University of Oulu, 2017

Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston sidosryhmille

Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla

1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO

Henkilöt, joihin voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja
Alumnit, mentorit: Riitta Arffman
Kummiperheet: Karoliina Kekki
Lahjoittajat: Kati Ketola
Muut sidosryhmät: Sakari Jussi-Pekka
Sähköpostiosoitteet muotoa etunimi.sukunimi@oulu.f i 
Oulun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@oulu.fi  

2. Henkilötietojesi käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään Oulun yliopiston yhteiskuntasuhteiden sekä kumppanuuksien hoitoon ja kehittämiseen: yhteydenpitoon Oulun yliopiston toiminnasta ja tapahtumista, viestintään, markkinointiin, tapahtumahallintaan ja toimintojen järjestämiseen. Henkilötietoja käytetään potentiaalisten lahjoittajien kartoittamiseen. 

UniOuluAlumni Community -alumniverkostoon kirjautuneiden käyttäjien osalta henkilötietoja käsitellään lisäksi alumnien keskinäiseen verkostoitumiseen, yhteydenpitoon ja toimintojen järjestämiseen liittyen. Alumniverkosto on sosiaalinen viestintäkanava, johon kirjautumalla alumni voi olla yhteydessä yliopistoon ja muihin alumneihin. 

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on oikeutettu etu: sidosryhmien (alumnit, lahjoittajat, mentorit, kummiperheet, yhteistyökumppanit) ja yliopiston välillä on merkityksellinen side, joka on syntynyt opintojen ja tutkinnon suorittamisen, lahjoittamisen tai muun toiminnan tai yhteistyön kautta. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle suhteen hoitamisen ja yhteyden säilyttämisen yliopistoon. Lahjoittajien tietojen luovuttaminen verottajalle: katso kohta 6.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Alumnina syötät itse haluamasi tiedot alumniverkostoon ja päivität tietojasi itse järjestelmässä joko kirjautumalla järjestelmään tai pyytämällä tietojen päivittämistä. Hoitaaksemme alumnisuhteita päivitämme tietoihimme opiskelu- ja tutkintotiedot yliopiston opintorekisterijärjestelmän tiedoista sekä osoitetiedot väestörekisterin kautta. 

Lahjoittajien tiedot keräämme verkkolahjoituslomakkeelta sen kautta tehdyistä lahjoituksista, lahjakirjoista sekä yliopiston tileille tulleiden tilisiirtojen tiliotekopioista. Muiden henkilöiden tietolähde ovat ilmoittautumistiedot tapahtumiin tai toimintaan. Harjoittelupaikkojen yhteyshenkilöiden tiedot saadaan harjoittelusopimuksista sekä harjoittelujen työnantajapalautteista. Osoitetiedot voimme päivittää väestörekisterin kautta. Täydennämme tietojasi sen osalta, mitä viestintää olet vastaanottanut sekä mihin tapahtumiin tai aktiviteetteihin olet osallistunut. Yhteisöistä keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja ostettavista rekisteristä. Voimme kerätä muitakin henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä. 

4. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Alumnit 
- nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero 
- opiskelutiedot: tiedekunta, tutkinto/arvo, pääaine, muut opinnot, opintojen aloitus- ja päätösvuosi
- työpaikkatiedot: työnantaja, työtehtävä, asema, työosoite, työpuhelinnumero, työn aloitus- ja päätösvuosi
- alumnin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- UniOulu Alumni Community -järjestelmän käyttö 
- mahdolliset muut käyttäjän itse palveluun tallentamat tiedot (esim. julkaisut, kommentoinnit, sijantitiedot, sosiaalisen median kanavat, profiilivalokuva sekä kielivalinta)
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
- tilaukset ja kiinnostuksen kohteet (esim. uutiskirje, mentorointi)
- profiilin synkronisointi LinkedInin kautta
- sähköiset tunnistautumistiedot (IP-osoitteet, evästeet) 

Lahjoittajat
- nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
- tiedot lahjoituksesta: lahjoituksen summa, päivämäärä ja kohde
- lahjoittajan ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Mentorit
- nimi, sähköposti, sosiaalisen median kanavat ja puhelinnumero, asuinpaikkakunta
- opiskelutiedot: ala, tutkinto, opintojen päätösvuosi sekä muut tutkinnot
- työnantaja, osaaminen
- mentorin ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Kummiperheet
- yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero
- kummiperheen ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- mahdolliset muut yhteyshenkilön itse antamat tiedot
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Organisaatioiden yhteyshenkilöt
- nimi, työsähköposti, asema, organisaation osoite, Y-tunnus, toimiala, www-osoite, sosiaalisen median kanavat
- yhteyshenkilön ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)

Muut yhteistyöhenkilöt
- nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
- yhteistyötahon ja rekisterinpitäjän välinen viestintä
- kategoriat (esim. yhteistyön tapa)
- työharjoittelun ohjaaja ja palkanmaksun yhdyshenkilö työpaikalla sekä heidän yhteystietonsa organisaatiossa
Yllä mainitut ovat esimerkkejä henkilötiedoista, joita käsittelemme. Kaikkia niitä ei kerätä jokaisesta henkilöstä vaan käsittelemämme henkilötiedot riippuvat siitä, millaisissa yhteistyön tavoissa olet mukana.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötiedot säilytetään suhteen merkityksellisyyden vuoksi toistaiseksi, kunnes niiden poistamista pyydetään tai kunnes yliopisto katsoo, ettei tietojen säilyttäminen ole käsittelyn tarkoituksen vuoksi aiheellista.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja voivat käsitellä ulkopuoliset tahot kuten järjestelmä- ja asiantuntijapalveluita tarjoavien yritysten henkilöstö, kun yritys käsittelee henkilötietoja Oulun yliopiston toimeksiannosta.

Nimitietoja voidaan luovuttaa alumneille alumnitoimintaan liittyvästä syystä, esimerkiksi vuosikurssitapaamisen järjestämiseen. Nimitietoja voidaan luovuttaa Oulun yliopiston opiskelijajärjestöjen (esimerkiksi killat) alumnivastaaville alumnitoiminnan kehittämiseen liittyvästä syystä. Alumnien UniOuluAlumni Community -järjestelmän toimittaja (Hivebrite Solution) kerää tilastoja käyttäjistä, vierailuista ja järjestelmän käytöstä, mutta tätä ennen käyttäjien henkilötiedot on anonymisoitu. Järjestelmän tilastoja, vierailuita ja käyttötietoja käytetään vasta anonymisoinnin jälkeen ja niiden ainoa käyttötarkoitus parantaa ja kehittää järjestelmän toimintaa.  
Henkilötietoja ei luovuteta edellä mainittujen lisäksi muille kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lahjoittajien osalta Oulun yliopistolla on lakisääteinen velvollisuus toimittaa Verohallinnolle tieto TVL 98 a §:ssä vähennyskelpoiseksi säädetyn lahjoituksen antajasta ja määrästä.

7. Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi.
Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi   

8. Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi.

9. Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa (ks. kohta 2) on mainittu.

Viimeksi päivitetty: 11.3.2020