuen esimerkiksi julkaisukanavasta. Edellä mainittujen tietojen lisäksi julkaisussa voi olla muitakin henkilötietoja.
Säilytysaika: Lupa verkkojulkaisemiseen -lomakkeen säilytysaika on 10 vuotta. Tallennettava julkaisu säilytetään pysyvästi julkaisuarkistossa.
Väitöskirjan julkaisuprosessin palautekysely
Väitöskirjan julkaisuprosessin kysely lähetetään kaikille väitöskirjansa Acta Universitatis Ouluensis -sarjassa julkaisseille. Kyselyn tarkoituksena on kerätä palautetta julkaisuprosessin sujuvuudesta ja kehittämistarpeista. Kyselyssä ei kerätä suoraan tunnistetietoja, mutta annetut tiedot voivat mahdollisesti johtaa henkilön tunnistamiseen. Esimerkiksi vastaaja voidaan mahdollisesti tunnistaa antamansa tiedekuntatiedon perusteella, koska joissakin tiedekunnissa väitöskirjoja julkaistaan vain muutamia kappaleita. Tiedekuntatieto ei ole pakollinen, joten sen voi halutessaan jättää kertomatta.
Säilytysaika: Vastausvuoden loppuun asti.
Mistä saamme henkilötietoja
Saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään.
Julkaisusopimuksessa henkilö ilmoittaa myös muiden henkilöiden, kuten väitöskirjan ohjaajan, esitarkastajan, vastaväittäjän sekä kielentarkastajan, henkilötiedot.
Verkkojulkaisemisen yhteydessä tallennettava julkaisu voi sisältää myös muiden henkilöiden kuin julkaisun toimittaneen henkilön tietoja.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötiedot tallennetaan Oulun yliopiston palvelimelle.
Kirjasto lataa täydentämänsä julkaisusopimuksen UniOulu Sign -palveluun, jossa julkaisun tekijä ja sarjatoimittaja allekirjoittavat sen. Sarjatoimittaja lähettää allekirjoitetun julkaisusopimuksen PunaMusta Oy:n kirjapainoon.
Julkaisun kuvailutiedot tallennetaan Oulun yliopiston tutkimustietojärjestelmään.
Julkaisun verkkoversio tallennetaan Oulun yliopiston julkaisuarkistoon.
Julkaisun painokelpoinen versio toimitetaan PunaMusta Oy:n kirjapainoon.
Sarjatoimittajan palkkiolasku toimitetaan Oulun yliopiston henkilöstöpalveluihin.
Väitöskirjan painokustannusten korvaushakemus toimitetaan Oulun yliopiston matkatiimille.
Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä profilointiin. Käsittelyssä ei tehdä päätöksiä automatisoidusti.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on käyttöoikeudet vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Julkaisun painamisesta vastaavan kirjapainon kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimus.
Oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: kirjaamo@oulu.fi.
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
Tiedonhankinnan opetuksessa käsittelemme henkilötietoja yliopiston periaatteiden mukaisesti: Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston opiskelijoille.