University of Oulu, 2017

Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston sidosryhmille

Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla

1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja
Alumnit, alumnilähettiläät, mentorit, kummiperheet: Riitta Arffman
Lahjoittajat: Kati Ketola
Muut sidosryhmät: Sakari Jussi-Pekka
Sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@oulu.fi


2. Henkilötietojesi käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään Oulun yliopiston yhteiskuntasuhteiden ja kumppanuuksien hoitoon: yhteydenpitoon Oulun yliopiston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen. Henkilötietoja käytetään potentiaalisten lahjoittajien kartoittamiseen.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on oikeutettu etu: sidosryhmien (alumnit, lahjoittajat, mentorit, kummiperheet, yhteistyökumppanit) ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt opintojen ja tutkinnon suorittamisen, lahjoittamisen tai muun toiminnan tai yhteistyön kautta. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle suhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. Lahjoittajien tietojen luovuttaminen verottajalle: katso kohta 6.


3. Säännönmukaiset tietolähteet

Alumnina syötät itse haluamasi tiedot järjestelmään ja päivität tietojasi joko kirjautumalla järjestelmään tai pyytämällä tietojen päivittämistä. Lahjoittajien tiedot keräämme verkkolahjoituslomakkeelta sen kautta tehdyistä lahjoituksista, lahjakirjoista sekä yliopiston tileille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista. Muiden henkilöiden tietolähde ovat ilmoittautumistiedot tapahtumiin tai toimintaan. Harjoittelupaikkojen yhteyshenkilöiden tiedot saadaan harjoittelusopimuksista sekä harjoittelujen työnantajapalautteista. Osoitetiedot voimme päivittää väestörekisterin kautta. Täydennämme tietojasi sen osalta, mitä viestintää olet vastaanottanut sekä mihin tapahtumiin tai aktiviteetteihin olet osallistunut. Yhteisöistä keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja ostettavista rekisteristä. Voimme kerätä muitakin henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä.


4. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Alumnit ja alumnilähettiläät
- nimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, sähköposti, sosiaalisen median kanavat ja puhelinnumero
- opiskelutiedot: tiedekunta, tutkinto/arvo, pääaine, sivuaineet, muut opinnot, opintojen aloitus- ja päätösvuosi
- työpaikkatiedot: työnantaja ja työosoite
- My Alumni Page -järjestelmän käyttö
- alumnin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
- tilaukset ja kiinnostuksen kohteet (esim. uutiskirje, mentorointi)
- profiilin synkronisointi LinkedInin kautta

Lahjoittajat
- nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
- tiedot lahjoituksesta: lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde
- lahjoittajan ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Mentorit
- nimi, sähköposti, sosiaalisen median kanavat ja puhelinnumero
- opiskelutiedot: ala, tutkinto, opintojen päätösvuosi
- työnantaja, osaaminen
- mentorin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Kummiperheet
- yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero
- kummiperheen ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- mahdolliset muut yhteyshenkilön itse antamat tiedot
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Organisaatioiden yhteyshenkilöt
- nimi, työsähköposti, asema, organisaation osoite, Y-tunnus, toimiala, www-osoite, sosiaalisen median kanavat
- yhteyshenkilön ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Muut yhteistyöhenkilöt
- nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
- yhteistyötahon ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
- työharjoittelun ohjaaja ja palkanmaksun yhdyshenkilö työpaikalla sekä heidän yhteystietonsa organisaatiossa

Yllä mainitut ovat esimerkkejä henkilötiedoista, joita käsittelemme. Kaikkia niitä ei kerätä jokaisesta henkilöstä vaan käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana.


5. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.


6. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa alumneille alumnitoimintaan liittyvästä syystä, esimerkiksi vuosikurssitapaamisen järjestämiseen. Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston opiskelijajärjestöille (esimerkiksi killat) alumnitoiminnan kehittämiseen liittyvästä syystä. Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta. Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lahjoittajien osalta Oulun yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto TVL 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.


7. Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.


8. Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi.


9. Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa (ks. kohta 2) on mainittu.

 

Viimeksi päivitetty: 19.10.2018